Post on 24-Sep-2020
IDENTIFICAÇÃO DE PONTOS DE MELHORIA NO
PROCESSO DE SUBMISSÃO DE ESTUDOS CLÍNICOS INTERNACIONAIS EM UMA INDÚSTRIA FARMACÊUTICA
Filippi Ramos
fsatto@gmail.com
(LATEC/UFF)
Resumo: As indústrias farmacêuticas enfrentam hoje, no Brasil, muitas dificuldades para aprovar os estudos clínicos
de novos medicamentos em um tempo competitivo com outros países. São necessárias revisões aos processos internos
existentes, uma vez que não há como alterar o cenário regulatório. Por isso, este trabalho descreve a análise de
processo em uma indústria farmacêutica que visa otimizar o tempo de confecção de um dossiê de estudo clínico
utilizando ferramentas como Brainstorming, Diagrama de Ishikawa, matriz GUT para identificar a principal área a ser
melhorada e otimizada quanto aos seus tempos de execução. Assim, é sugerido que sejam propostas melhorias aos
processos que envolvem tradução de documentos que são utilizados em tais submissões.
Palavras-chaves: industria farmaceutica; pesquisa clinica; estudo clinico; brainstorming; diagrama
de ishikawa; matriz GUT; lean-sigma; analise de processo
ISSN 1984-9354
XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015
2
Introdução
Dentre as etapas que compreendem o registro de um novo medicamento, “os ensaios clínicos, etapa
mais cara e demorada do processo de desenvolvimento, consistem na investigação sobre os efeitos da
administração de um novo produto em grupos de seres humanos, tendo como objetivo comprovar sua
segurança, sua eficácia, avaliar a dose recomendada e verificar a ocorrência de efeitos adversos”
(Gomes et al., 2012).
Tais pesquisas são reguladas internacionalmente pelas diretrizes do Manual de Boas Práticas Clínicas
(ICH/GCP 1996), que são “padrões internacionais de qualidade éticos e científicos para o desenho,
condução, performance, monitoria, auditoria, registro, análises e publicação de ensaios clínicos”
(Vijayananthan, 2008). Outro ponto importante, se diz com relação ao armazenamento dos dados
gerados pelos ensaios clínicos. Os mesmos devem estar aptos a serem confirmados independentemente
de onde o ensaio for conduzido. Com isso, é garantida a robustez científica e ética do ensaio clínico,
devendo o mesmo ser aceito pela agência reguladora de outros países.
No caso do Brasil, segue-se também outras diretrizes como o Documento das Américas (OPAS, 2005)
e as diretrizes aplicáveis do Conselho Nacional de Saúde e da Agência Nacional de Vigilância
Sanitária (ANVISA), agência reguladora do Brasil.
Contextualização
Nas regulamentações brasileiras são encontrados os detalhamentos de como um ensaio clínico deve ser
realizado, e, principalmente, elas informam como obter as aprovações necessárias para iniciar um
ensaio clínico no país. No Brasil, são necessários dois tipos de aprovação: ética e regulatória.
A aprovação ética é, primeiramente, obtida após avaliação do Comitê de Ética em Pesquisa (CEP) da
instituição onde a pesquisa será realizada e, em seguida, da Comissão Nacional de Ética em Pesquisa
(CONEP). As informações de como submeter um dossiê ético, de acordo com as regulamentações
brasileiras, estão descentralizadas em diversas resoluções do Conselho Nacional de Saúde (CNS)
(466/12, 441/11, 251/97, etc), o que dificulta o entendimento e padronização dos dossiês que são
submetidos.
Na parte regulatória, o processo era regido até março de 2015 pela RDC 39/08, no entanto houve
mudança na regulamentação e agora é regido pela RDC 09/15. Podemos observar que as orientações
XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015
3
estão centralizadas em uma só RDC publicada pela ANVISA. A partir da norma vigente, pode-se
encontrar as orientações de como criar um dossiê regulatório a ser aprovado.
As figuras 1 e 2, a seguir, apresentam resumidamente o fluxo de aprovação de ensaios clínicos no
Brasil.
Figura 1 – Fluxo de aprovação de projetos de pesquisa clínica no Brasil para estudos com apenas um
centro participante (Gouy, 2014).
XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015
4
Figura 2 - Fluxo de aprovação de projetos de pesquisa clínica no Brasil para estudos multicêntricos
(Gouy, 2014).
Toda esta complexidade do Brasil dificulta, e muito, a realização de ensaios clínicos no Brasil. Isso
pode ser avaliado, principalmente, devido ao cumprimento dos prazos determinados por essas
regulamentações.
Na tabela 1, a seguir, temos os prazos regulamentados para cumprimento de cada etapa na submissão
ético-regulatória de um ensaio clínico no Brasil, totalizando mínimo de 7 meses para obtenção das
aprovações desde o início da submissão.
Etapa Prazo Regulamentado por
Revisão documental do projeto do
ensaio clínico pelo CEP
15 dias (contados a
partir da data de
submissão do
protocolo)
Norma Operacional No 001
de 30 de setembro de 2013
Emissão do Parecer pelo CEP
30 dias (contados a
partir do aceite da
XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015
5
documentação)
Submissão de resposta ao parecer
CEP
30 dias
Revisão documental do protocolo
pela CONEP
15 dias (contados a
partir da data de
submissão do
protocolo)
Emissão do Parecer pela CONEP
60 dias (contados a
partir do aceite da
documentação)
Submissão de resposta ao parecer de
pendência da CONEP
30 dias
Emissão do Comunicado Especial
pela ANVISA
90 dias Resolução RDC Nº 09 de
20 de fevereiro de 2015
Submissão de resposta à Exigência
ANVISA
Não estabelecido Resolução RDC Nº 09 de
20 de fevereiro de 2015
Tabela 1 – Prazos regulamentados para cada etapa de submissão de um ensaio clínico no Brasil.
No entanto, na prática, são observados atrasos consideráveis pelos órgãos éticos e regulatórios no
cumprimento dos prazos estabelecidos. “Os órgãos regulatórios demoram, em média, três vezes mais
que outros países para análise dos protocolos de ensaios clínicos. Nos Estados Unidos, Canadá e na
França, o prazo é de três a quatro meses, na Argentina é aproximadamente seis meses e no Brasil, pode
ultrapassar um ano. A literatura aponta que um dos principais fatores que aumentam o prazo de
aprovação de protocolos de pesquisa clínica internacional no nosso país é a necessidade de avaliação
ética múltipla. No caso dos projetos multicêntricos de origem estrangeira, essa avaliação é quádrupla.
O projeto necessita ser aprovado pelo CEP do país de origem, pelo CEP local, pela CONEP e pelo
CEP institucional de cada um dos centros que irá participar da pesquisa” (Zuchetti, 2012). Isso faz com
que o Brasil fique menos competitivo em se tratando de um ensaio clínico que também será conduzido
em outros países, conforme observado na figura 3.
XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015
6
Figura 3 – Tempo de aprovação de um ensaio clínico no Brasil comparado com outros países.
Disponível em 17 de março em <http://www.ipd-
farma.org.br/uploads/paginas/file/palestras/6_ENIFarMed/JOAO%20MASSUDI.pdf>).
Objetivo
Tendo em vista que a pesquisa clínica é uma das etapas mais caras do processo de registro de um novo
medicamento, e que não há como alterar os prazos regulamentados pelos órgãos ético-regulatórios, se
faz necessário que as indústrias farmacêuticas tenham meios de otimizar seus processos internos no
que dizem respeito à confecção do dossiê ético-regulatório do ensaio clínico que será submetido.
Figura 4- Etapas resumidas para início do ensaio clínico
Assim, quanto mais rápido as pesquisas forem concluídas e o medicamento for registrado, maior será o
tempo que a empresa terá para usufruir da patente da molécula, aumentando o seu retorno financeiro.
O objetivo deste trabalho é utilizar os conceitos de Lean-Sigma para alterar o processo de submissão e
aprovação de estudos clínicos de uma indústria farmacêutica no Brasil. Com isso, serão identificados
XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015
7
alguns pontos de melhoria no processo de forma a otimizar o tempo em que um projeto leva para ser
submetido aos órgãos éticos e regulatórios.
Análise do Processo
Para estabelecer um processo novo em uma empresa ou sistema já operante, é necessário,
primeiramente, o apoio das partes envolvidas. “No processo de melhoria contínua devem participar
todas as partes interessadas visto que podem apresentar propostas relevantes para a abordagem da
situação em causa. Porém, para que isto aconteça, é necessário criar mecanismos de motivação que
podem passar pela formação e/ou outras medidas incentivadoras (Mata-Lima, 2007)”. Neste caso, o
processo de melhoria e identificação de problemas contou com o apoio do gerente de pesquisa clínica
(1), e foi executado pelos coordenadores de projeto (3) e analista regulatório (1). “A Ferramenta de
Identificação dos Problemas, de acordo com Mata-Lima (2007) desenvolve-se da seguinte forma: são
realizadas reuniões entre os principais interessados que debatem baseados em informações
previamente registradas que resultam de visita de estudo, reuniões técnicas, inquéritos e entrevistas,
entre outros. O resultado da análise é a tomada de decisões que se baseiam em tais informações (Silva,
2014)”
Inicialmente, a equipe, composta por 4 pessoas, reuniu-se para observar o processo já existente.
Constatou-se que esta equipe não possuía o processo descrito em todas as suas etapas. A falha da
equipe em não ter o processo descrito vai contra os preceitos de gerenciamento de projetos pois para
medir o progresso e o andamento de um processo, é necessário controlar suas etapas. Além disso, um
processo que não está descrito permite variações diversas em todos os momentos de sua execução.
“Antes de iniciar a solução de problemas é necessário determinar quais são os problemas, ou seja,
resultados indesejáveis que precisamos eliminar. A avaliação do processo ou produto é uma das fontes
que indicam a existência de problemas (BARBOSA ,1994)”. Após 4 reuniões, a equipe descreveu o
processo vigente para, então, observar e poder visualizar possíveis melhorias no mesmo.
A segunda etapa foi realizar um Brainstorming, que é uma ferramenta utilizada por um grupo de
pessoas para listar uma série de idéias em torno de uma questão. Neste caso, foram listados os
problemas encontrados na confecção do dossiê ético-regulatório quando o analista regulatório já está
de posse de todos os documentos internacionais requeridos. Assim, após 1 reunião foram estabelecidos
os principais problemas encontrados neste processo:
XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015
8
Tempo longo na tradução de um documento: os documentos são traduzidos externamente.
Tempo longo na revisão da tradução de um documento: após a tradução externa, o analista
regulatório revisa a tradução, que na maioria dos casos não é de boa qualidade, o que demanda
tempo da equipe.
Demora na definição da equipe interna responsável pelo projeto.
Demora na definição dos centros de pesquisa onde o ensaio clínico acontecerá.
Complexidade na adaptação dos documentos do ensaio clínico às regulamentações nacionais.
Demora no pagamento das taxas para submissão do projeto.
De posse dos resultados do Brainstorming, e do fluxograma vigente, a equipe se reuniu para verificar
possibilidades de melhoria nas etapas que demandam maior esforço da equipe interna. Após 1 reunião,
foi visto que era necessário descrever com mais detalhes cada etapa do processo a fim de evitar que
variações no mesmo fossem realizadas por quem fosse segui-lo. Também foram propostas soluções
aos problemas identificados. Nesta reunião, foram apresentados os tempos de cada uma destas etapas,
ordenados conforme a seguir:
Etapa Tempo
Revisão da Tradução de Documentos 24 dias
Tradução de Documentos 20 dias
Adaptação de Documentos 12 dias
Pagamento de Taxas 7 dias
Definição da Equipe Interna 5 dias
Definição de Centros de Pesquisa 5 dias
Tabela 2 – Principais pontos de melhoria e seus tempos de execução
Assim, pôde-se observar que as duas etapas mais demoradas estão diretamente ligadas, e que para
melhorar o tempo da revisão de tradução, tem que ser melhorada a qualidade da tradução. Por isso,
foram escolhidas estas duas etapas para serem estudadas mais afundo. Foi criado o Diagrama de
XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015
9
Ishikawa para melhor analisar quais os fatores que estavam contribuindo para o atraso no processo de
tradução e revisão de documentos. “O Diagrama de Ishikawa (...) trata-se de um método gráfico onde
há representação de várias causas que podem contribuir para determinado efeito (problema). Permite
identificar, de acordo com Mata-Lima (2007) prováveis causas de um problema específico. Entre as
causas consideram-se materiais; métodos; máquinas/meios; mão de obra; medidas e meio ambiente. É
necessário que o processo esteja descrito e o problema claramente definido. A indicação desta
ferramenta é a necessidade de identificar as principais causas de um problema e/ou existem opiniões
sobre as causas do problema. (Silva, 2014)”.
Figura 6 – Diagrama de Ishikawa sobre Tradução e Revisão de Documentos
Uma vez mapeados os fatores na Figura 6, a equipe criou uma matriz GUT para definir os pontos que
necessitarão solução e/ou melhor atenção no processo. Esta matriz é construida em “parâmetros
baseados na gravidade(G), urgência (U) e tendência (T) que são tomados para estabelecer prioridades
na eliminação de problemas, orientando assim as decisões mais complexas. Esta metodologia propicia
a empresa a definir suas estratégias e políticas a média e longo prazo, priorizando as mais importantes
levando em consideração alguns parâmetros (Gonçalves, 2011).
Causas Gravidade Urgência Tendência Total
Computadores com Tela Pequena 3 2 1 6
Falta de Programas de Edição 5 4 2 40
XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015
10
Documentos Fornecidos em PDF 3 4 3 48
Tradutores Inseridos em Ambientes
Cheios
4 5 2 40
Barulho da Rua 4 4 1 16
Falta de Feedback para a Tradutora 5 5 3 75
Falta de Histórico das Traduções 5 5 4 100
Falta de Acompanhamento de
Performance da Tradutora
5 5 4 100
Impossibilidade de Escolha do
Tradutor
2 1 1 2
Escolha Aleatória do Tradutor 2 3 1 6
Tradução Automatizada 1 2 2 4
Falta de Formatação no Documento 5 4 3 60
Tradutora Não-Especializada 5 5 2 50
Tradutores Inexperientes 3 2 2 12
Tradutores Sem Habilidade de Edição 3 4 2 24
Rotatividade de Tradutores 1 2 4 8
Tabela 3 – Matriz GUT
Foi acordado que deveriam ser criados processos para atender aos três itens identificados na Matriz
devido a sua importância no impacto de se ter um documento traduzido de boa qualidade.
A última etapa do processo de melhoria foi a criação de um novo fluxograma, inserindo processos para
atender aos problemas identificados na matriz GUT. O fluxograma foi criado após 2 reuniões da
equipe.
Conclusões
Após a conclusão deste exercício que visa a melhoria contínua de um processo, viu-se que para obter
melhores resultados, deve-se sempre revisitar o processo que está sendo seguido a fim de verificar
gaps tanto em sua execução quanto em seu planejamento. O fato de esta revisão de processo ter sido
XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015
11
realizada com uma equipe multidisciplinar, contribuiu deixando o processo mais compreensível para
aqueles que o irão seguir.
A utilização de ferramentas de Lean-Sigma como Brainstorming, Diagrama de Ishikawa, matrix GUT
utilizadas neste trabalho foram fundamentais para fundamentar a tomada de decisão na modificação do
processo. Importante saber que elas embasam o profissional que pode decidir por seguir com os
resultados das ferramentas ou não.
Referências Bibliográficas
BARBOSA, Eduardo Fernandes; FILHO, Francisco Liberato Póvoa; XAVIER, Guilherme Guedes;
SILVEIRA, Hely Nazire da; TZENG, Lin Cheng Wen; COELHO, Maria Ines de Matos;
FERNANDES, Maria de Lourdes Moreira; FREITAS, Marta Afonso. Gerência da Qualidade Total
na Educação. Fundação Christiano Ottoni. UFMG, Belo Horizonte: QFCO, 1994.
GCP/ICH. Harmonised Tripartite Guideline for Good Clinical Practice E6(R1): Brookwood
Medical Publications 1996.
GOMES, Renata de Pinho; PIMENTEL, Vitor Paiva; LANDIM, André Borges; PIERONI, João Paulo.
Ensaios clínicos no Brasil: competitividade internacional e desafios. BNDES Setorial 36, p.45-84,
2012.
GONÇALVES, Luis Felipe Vieira. A redução de problemas de Qualidade através da Utilização do
método ciclo PDCA: um estudo de caso na Indústria cosmética. VII Congresso Nacional De
Excelência Em Gestão, 12 e 13 de agosto de 2011.
GOUY, Cíntia Maria Lanzarini. Estudo comparativo entre os trâmites regulatórios para
aprovação de estudos clínicos no Brasil e em outros países. Dissertação Mestrado Profissional em
Gestão, Pesquisa e Desenvolvimento na Indústria Farmacêutica – Fundação Oswaldo Cruz, Rio de
Janeiro, 2014.
HURLEY, D. GCP Journal March 2006. 41st Annual Drug Information Association Meeting, 2005.
Disponível em 17 de março em <http://www.ipd-
farma.org.br/uploads/paginas/file/palestras/6_ENIFarMed/JOAO%20MASSUDI.pdf>
MATA-LIMA, Herlander. Aplicação de Ferramentas de Gestão da Qualidade e Ambiente na
Resolução de Problemas. Apontamentos da Disciplina de Sustentabilidade e Impactos Ambientais.
Universidade da Madeira/Portugal, 2007.
XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015
12
OPAS (Organização Panamericana de Saúde). Documento das Américas em Boas Práticas Clínicas:
1-101 p. 2005.
SILVA, Cíntia Freitas da. Estratégias de planejamento para implementação de um sistema de
qualidade empresarial. X CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 08 e 09 de
agosto de 2014.
VIJAYANANTHAN, Anushya; NAWAWI, Ouzreiah. The importance of Good Clinical Practice
guidelines and its role in clinical trials. Biomedical Imaging and Intervention Journal 2008; 4(1): e5.
ZUCCHETTI, Chaiane; MORRONE, Fernanda Bueno. Perfil da pesquisa clínica no Brasil. Revista
HCPA. 2012; 32(3): 340-347.