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INSTRUÇÃO DE TRABALHO N.º 2

ORGANIZAÇÃO/GESTÃO DOS DOCUMENTOS EM SUPORTE INFORMÁTICO

Revisão: 3 Data: 01-11-2013 Página: 1 / 14

Elaborado: GQ Aprovado: GER

01.0

1. OBJETIVO

Descrever a metodologia de atribuição de nomes a ficheiros, relativos a um determinado

projeto, assim como definir o modo de organização desses documentos em suporte

informático.

2. PROCEDIMENTO

2.1 Âmbito

Os procedimentos referidos no presente documento são aplicáveis aos ficheiros internos

respeitantes à empresa com a exceção de casos onde seja exigido/sugerido, por parte do

cliente, da equipa projetista ou mesmo de outra entidade, a adoção de outros procedimentos

que manifestem incompatibilidade com o definido no presente documento.

2.2 Nomenclatura dos ficheiros

Todos os ficheiros criados, incluídos no âmbito da presente instrução de trabalho, deverão ser

designados utilizando como base os princípios seguidamente descritos.

Os ficheiros deverão ser classificados como:

− pertencentes aos elementos constituintes de um projeto;

− ou os restantes documentos internos, que poderão referir-se especificamente a um

projeto, mas que não serão elementos constituintes desse processo.

Mediante essa classificação deverá ser seguido, para a atribuição dos nomes dos ficheiros, o

descrito nos seguintes pontos:

− documentos constituintes dos processos de um projeto � consultar ponto 2.2.1;

− restantes documentos � consultar ponto 2.2.2.

A classificação dos vários documentos está resumida no seguinte fluxograma:




01.0

Documento Interno CIVI4

Elemento constituinte do Projeto Restantes documentos

(consultar 2.2.2)

Peças Escritas

(consultar 2.2.1.1)

Peças Desenhadas

(consultar 2.2.1.2)

2.2.1 Documentação constituinte dos processos de projetos

Numa primeira fase, todos os ficheiros deverão ser classificados como pertencentes à

documentação escrita ou à documentação desenhada. Mediante essa classificação deverá ser

seguido o descrito nos pontos seguintes.

2.2.1.1 Documentação escrita

A nomenclatura adotada para este tipo de ficheiros deverá obedecer ao seguidamente

estipulado.

Quadro 1 – Nomenclatura a adotar nas peças escritas

AAAA.BB.CC.DD.EE

Descrição

AAAA – Código do projeto BB – Sigla da fase (Quadro 3, consultar ponto 2.2.1.3)

CC – Código da especialidade (Quadro 4, consultar ponto 2.2.1.3)

DD – Sigla da peça escrita (Quadro 5, consultar ponto 2.2.1.3)

EE – Índice de revisão (R0, R1, etc.)

Exemplo: 4913.PE.02.MD.R0

Nos documentos que, para a mesma fase do mesmo projeto, seja adotada a mesma

nomenclatura, tendo em conta a metodologia anteriormente descrita, deverão ter uma

referência no seu nome, definida por uma numeração sequencial, após a sigla da peça escrita.




01.0

Por exemplo, no caso de existirem três ficheiros distintos de notas de cálculo do mesmo projeto

acima exemplificado, a nomenclatura dos referidos ficheiros deveria ser:

− 4912.PE.02.NC1.R0

− 4912.PE.02.NC2.R0

− 4912.PE.02.NC3.R0

2.2.1.2 Documentação desenhada


estipulado.

Quadro 2 – Nomenclatura a adotar nas peças desenhadas

AAAA.BB.CC.PD.DD.EE

Descrição

AAAA – Código do projeto

BB – Sigla da fase (Quadro 3, consultar ponto 2.2.1.3)

CC – Código da especialidade (Quadro 4, consultar ponto 2.2.1.3)

PD – Peça desenhadas (código fixo)

DD – Número da peça desenhada

EE – Índice de revisão (R0, R1, etc.)

Exemplo: 4913.PE.02.PD.01.R0

2.2.1.3 Siglas e códigos a adotar

Quadro 3 – Siglas a adotar nas fases do projeto

Ref. Descrição

EP Estudo prévio

AP Anteprojeto

PC Projeto de concurso

PL Projeto de licenciamento

PE Projeto de execução

Quadro 4 – Códigos a adotar no desenvolvimento dos projetos das diversas especialidades

Cód. Especialidade

02 Fundações e estruturas

03 Rede de abastecimento de água

04 Rede de drenagem de águas residuais

05 Rede de drenagem de águas pluviais

06 Rede Interna de distribuição de gás

07 Comportamento térmico - RCCTE




01.0

Cód. Especialidade

08 Ventilação natural e exaustão de fumos

09 Segurança contra o risco de incêndio

10 Condicionamento acústico

11 Resíduos sólidos urbanos

12 Plano de segurança e saúde

13 Redes de abastecimento de água – Infraestruturas

14 Redes de drenagem de águas residuais – Infraestruturas

15 Redes de drenagem de águas pluviais – Infraestruturas

16 Redes de gás – Infraestruturas

17 Infraestruturas de arruamentos e pavimentações

18 Estudos de Geotecnia

19 Propriedade horizontal

20 Prevenção e gestão de resíduos de construção e demolição

21 Plano de segurança

22 Arranjos exteriores

23 Código de reserva







30 Infraestruturas elétricas

31 Infraestruturas de telecomunicações

32 Média Tensão

33 Gerador

34 Eletricidade

35 Telecomunicações

36 Segurança

37 Elevadores / ascensores

38 Gestão técnica


40 AVAC

41 Ar comprimido

42 Gases medicinais e especiais

43 Instalações eletromecânicas

44 Comportamento térmico - RSECE

45 Aspiração central





01.0

Cód. Especialidade




Quadro 5 – Siglas a adotar nas peças escritas

Ref. Descrição

MD Memória descritiva e justificativa

NC Notas de cálculo

CT Condições técnicas

MQ Mapa de trabalhos e quantidades

CM Critérios de medição

EO Estimativa orçamental

LD Lista de peças desenhadas

LE Lista de peças escritas

TR Termo de responsabilidade

FR Folha de rosto

AT Apreciação técnica

2.2.2 Restantes documentos


estipulado.

Quadro 6 – Nomenclatura a adotar nos documento não constituintes dos projetos

AA.BB.CC.DD.EE

Descrição

AA – Tipo de documento (Quadro 7)

BB – Código do projeto ou proposta (se não for aplicável esta referência é omissa) CC – Empresa ou entidade a que diz respeito, (se não for aplicável esta referência é omissa)

DD – Ano a que diz respeito

EE – Número sequencial

Exemplo 1: PH.2913.ROD.2012.1

Exemplo 2: LF.PT.2012.1

Quadro 7 – Códigos a adotar para os tipos de documentos

Ref. Descrição

RT Relatório técnico

DE Declaração

PH Proposta de honorários

NH Nota de honorários




01.0

Ref. Descrição

EF Envio de fatura

ER Envio de recibo

LF Liquidação fatura

RE Reunião

FX Fax

GE Guia de envio

CA Carta/ofício

LQ Lista de questões

CL Calendarização

RQ Requerimento

No caso de serem elaborados documentos cujos códigos do tipo de documento não esteja

listado no quadro anterior deve ser escolhida uma sigla, que não esteja mencionada no quadro

7, cuja interpretação seja o mais intuitiva possível.

2.3 Organização da documentação de suporte informático

2.3.1 Documentos relativos a um projeto específico

Os procedimentos a realizar para a criação de uma diretoria destinada a um projeto são em

tudo semelhantes à criação de uma diretoria destinada a um processo de fiscalização, pelo que

todo o conteúdo do presente ponto referente à criação dessas diretorias é aplicado também, de

igual forma, aos processos de fiscalização.

A organização dos documentos de um projeto específico deverá ser realizada procedendo à

criação de uma diretoria exclusiva a esse projeto inserida na diretoria denominada “Projetos”

existente no servidor. Para isso, na diretoria “Projetos” deverá existir uma diretoria (diretoria de

arquivo) dentro da qual serão arquivados, no máximo, dez projetos. Os três primeiros

algarismos dos números dos projetos arquivados na mesma diretoria de arquivo têm de ser

iguais. A nomenclatura destas diretorias será realizada da seguinte forma:

Proj(AA)0

Em que:

(AA) – três primeiros algarismos do código do projeto;

Exemplo:

uma diretoria, inserida na diretoria “Projetos” do servidor que contém os

projetos 4120, 4121, 4122, 4123, 4124, 4125, 4126, 4127, 4128, 4129 deve ter

o nome Proj4120.




01.0

Dentro destas diretorias existirão as diretorias do projeto (dentro das quais existem os ficheiros

relativos a um só projeto). A nomenclatura destas diretorias deverá ser feita de acordo com o

seguinte:

(BB)–(CC)

Em que:

(BB) – código do projeto;

(CC) – breve descrição que caracterize o projeto (poderá ser o nome do cliente ou o

nome do edifício, p.e.);

Exemplo:

as diretorias relativas aos projetos 4740 e 4750 poderão ser designadas por

4740–Avelino Silva Moura e 4750–Ed. ALTAVISTA9, respetivamente. O tópico

“identificação do projeto” tem um carácter subjetivo, devendo ser escolhida

(pela pessoa que criar a diretoria do projeto) a identificação que se achar ser

mais intuitiva e caracterizadora do mesmo.

Na diretoria do projeto existirão várias diretorias contendo as informações recebidas, enviadas

e os documentos realizados no âmbito da execução do respetivo projeto. Toda essa

informação deve ser classificada como:

− Documentos enviados para a CIVI4 por parte do cliente;

− Documentos relacionados com a arquitetura;

− Documentos produzidos pela CIVI4 no âmbito da execução do projeto;

− Documentos relacionados com empresas subcontratadas para a execução de

determinados projetos de especialidades.

A organização destes três grupos de documentos será descrita nos pontos seguintes.

2.3.1.1 Documentos enviados para a CIVI4 por parte do cliente

Todos os documentos rececionados pela CIVI4 que sejam enviados por parte do cliente

deverão ser guardados numa diretoria denominada 01Cliente que deverá ser criada dentro da

diretoria do projeto. Dentro da diretoria 01Cliente deverão ser criadas diretorias para a

organização dos documentos recebidos que deverão ser designadas tendo em conta os

seguintes pressupostos:

(AA)–(BB)

Em que:




01.0

(AA) – data de receção do(s) documento(s) com a forma aaaa-mm-dd;

(BB) – breve descrição que caracterize os documentos existentes dentro da diretoria;

Exemplo:

o registo predial recebido no dia 6 de Dezembro de 2012 (enviado pelo cliente)

deverá ser arquivado numa diretoria designada por 2012-12-06–

RegistoPredial dentro da diretoria 01Cliente. O tópico (BB) tem um carácter

subjetivo, devendo ser escolhida a identificação que se achar ser mais

específica e caracterizadora do conjunto de documentos contidos na diretoria.

2.3.1.2 Documentos relacionados com a arquitetura

Todos os documentos relacionados com a arquitetura deverão ser guardados numa diretoria

denominada 02Arquitetura criada dentro da diretoria do projeto. Dentro desta diretoria deverão

ser criadas diretorias para a organização dos documentos recebidos que deverão ser

designadas tendo em conta os seguintes pressupostos:

(AA)–(BB)

Em que:



Exemplo:

os documentos recebidos nos dia 8 de Dezembro de 2012 relativos à

arquitetura final de licenciamento de um projeto deverão ser colocados numa

diretoria designada por 2012-12-08–Arq. Licenciamento dentro da diretoria

02Arquitetura. O tópico (BB) tem um carácter subjetivo, devendo ser

escolhida a identificação que se achar ser mais específica e caracterizadora do

conjunto de documentos contidos na diretoria.

2.3.1.3 Documentos produzidos pela CIVI4 no âmbito da execução do projeto

Todos os documentos produzidos pela CIVI4 no âmbito da execução do projeto deverão ser

guardados numa diretoria denominada 03CIVI4 criada dentro da diretoria do projeto. Dentro

desta diretoria deverão ser criadas diretorias para a organização dos documentos que deverão

classificadas tendo em conta o seguinte:

− Documentos de entrega ao cliente ou documentos de apoio destes (diretamente

relacionados com os primeiros), relativos a uma determinada fase de projeto;




01.0

− Outros documentos

2.3.1.3.1 Documentos relativos a uma determinada fase de projeto

Todos os documentos produzidos pela CIVI4 relativos a uma determinada fase de projeto

deverão ser arquivados numa diretoria, dentro da diretoria do projeto, que deve ser designada

tendo em conta os seguintes pressupostos:

(AA)–(BB) (CC)

Em que:

(AA) – letra atribuída segundo a ordem alfabética (tendo em conta a data da fase de

projeto);

(BB) – fase de projeto (concurso, estudo prévio, anteprojeto, licenciamento ou

execução)

(CC) – data prevista de entrega do(s) documento(s) com a seguinte forma “mês de

ano”;

Exemplo:

os documentos entregues (ou com data prevista de entrega) em de Julho de

2012 relativos à fase de execução (2.ª conjunto de documentos entregues)

deverão ser colocados numa diretoria designada por B–EXECUÇÃO Julho de

2012.

Dentro desta diretoria os documentos irão ser organizados por especialidade (dentro desta

categoria irão ser distinguidos os documentos referentes às peças escritas e às peças

desenhadas) ou, no caso do documento ser relativo a mais do que uma especialidade ou não

dizer respeito a nenhuma especialidade em concreto, por tipos de documentos que contém.

A atribuição do nome às diretorias que dizem respeito a uma especialidade deverá ser

realizada da seguinte forma:

(DD)

Em que:

(DD) – código que diz respeito ao tipo especialidade que o documento se refere. No

Quadro 8 apresentam-se os códigos a seguir.




01.0

Quadro 8 – Nomenclaturas das diretorias das especialidades

Especialidade Nomenclatura da diretoria

Arquitetura 01Arquitetura

Fundações e estruturas 02Estruturas

Rede de abastecimento de água 03AbÁgua

Rede de drenagem de águas residuais 04Residuais

Rede de drenagem de águas pluviais 05Pluviais

Rede de distribuição de gás 06Gás

Comportamento térmico – RCCTE 07Térmico

Ventilação natural e exaustão de fumos 08Ventilação

Segurança contra incêndio 09Segurança

Condicionamento acústico 10Acústica

Resíduos sólidos 11ResSólidos

Plano de segurança e saúde 12PSS

Rede de abastecimento de água – Infraestruturas 13AbÁgua-INF

Rede de drenagem de águas residuais – Infraestruturas 14Residuais-INF

Rede de drenagem de águas pluviais – Infraestruturas 15Pluviais-INF

Rede de distribuição de gás – Infraestruturas 16Gás-INF

Infraestruturas de arruamentos e pavimentações 17ArruaPavimentações

Estudos de geotecnia 18Geotecnia

Propriedade horizontal 19PH

Prevenção e gestão de resíduos de construção e demolição 20PGRCD

Plano de segurança 21PSegurança

Arranjos exteriores 22AExteriores

Infraestruturas elétricas 30Eletricidade-INF

Infraestruturas de telecomunicações 31Telecomunicações-INF

Média tensão 32MTensão

Gerador 33Gerador

Eletricidade 34Eletricidade

Telecomunicações 35Telecomunicações

Segurança 36Segurança

Elevadores/ascensores 37Elevadores

Gestão técnica 38GTécnica

AVAC 40AVAC

Ar comprimido 41ArComprimido

Gases medicinais e especiais 42GMedicinaisEspeciais

Instalações eletromecânicas 43Eletromecânicas

Instalações mecânicas 23Mecânicas

Comportamento térmico – RSECE 44Térmico

Aspiração central 45AspCentral




01.0

Dentro destas diretorias existirão duas diretorias denominadas Peças Escritas e Peças

Desenhadas onde serão arquivados os respetivos documentos (sempre que se justifique,

poderão ser criadas diretorias para outros tipos de documentos, p.e., Cálculos).

A atribuição do nome às diretorias que contém documentos relativos a mais do que uma

especialidade ou que não dizem respeito a uma especialidade em concreto deverá ser

realizada da seguinte forma:

00(EE)

Em que:

(EE) – descrição que caracterize os documentos existentes dentro da diretoria;

Exemplos de nomes de diretorias:

00Doc-Auxiliares

00Doc-Calendarização

00Doc-CondiçõesTécnicas

00Doc-RequerimentosCartas

00Doc-Rótulos

00Documentos

00Topografia

2.3.1.3.2 Outros documentos

Os restantes documentos deverão ser arquivados numa diretoria, dentro da diretoria do projeto,

que deve ser designada tendo em conta os seguintes pressupostos:

00(AA)

Em que:

(AA) – descrição que caracterize os documentos existentes dentro da diretoria;

Exemplos de nomes de diretorias:

00Doc-Recebidos

00Doc-Enviados

Dentro destas diretorias e sempre que se justifique deverão ser criadas diretorias para a

organização dos documentos recebidos ou enviados que deverão ser designadas tendo em

conta os seguintes pressupostos:




01.0

(BB)–(CC)

Em que:

(BB) – data de receção/envio do(s) documento(s) com a seguinte forma “aaaa-mm-dd”;

(CC) – breve descrição que caracterize os documentos existentes dentro da diretoria;

Exemplo:

o ofício de uma entidade recebido no dia 12 de Fevereiro de 2013 deverá ser

colocado na diretoria 00Doc-Recebidos dentro de uma diretoria designada por

2013-02-12-Ofício Águas do Porto.

2.3.1.4 Documentos relacionados com empresas subcontratadas

Todos os documentos enviados por empresas subcontratadas devem ser guardados em

diretorias designadas da seguinte forma:

(AA)–(BB)

Em que:

(AA) – numeração sequencial com início no número 90 atribuída segundo o número de

empresas subcontratadas;

(BB) – nome da empresa subcontratada;

Exemplo:

no caso de existirem duas empresas subcontratadas, p.e., a L2M e a FNT,

deverão ser criadas duas diretorias dentro da diretoria do projeto: 90L2M e

91FNT.

Dentro destas diretorias (da respetiva) deverão ser criadas diretorias para a organização dos

documentos recebidos que deverão ser designadas tendo em conta os seguintes

pressupostos:

(AA)–(BB)

Em que:



Exemplo:

os documentos recebidos nos dia 6 de Dezembro de 2012 relativos ao projeto

de licenciamento de instalações mecânicas, elaborado pela L2M deverão ser




01.0

colocados numa diretoria designada por 2012-12-06–ProjLicenciamento

dentro da diretoria 90L2M. O tópico (BB) tem um carácter subjetivo, devendo

ser escolhida a identificação que se achar ser mais específica e

caracterizadora do conjunto de documentos contidos na diretoria.

2.3.1.4 Exemplo da organização

Seguidamente apresenta-se um exemplo possível para a organização das diretorias de um

projeto:

4945-PavilhãoHóquei Luanda 03CIVI4

01Cliente

02Arquitetura

90FNT

91L2M

2012-09-19-Fatura EDP

2012-08-20-ArqFinal

00DocEnviados

00DocQualidade

00DocRecebidos

00PropostasComerciais

A-ESTUDO PRÉVIOSetembro de 2012

2012-10-20-ProjetoExecução

2012-10-20-ProjetoExecução

2012-09-13-EstudoPrévio

B-EXECUÇÃO Outubro2012

2012-10-04-PormenorCisterna

2012-10-10-CaixasDrenagem

2012-09-19-Topografia

02Estruturas

09Segurança

PeçasDesenhadas

Cálculos

PeçasEscritas

PeçasDesenhadas

PeçasEscritas

00CondiçõesTécnicas

00EstimativasOrçamentais

00Mapas deTrabalhos eQuantidades

02Estruturas

09Segurança

PeçasDesenhadas

Cálculos

PeçasEscritas

PeçasDesenhadas

PeçasEscritas




01.0

2.3.2 Documentos relativos a um processo de fiscalização

Conforme referido anteriormente, a criação de uma diretoria destinada a um processo de

fiscalização deve obedecer aos mesmos procedimentos adotados para os projetos pelo que se

deverá respeitar o descrito no ponto 2.3.1 do presente documento.

2.3.2.1 Organização das diretorias relativas a um processo de fiscalização

A diretoria do processo de fiscalização deverá conter diretorias com os seguintes nomes:

− 00DocEnviados

− 00DocRecebidos

− Projetos Concurso

− Projetos Execução Obra

− Fiscalização

Dentro desta última (Fiscalização), deverão ser colocadas as diretorias:

− Atas de Reunião

− Autos de Medição

− Trabalhos a Mais

− Trabalhos a Menos

Para além destas diretorias poderão ser também colocadas outras diretorias que se considere

trazer beneficio para a organização interna do processo.

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