(Transformar 16) sessão 5

Gestão de

Projetos SociaisPMD Pro1

Sessão 05

EAP – Formato Gráfico (p.83)

REVISANDO

Gerenciamento do Tempo (p.86)

Passo 1

• Definição das atividades – Use a Estrutura Analítica do Projeto para identificar todas as atividades necessárias para completar o projeto.

Passo 2

• Sequenciamento das atividades – Desenvolver um bom diagrama de rede do projeto.

Passo 3

• Estimativa dos recursos para as atividades (alinhado com o processo de elaboração do orçamento)

Passo 4

• Estimativa de duração – Defina a duração de cada tarefa e use a análise de rota crítica para identificar a duração total do projeto.

Passo 5

• Desenvolvimento do cronograma – Desenvolva um diagrama de Gantt baseado nos produtos dos passos 1 a 4.

Gerenciamento do Tempo

Passo 1


Passo 2


Passo 3


Passo 4


Passo 5


Passo 1: Definição das Atividades (p.87)

Projeto Delta Riverde água/sanidade

Redução do volumede dejetos fecais

descartados no rio

Sistema de acompanhamentodo nível de dejetos

Campanha de consciencia pública

Iniciativa para a construção de

latrinas

Atividades de pré-construção

Obter a aprovaçãodo Ministério para o

plano

Desenhar as especificações de

engenharia

Fazer un estudo da água do subsolo

Preparativos do dono/a da casa

Aquisições

Redução do volumede dejetos jogadosdiretamente pelas

familias no rio

Etc.

A definição das atividades implica revisar a EAP detalhada e suas explicações complementares para entender todo o trabalho a ser realizado, e depois poder fazer uma estimativa realista das atividades requeridas.

Passo 1: Definição das Atividades

Implementação do uso da latrina

1.1 Construir

Latrina

1.1.1 Cavar o poço1.1.2 Instalar a

tampa

1.1.2.1 Construir a tampa

1.1.3 Construir a estrutura

1.2 Preparar a

Comunidade

1.2.1 Treinar o Comitê

1.2.2. Treinar a Comunidade

1.3 Auditoria

de qualidade


Passo 1


Passo 2


Passo 3


Passo 4


Passo 5


Passo 2: Sequenciamento das Atividades (p.88)

Início

Comitê de

capacitação em

água/sanidade

Cavar o poço

Auditoria de

qualidadeFim

Capacitar a

comunidade

Instalar a tampa

da latrina

Construir a

tampa

da latrina

Construir

a estrutura

Diagrama de rede

Translado da EAP ao Diagrama de Rede

1.1 Fabricar as

latrinas

Construir latrinas

1.1.3 Construir a

estrutura

1.1.2. Instalar a tampa

da latrina1.1.1 Cavar o

poço

1.1.2.1 Construir a tampa

da latrina

início

Comitê de

capacitação em

água/sanidade

Cavar o poço

Auditoria de

qualidadeFim

Capacitar a

comunidade

Instalar a tampa

da latrina

Construir a

tampa

da latrina

Construir

a estrutura


Passo 1


Passo 2


Passo 3


Passo 4


Passo 5


Passo 3: Estimativa de Recursos (p.89)

Passo3

• As decisões sobre a estimativa de recursos dependem das restrições de seu projeto.

• Projetos diferentes podem ter restrições diferentes.

• As restrições do projeto determinarão suas opções

em matéria de recursos.

Restrições

Outrosfatores (clima,

materiais, logística, RH)

Políticas e regulamentos

Tempo

OrçamentoRequisitos de recursos da atividade


Passo 1


Passo 2


Passo 3


Passo 4


Passo 5


Passo 4: Estimativa de Duração das Atividades (p.90)

Início

Comitê de

Capacitação em

água/sanidade

1

Cavar o poço

14

Auditoria

de qualidade

1

Fim

Capacitar a

comunidade

1

Instalar a tampa

da latrina

3

Construir a

tampa da

latrina

6

Construir a

estrutura

7

Diagrama de rede

(tempo estimado em dias)

Passo 4: Estimativa de Duração das Atividades

Início

Comitê de

Capacitação em

água/sanidade

1

Cavar o poço

14

Auditoria

de qualidade

1

Fim

Capacitar a

comunidade

1

Instalar a tampa

da latrina

3

Construir a

tampa da

latrina

6

Construir a

estrutura

7

25 dias

Caminho Crítico

Na elaboração do seu diagrama, evite...

Trabalhei em retrospectiva

desde a data de entrega do

projeto e calculei que

precisaremos do teu trabalho

nesta data...

Segundo isto aqui, devo

terminar 2 semanas antes de

começar... Programemos

1 h para falar

disso...

Claro, que

tal, há 2

semana

atrás...?


Passo 1


Passo 2


Passo 3


Passo 4


Passo 5


Passo 5: Desenvolvimento do Cronograma (p.91)

ATIVIDADES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1.1. Realizar monitoramento de resíduos fecais

1.1.1 Realizar pesquisas de referência

1.1.2 Realizar pesquisas de qualidade

1.2 Realizar campanhas de conscientização

1.2.1 Preparar material

1.2.1.1 Identificar mensagens

1.2.1.2 Criar materiais

1.2.1.3 Publicar materiais

1.2.2 Implementar campanha

1.3 Construir latrinas

Gráfico de Gantt

Passo 5: Desenvolvimento do Cronograma

• Identificar vínculos entre as dependências do projeto

(resgatar do diagrama de rede)

• Acompanhar atividades ao longo do caminho crítico

• Vincular o gráfico de Gantt do projeto a outros

documentos críticos de gerenciamento do projeto

Gerenciamento das Partes Interessadas (p.130)

Identificação Análise Envolvimento Comunicação

Identificação e

Desenho

Planejamento e

Implementação /

Execução

Já vimos!

Envolvimento dos Interessados – Matriz RECI (p.130)

Tipo de participação Quem é do Responsável?Quem é o Encarregado pela

prestação de contas?

Quem precisa ser

Consultado?

Quem precisa ser

Informado?

Tarefa do projeto

Quem está fazendo

acontecer? Fazendo o

trabalho associado com a

tarefa?

Quem aprova a mercadoria

associada à tarefa?

Quem precisa ser

solicitado ativamente

para dar informações?

Quem precisa ser mantido

em dia através de cópias

de relatórios, e-mails, etc.

Observação do

conceito

Líder / Gerente de projetos

Assistente / Organização de

implementação

Gerente de projetosConselheiro técnico

de saneamento

Funcionários do ministério

da saúde (MS)

Avaliação do design

Análise Estrutura

lógica e M&E



implementação

ONG de implementação

Conselheiro técnico

Gerentes de projetos

Funcionários locais

Participantes do

projeto

Funcionários do MS

Doador

Funcionários do MOH

(nível nacional)

Elaboração e envio

da proposta



implementação


Pessoal técnico / Conselheiro

/ Gerente de projetos /Equipe

comercial da sede

Funcionários do MS

DoadorParticipantes do projeto

Planejamento do

programa detalhado



implementação


Gerente de projetos

Funcionários locais

Participantes do

projeto / Doador

Funcionários do MS



(nível nacional)

Implementação



implementação

ONG de implementação,

Participantes do projeto,

Gerente de projetos

Funcionário do

ProgramaDoador

Monitoramento e

avaliação

Líder

Funcionário do Programa

Doador

Participantes do projeto

Funcionário do projeto


regional


(nível nacional)

Comunicação

A comunicação é a

forca do ser humano

Comunicação – Plano de Comunicações (p.131)

Comunicaçã

oObjetivo

Público-

AlvoAutor Atribuído a

Veículo de

ComunicaçãoFrequência

• Qual mecanismo ou veículo aumentará a probabilidade de que a mensagem

será realmente recebida, entendida e que providências serão tomadas?

• Quanta informação será incluída e em que nível de detalhe?

• Qual mecanismo é mais adequado para o tipo da mensagem?

• Que mecanismo os interessados preferem?

• Que nível de interação é necessário (uma via ou duas vias)?

Gerenciamento das Partes Interessadas (p. 124)

CONSOLIDANDO

Identificação Análise Envolvimento Comunicação

Identificação e

Desenho – Diagrama

de Venn e Matriz

das Partes

Interessadas

Planejamento e

Implementação /

Execução – Matriz

RECI e Plano de

Comunicação

Gerenciamento dos Recursos do Projeto (p.95)

I

FinançasCadeia de

Suprimento

Recursos

Humanos


Criação de Orçamentos

Trabalho direto

Trabalho indireto

Abran-gentes

Custos de Operação

Serviços Compartilhados

Detalhado


AtividadesCusto por Trimestre

TotalTotal da

atividadeQ1 Q2 Q3 Q4

1.1 Estabelecer unidade de planejamento

EQUIPAMENTO

1. Computadores R$ 2000 R$ 2000 R$ 4000

2. Fax modems R$ 500 R$ 500

3. Móveis de escritório R$ 3000 R$ 3000

RECRUTAMENTO

1. Contraparte R$ 800 R$ 800 R$ 800 R$ 800 R$ 3200

2. Equipe de escritório R$ 200 R$ 300 R$ 300 R$ 300 R$ 1100

1.2 Estabelecer vínculos com governo R$ 11800

Reuniões de Coordenação

1. Preparar materiais de apresentação R$ 5.000 R$ 5.000

2. Preparar vídeo R$ 1000 R$ 1000 R$ 4000 R$ 6000

3. Material de escritório R$ 200 R$ 200 R$ 400

4. Coffee Breaks (lanches) R$ 100 R$ 100 R$ 200

R$ 11600


Orçamento baseado em atividades

De onde surge o Orçamento Baseado em

Atividades do Projeto?

Marco Lógico

EAPDiagrama de Rede

Estimativas de Recurso

Orçamento Baseado

em Atividades

De onde surge o Orçamento Baseado em

Atividades do Projeto?

Marco Lógico

EAPDiagrama de Rede

Estimativas de Recurso

Orçamento Baseado

em Atividades

Mas eu não precisei de

um orçamento no

desenvolvimento do

projeto para conseguir

financiamento?


Identificação de estimativas de custo

De cima para baixo

De baixo para cima

Paramé-tricas

(ex.: R$/km)

Abordagens:


Cadeia de

Suprimen-

to Serviços de suprimento

Logística


Serviços de suprimento

Mate-riais

Consul-tores

Forne-cedores

Planejamento serviços e materiais

Identificação de

fornecedores

Seleção, negociação e concessão

Quais?

Como?

Atenção: estas informações são

retiradas da EAP –e muito

detalhadas!


Logística

Inventário e Armazéns + Transporte

• Custo do inventário

• Custo do transporte

• Gerenciamento dos Bens

• Estoque

Gerenciamento dos Recursos do Projeto (p. 110)

Recursos

Humanos

Criação de normas de comunicação da equipe

Realização da avaliação de desempenho

Desenvolvimento da equipe do projeto

Documentação do Organograma do Projeto

Criação das descrições

Formar equipe

Promoção de um

ambiente altamente

produtivo para a equipe

Projeto “Negócio a Negócio”

O projeto Negócio a Negócio em Curitiba

é programa do SEBRAE, que no Paraná

tem parceria com a Aliança

Empreendedora.

A meta da Aliança foi atender 5.000

empreendedores de março a novembro

de 2012., nos municípios de Curitiba,

Araucária, Almirante Tamandaré, Campina

Grande, Colombo, Fazenda Rio Grande,

além dos municípios do litoral Pontal do

Paraná e Matinhos. Cada empreendedor

recebeu 3 visitas dos Agentes de

Orientação Empresarial.

O time do projeto foi formado por 25

agentes em campo (em 11 cidades

diferentes).

NaN – Gerenciamento de Pessoas

Descrição das funções/vagas

• Baseada nas competências –habilidades e comportamentos – necessários para a função

Processo seletivo

• Abertura da vaga

• Análise de currículos

• Dinâmicas de seleção

• Entrevistas

Reunião de capacitação

Funcionamento da Equipe

• Estabelecimento de funções

• Relações com outras áreas

• Regras de comunicação

Avaliação de Desempenho

• Baseada nas competências da função, no desempenho

• Análise da satisfação dos empreendedores atendidos

• Avaliação 360o

NaN - Competências – função + avaliação

• Definimos as competências a partir da Descrição das Funções

• Entrevistamos com base nas competências

• Avaliações periódicas de competências (360º)

Competências EssenciaisAvaliação

(1 a 5)

Comunicação - Capacidade de transmitir idéias e necessidades com eficiência, fazendo-

se entender tanto verbalmente quanto na escrita. Utilizar esta capacidade para estreitar

a relação profissional, comunicando com freqüência suas impressões sobre a satisfação

e resultado de seu trabalho.

3

Organização e Controle - É a capacidade organizar e manter atualizadas informações e

ações necessárias para atingir os objetivos/metas, conseguindo cumprir e estimar

prazos e se antever a situações, possibilitando a correção ou possíveis melhorias.

4

Credibilidade e Confiança - é a capacidade de transmitir confiança no repasse ou

execução de atividades para aquele que as recebe.3

Orientação a resultados - Capacidade de estruturar e estabelecer estratégias, metas e

ações, atingindo os resultados esperados, dentro dos prazos e padrões pré-definidos. 3

Comprometimento - Responsabilidade e empenho na realização do seu trabalho,

refletidos na relação com a equipe, na busca por resultados, no respeito pelo cliente, na

qualidade e no seu crescimento profissional. Buscando objetivos organizacionais como

algo pessoal.

3

Capacitação e Desenvolvimento Profissional - É o interesse pela busca ativa de

qualificação e aprimoramento pessoal e profissional com o objetivo de melhorar o

desenvolvimento das atividades/serviços.

2

Resistência a frustração - É a capacidade do individuo de controlar ou eliminar o estado

de tensão que é afetado em situações onde é impede de alcançar um objetivo pessoal

ou recebe uma resposta negativa ao resultado de seu trabalho.

3

NaN – Avaliação de Desempenho

10

9

8

7

6

5

4

3

2

1

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

com

pe

tên

cia

desempenho

2

1

65

9

10

11

1213

14

1516

18

19

• Definimos os padrões

esperados de desempenho

(com base na Descrição

das Funções)

• Avaliamos periodicamente

o desempenho

• Fizemos o cruzamento

desempenho X

competências

• Reuniões periódicas com

cada membro da equipe

para avaliar desempenho X

competência

NaN - Regras de Comunicação

• SMS diário: empreendedores atendidos

• Relatório físico: entrega 2x/semana – 1 representante por grupo / agentes distantes: envio das fichas escaneadas 2x/semana

• Reunião geral de equipe a cada ciclo

Gerenciamento dos Recursos do Projeto (p. 110)

Criação de normas de comunicação da equipe

Realização da avaliação de desempenho

Desenvolvimento da equipe do projeto

Documentação do Organograma do Projeto

Criação das descrições

Formar equipe

Finanças

Cadeia de

Supri-

mento

Recursos

Humanos


Identificação de estimativas de custo

Monitoramento de orçamento e gastos

Serviços de suprimento

Logística

Ativos

Interação Fases x Disciplinas

Escopo Tempo Recursos Riscos JustificativaPartes

interessadas

Identificação e

design

Identificação

Avaliação e

Planejamento

Árvore de

problemas

Árvore de

objetivos

Quadro Lógico

Diagrama de Venn

Matriz de análise

das partes

interessadas

Definição

Planejamento EAP

Diagrama de rede

Estimativa de

recursos

Estimativa de

tempo

Caminho Crítico

Gráfico de Gantt

Plano de recursos

humanos

Orçamento

Baseado em

Atividades

Identificação,

avaliação e

planejamento de

resposta aos

riscos

Matriz RECI

Plano de

Comunicação

ImplementaçãoCadeia de

Suprimento

Monitoramento,

avaliação e

controle

Controle do

Orçamento e do

Tempo

Controle e

monitoramento de

riscos

Transição

O que vimos hoje?

• Gerenciamento do Tempo

• Gerenciamento das Partes Interessadas

• RECI

• Plano de Comunicação

• Gerenciamento dos Recursos do Projeto

• Finanças

• Suprimentos

• Recursos Humanos

Até a próxima!

(Transformar 16) sessão 5

Government & Nonprofit

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