VA Gestao de Projetos Aula 06 Tema 06
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Gestão de Projetos
Tema 6: Comunicação, Conflitos e Riscos emProjetos.
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Comunicação em Projetos
Quando bem conduzida gera qualidade aosrelacionamentos, aumenta níveis de satisfaçãoe conduz ao sucesso, caso contrário causarádiscórdia e conflito.
Segundo Keeling e Branco (2012), acomunicação é a habilidade orgânica daadministração, na qual muitos sãonotoriamente inaptos.
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Comunicação em Projetos
• Em um novo projeto, o sistema decomunicação é como uma página embranco. Cabe ao gerente preenchê-la comatenção e de forma consciente, desenhandode forma adequada a base para toda a redede troca de informações e esclarecimentosnecessários a todos os envolvidos.
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Identificação da Audiência
• Identificação da audiência da comunicaçãoque pode ser afetada pelo projeto eclassificar as informações, que sãorelevantes aos seus interesses é passo-chave no planejamento da comunicação.
• É desejável que as partes interessadas noprojeto estejam descritas nos documentosda etapa de planejamento do projeto.
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Falta de Planejamento deComunicação
• O planejamento inadequado dacomunicação pode causar situaçõesindesejadas como: – Informações confidenciais sendo
recebidas pelo público em geral. –
Falta de comunicação. – Problemas de confiabilidade. – Atraso na comunicação e outros.
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• Visual•
Tecnologia• Comunicação em Massa• Comunicação Interpessoal
A comunicação pessoal deve ocorrer deforma regular, envolvendo e mantendo ointeresse dos participantes de um projeto.
Tipos de Canais de Comunicação
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Distribuição das Informações• As informações que são importantes
estarem presentes na distribuição são:
• Questões e Mudanças Aprovadas• Relatórios do Projeto• Apresentações do Projeto•
Apontamentos• Criticas e Sugestões das partes
interessadas• Documentação de lições aprendidas
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Comunicando o Desempenho
• Esse processo tem como objetivoapresentar os resultados de progresso,previsões, históricos e outras informaçõesde maneira consolidada.
•
A informação, o formato e o detalhe irãovariar com o público-alvo.
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Comunicando Desempenho
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Riscos e Conflitos em Projetos
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Riscos
• Risco é um evento incerto que quandoocorre pode afetar o projeto de formapositiva ou negativa.
• Esses eventos estão associados à
capacidade de lidar com as incertezas, oprojeto deve possuir uma estratégia,diminuir a chance de riscos negativos.
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Risco Positivo
• Exemplo de Risco PositivoUtilização de nova tecnologia, para gerarredução de custo e esforço.
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Gestão de Riscos
A tarefa de lidar com incertezas é o objetivodo gerenciamento de projetos, responsávelpela avaliação de risco, dividida em quatrofases: Identificação, Avaliação, Análise eEliminação.
Os riscos podem ter origem tanto no próprioprojeto, em ocorrências não planejadas comoem causas externas.
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Gestão de Riscos
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Independente de sua natureza ouproporção todo projeto possui riscos, ouseja, sempre há um evento ou condiçãoincerta que, se ocorrer, irá gerar um efeitonegativo.
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Gestão de Riscos
• A administração dos riscos pode ser feitaem três passos simples, de acordo com agravidade do risco: – Tratar primeiro as ameaças graves. – Reduzir as ameaças de nível
intermediário por meio do planejamento. – As áreas de pequenos problemas.
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Gestão de Riscos
É importante destacar que os riscos de maiorimpacto não são apenas os que trazemconsequências severas ao projeto, mastambém aqueles com alta probabilidade deocorrer, pois o acúmulo destes também se
traduz em problemas graves para o projeto.
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Gestão de Riscos
• O planejamento da gestão de riscos definiráa condução e estratégia das atividades degerenciamento, como identificação,tratativa, controle e monitoramento dosriscos.
• Os riscos são compartilhados com todos osmembros e interessados no projeto.
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Análise Qualitativa de Riscos:Probabilidade
Estabelecimento das probabilidades, como natabela a seguir, e relacioná-las como um fatornumérico.
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Análise Qualitativa de Riscos:Impacto
Estabelecimento de impactos em relação atempo e custo, e associados a um fator
numérico também.
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Matriz de Probabilidade x Impacto
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Matriz de Probabilidade x Impacto• Um impacto no tempo de 5,5% será
considerado médio, com isso nosposicionamos na coluna três (0.5), aprobabilidade irá determinar se o risco podeser considerado Baixo, Médio ou Alto.
•
Se a probabilidade for de 50% deacontecer, ou seja, 0.5 teremos 0.25 comoresultado identificando uma zona de riscosmédios.
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Matriz de Probabilidade x Impacto
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Agora é sua vez
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Qualificando Riscos
Durante a construção de uma casa deveraneio na praia, o principal problema são as
fortes chuvas, a obra está na etapa defundação da casa que será responsável porsustentar toda a estrutura da casa, aprobabilidade de chuva é alta, e se chover
atrasará a obra em 6 dias, para essa fase 6dias é mais que 20% do tempo total, essetempo irá incrementar um custo com mão deobra em 17%. Qual a Criticidade?
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Qualificando Riscos
Ponto 1 – Probabilidade
Nesse problema, você nota que a chance dechover é alta, toda vez que houver um riscocom probabilidade alta de ocorrer temosque prever um plano alternativo.
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Qualificando Riscos
Ponto 2 – Impacto
O impacto colocado pelo cenário é grande,pois afeta prazo e custo e, quando temosessa situação além de um plano alternativo,precisamos avaliar como o impacto serátratado.
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Probabilidade x Impacto
• Probabilidade : Alta -> coeficiente=0,9
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Probabilidade x Impacto
• Impacto : 20% Custo e 17% Prazo
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Probabilidade x ImpactoO evento é crítico, pois tem umaprobabilidade alta de ocorrer e o impactotambém é alto, o plano de contingência énecessário.
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Finalizando
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Comunicação
• Segundo o PMI, mais de 90% dasatividades de um gerente de projeto está
relacionado com atividades decomunicação.
• Portanto, enviar informação correta para aspessoas certas é fundamental.
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Comunicação
• Considerada fundamental tanto para açãoindividual como para o esforço conjunto, a
comunicação é uma "faca de dois gumes":quando bem conduzida gera qualidade aosrelacionamentos, aumenta níveis desatisfação e conduz ao sucesso, caso
contrário causará discórdia e conflito.
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Gestão de Riscos
• A administração dos riscos pode ser feitapor meio dos seguintes passos:
• Identificação – Do que se trata?• Classificação – Qual a criticidade?
• Tratamento – Plano de Mitigação ouContingência
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Gestão de Riscos
• É importante destacar que os riscos demaior impacto não são apenas os quetrazem consequências severas ao projeto,mas também aqueles com altaprobabilidade de ocorrer, pois o acúmulodestes também se traduz em problemas
graves para o projeto.
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Probabilidade x Impacto
• O riscos deve ser analisados pelas duasperspectivas: probabilidade e impacto
• Os modelos mais simples baseiam-se emencontrar o percentual de probabilidade e
grau de impacto. A intersecção dessasperspectivas nos oferece um visão dacriticidade do risco.