Adm tempo

Desenvolvimento de líderes

IBRATIN

“Administraç

ão do tempo”

“Tempo é dinheiro...”“A pressa é inimiga da perfeição”

“O tempo é irreversível”

“O tempo é inelástico”

Segundo a Psicologia:

O tempo é uma força psicológica fundamental em nossas vidas,

uma fonte de poder que podemos controlar para que nos ajude a pensar de forma mais efetiva,

a compreender nossas emoções com mais clareza e tomar decisões com mais confiança.

Tempo subjetivo

Gosto do que faço? Faço o que gosto?Faço o que devo? Como distribuo o meu tempo entre o que eu gosto e o que devo fazer?Como me sito quando faço o que eu gosto? E quando faço o que devo?

O suprimento do tempo:

“O suprimento do tempo é absolutamente inelástico. Seja qual for a quantidade da demanda, o suprimento não crescerá. Não há preço para o tempo. E mais, o tempo é inteiramente perecível e não pode ser estocado. O tempo de ontem está perdido para sempre e não voltará jamais. O tempo, por isso, é sempre, um suprimento excessivamente deficiente.” (Peter Drucker)

Administrar a energia, e não o tempo, é a moeda para o elevado desempenho. Os

líderes são os guardiões da energia organizacional.

GESTÃO DO TEMPO

“Não é a intensidade do consumo de energia que produz o esgotamento, prejudica o desempenho e leva ao colapso físico, e, sim, a duração do período em que esta energia é consumida sem recuperação.” Jim Lehr

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

“Em geral, os atletas profissionais passam 90% do seu tempo treinando, para que possam atuar nos outros 10% do seu tempo.

Eles montam rotinas muito precisas para administrar a energia em todas as esferas de suas vidas – comer, dormir; exercitar-se e descansar, reunir as emoções apropriadas, preparar-se mentalmente e manter o foco; e conectar com a missão que definiram para si próprios”Jim Loehr

Uma nova abordagem


...O desafio do elevado desempenho é administrar

sua energia com mais competência em todas as dimensões, para atingir as

suas metas...


Princípios fundamentais da administração da energia:Princípio 1 - O envolvimento total exige o estabelecimento de quatro dimensões distintas, porém correlatas, de energia: Física, emocional, mental e espiritual.A energia é o denominador comum, em todas as dimensões de nossas vidas.

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO A DINÂMICA DA ENERGIA

Baixa negativa

Deprimido

Exausto

Esgotado

Impotente

Alta negativa

Zangado

Temeroso

Ansioso

Ressentido

Alta positiva

Confiante

Desafiado

Alegre

Revigorado

Baixa positiva

Relaxado

Lento

Tranqüilo

BAIXA

ALTA

NEGATIVA

Desagradável

POSITIVA

Agradável


Princípio 2 – Como a capacidade energética diminui tanto com o uso como a falta de uso, devemos equilibrar o consumo de energia com a renovação energética intermitente.

Os aumentos de demandas esgotam progressivamente nossas reservas de energia.


A resistência mental é uma medida da capacidade de manter o foco e a concentração ao longo do tempo, enquanto a flexibilidade é marcada pela capacidade de se movimentar entre o racional e o intuitivo – e também abraçar múltiplos pontos de vista. A força espiritual se reflete no compromisso da pessoa com os seus valores e crenças mais profundos.


Para manter um ritmo poderoso em nossas

vidas, precisamos aprender a consumir e

renovar energia ritmicamente.

Qualquer forma de estresse que provoque desconforto tem potencial para expandir a nossa capacidade – em termos físicos, mentais e emocionais – desde que seguida da necessária recuperação.


Princípio 3 – Para acumular capacidade, devemos ir além de nossos limites normais, treinando da mesma forma sistemática que os atletas de elite treinam.O estresse não é o inimigo em nossas vidas, ao contrário é a chave. Mas dê aos músculos 24 horas para se recuperar, e ele ficará mais forte e mais capaz de lidar com o próximo estimulo.



Princípio 4 – Rituais positivos de energia – rotinas altamente específicas para administrar energia – são a chave para o envolvimento total e o alto desempenho sustentado.

Somos criaturas de hábitos, a maior parte das coisas que fazemos são automáticas e não conscientes.

Se você se alimenta de forma saudável é porque provavelmente montou rotinas em relação à alimentos, se você está em forma, é porque provavelmente tem dias e horários regulares para se exercitar.


...Precisamos aprender a definir pontos de paradas em nossos dias – momentos invioláveis em que saímos de cena, deixamos de processar informações e redirecionamos a nossa atenção da realização para a restauração...Não é a intensidade do consumo de energia que produz o esgotamento, prejudica o desempenho e leva ao colapso físico, e sim, a duração do período em que esta energia é consumida sem recuperação.


“Para ter um desempenho excelente, precisamos ter acesso a emoções agradáveis e positivas: a experiência da satisfação, do desafio, da aventura e da oportunidade; os músculos chave para alimentar a energias emocional positiva são a autoconfiança, o autocontrole, a eficácia interpessoal e a empatia”.

Energia emocional

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPOValores

...Os valores alimentam a energia da qual o propósito é feito. Eles nos conduzem a um padrão diferente de administrar nossa energia...

TRÍADE DO TEMPO

IMPORTANTE

URGENTE CIRCUNSTANCIAL

IMPORTANTE

Refere-se as atividades que você faz e que têm importância em sua vida – aquelas que trazem resultado a curto, médio ou longos prazos.

URGÊNCIA

tem todas as atividades na qual o tempo está curto ou acabou. São as atividades que chegam em cima da hora, que não podem ser previstas, mas que geralmente causam estresse

CIRCUNSTANCIAL

são os gastos de tempo de forma inútil, tarefas feitas por comodidade ou por serem “socialmente” apropriadas.

3000 pessoas profissionalment

e ativas no Brasil

responderam a uma pesquisa entre 2002 a 2004, sobre o

que mais consumia o seu

tempo, diariamente.

Administração do tempo

Administração do tempo

Uma metodologia de administração do tempo – estrela de cinco pontas

IDENTIDADE

É a fase da reflexão, que nos leva a olhar para dentro de nós mesmos e nos perguntar: quem sou eu? O que

eu quero da vida? Qual é o meu verdadeiro propósito, quais são os meus sonhos? Quais os papéis que desempenho na vida? Como estou vivendo os meus relacionamentos?

É a forma de escrever o direcionamento que você quer dar

para a sua vida.

PLANEJAMENTO

A META INDICA O PONTO QUE VOCÊ QUER ALCANÇAR. Os caminhos que o conduzirão até lá serão definidos pelo

planejamento. A falta de planejamento está diretamente

relacionada com o nível de estresse. Quando não se planeja, a urgência acontece com maior freqüência.

METAS

Após a sua auto-análise, tendo identificado o seu

propósito de vida, está na hora de transformar tudo

isso em realidade. Quem não tem metas definidas vide os objetivos que são impostos pelas circunstâncias e por

outras pessoas

ORGANIZAÇÃO

A organização é indispensável para a organização física do seu

ambiente e para a lógica de seus arquivos. Além disso, ela ainda

discute estratégias ara armazenamento e

compartilhamento de informações e conhecimento.

EXECUÇÃO

É a etapa mais desafiadora de todas. É nela que aprecem os famosos ladrões do tempo.

Faça Agora

“Aqueles que utilizam seu tempo da pior maneira são os primeiros a se queixar de sua brevidade.”Jean de La Bruyère

Faça Agora

A melhor maneira de aliviar sobrecarga de tarefas é eliminar essas pequenas coisas que o fazem se sentir sobrecarregado e dispersam a sua atenção. Aja em relação a essas tarefas menores, “menos importantes”. Faça uma lista de todas elas, reserve algum tempo e faça-as uma por uma. Ou tome a decisão de não fazer uma delas e jogue-a no lixo. Ou, melhor ainda, organize-se, não deixe as tarefas se acumularem.

Esta tarefa é urgente e importante?Não Sim

É preciso terminar a tarefa hoje?Não Sim

Dedique-se a tarefa imediatamente

A tarefa é só urgente ou só importante?Não Sim

Há um prazo para ser cumprido?Não Sim

Arrume tempo para concluir a tarefa

A

Estabeleça prazos realistas

BÉ uma tarefa rotineira?Não Sim

A tarefa o ajuda a atuar de modo mais eficiente?

Não Sim Reserve tempo para concluir a tarefa

A tarefa é necessária?Não Sim

Faça a tarefa quando puder

CDescarte a tarefa

Como Priorizar as Tarefas

Material Organizado

Anote o que deve ser feito

Selecione, arquive ou delegue

Jogue o restante no lixo

Economizadores de tempo Renato Bernhoeft

1) A comissão constituída de duas pessoas - para não incluir quem não precisa participar2) Correspondência - respostas rápidas. Consideração imediata. Não a coloque de volta na pilha! Responda-a ou ponha onde possa ser respondida.3) Estabeleça níveis de prioridade - sempre que inicie o dia, evite atacar os assuntos pressionado pela caixa de entrada, visitantes inesperados ou a sua própria indisciplina.4) Reuniões objetivas - estabeleça critérios e prioridades para a realização de reuniões, considere a metodologia, número de participantes, instalações, equipamentos, pauta, duração e objetivos.

Economizadores de tempo

5)E-mail mais breve - aperfeiçoe a linguagem objetiva, o resultado esperado da comunicação deve vir logo no início.6)Cesta de papel - aperfeiçoe-se na técnica de “arremesso rápido”à cesta, evite acumular papéis desnecessários.7)Responsabilidade x autoridade - o claro estabelecimento das responsabilidades com sua respectiva autoridade8)Planejamento e organização do tempo - assuma a responsabilidade de que a administração do tempo é um problema seu. Não culpe os outros.


9)Lazer - momentos de lazer contribuem para a melhoria dos resultados. Você se permite algum “recreio”? Consegue fazê-lo sem se sentir culpado?10) Um relógio especial - você possui dois marcadores de tempo com precisão invejável. Um deles é o seu relógio biológico. Existe um tempo biológico que você consegue destinar a uma atividade. O segundo relógio é o mental. Ele também determina, precisamente, o prazo de concentração mental sobre um tema ou suas dispersões. A consideração destes pontos pode determinar sua capacidade de alocar tempo. Conheça-os e utilize-os para a melhoria dos resultados.


11)Aprenda a dizer “não”- um elemento essencial para que você possa administrar melhor o seu tempo é aprender a evitar aquilo que não pode fazer. Isto não é fácil na prática, mas é uma forma eficaz de reduzir tensões ou desperdício do tempo. Concentre-se em dizer “sim” imediatamente àquilo que você sente segurança ou contribui para melhorar seus próprios resultados. Existem várias formas de dizer “não” sem ferir as pessoas.


12)Leitura selecionada - não leia tudo que aparece na sua mesa. Procure fazer uma seleção e aperfeiçoe o próprio sistema de leitura13)Certifique-se de que foi entendido o que você delegou - o tempo extra que foi investido para assegurar entendimento completo, no final das contas paga altos dividendos em tempo poupado14)Uma boa secretária - discuta com ela suas expectativas, atribuições e prioridades


15)Agenda - diária, semanal, mensal ou anual - é importante e ajuda tanto a você como seus liderados, lembre-se de que os seus comportamentos tendem a ser aprendidos pelos que o cercam. Um cuidado apenas: não perca sua flexibilidade. Agenda é meio, não fim.16)Estabeleça tempo para você - fixe tempo para atividades isoladas, tais como pensar, elaborar idéias, ordenar prioridades17)Filtragens no atendimento - selecione as pessoas a quem você recebe ou quer falar diretamente, muitas vezes o problema poderá ser resolvido por outra pessoa.


18)Fixar horários para atendimentos - reservar horários (diário ou semanal) para atendimento. Fixar com o pessoal interno, padrões de tempo e resultados nos contatos, tornando-os mais objetivos. Orientá-los na fixação de uma agenda prévia onde sejam estabelecidas as prioridades. Trate de evitar interrupções durante reuniões ou entrevistas.19)Discipline o uso do telefone -liste os telefonemas a serem feitos, anote os assuntos a serem tratados, bem como as informações que precisa dar ou pedir. 20)Evite atendimentos cruzados - discuta cada assunto com a pessoa certa e no momento adequado. Esta medida pode diminuir problemas nas comunicações e desmotivações do pessoal.


21)Concentre os assuntos particulares - na maioria das vezes, um atendimento desordenado dos assuntos particulares prejudica não apenas o trabalho, mas também o encaminhamento dos seus próprios interesses e sua imagem profissional. Procure destinar momentos mais adequados para resolver seus assuntos, e você poderá obter melhores resultados.22)Cuidado com o perfeccionismo - existe diferença entre buscar qualidade e querer perfeição. O primeiro é saudável., o segundo às vezes é frustrante.Pode ser um processo de auto-sabotagem que impede o alcance dos objetivos.


23)Mapa de relacionamentos - você tem uma visão clara dos relacionamentos que mantém? Eles são importantes, significativos e contribuem para os resultados? Verifique qual é o grau de intensidade e tempo que você destina a cada um.24)Limpe a mesa - mantenha um arquivo daquilo que merece atenção durante o mês. Coloque a data em que voc6e voltará ao assunto. Muito cuidado: não faça o “follow-up”apenas para “empurrar”os assuntos desagradáveis25)Diluir pressões - não aguarde a aproximação do prazo para o término de um trabalho. Procure dividir a atividade em etapas de maneira a diluir a pressão e desgaste resultante da pressa (tensão) provocada pelos prazos curtos


26)Peça alternativas - quando o liderado lhe trouxer um problema não se limite a ouvi-lo passivamente. Pergunte também sobre as alternativas para solucioná-lo. Isto pode apressar as decisões e economizar tempo.27)Ataque as causas - ao tratar de algum assunto que envolve decisão, determine claramente quais são as causas, pois do contrário você corre o risco de estar “atirando no escuro”28)Limite o fluxo de informações - tente não receber nem arquivar mais informações do que necessário. Não sobrecarregue os outros com informações desnecessárias. Não faça cópias desnecessárias para você e os outros.


29)Seja comprometido - cumpra as suas promessas, uma vez dada sua palavra, você deve sentir que é o seu dever mantê-la. Quando o seu corpo está em algum lugar, sua mente também deve estar lá - seja no trabalho ou em casa. Invista seu tempo em outras pessoas. Tente se colocar na situação delas. Escute ativamente o que elas dizem.30)Aprenda a terminar aquilo que começa - fortaleça sua autodisciplina - Você termina os seus trabalhos? Ou será que é uma dessas pessoas que tem boas idéias, mas raramente as coloca em prática? Fortaleça a sua autodisciplina:•Fixe prioridades, fixe um prazo para a conclusão, adquira um hábito de fazer uma tarefa por vez, continuar até termina-la.

Economizadores de tempo31)Canalize o estresse de forma positiva - saiba o que faz sentir-se estressado. Quais as principais causas de estresse em sua vida? Faça um plano para removê-las, reduzir os seus efeitos negativos ou aprenda a conviver com elas. Use métodos para controle do estresse a longo prazo: •AAdquira bons hábitos para dormir•fFaça pequenas paradas entre as atividades, a cada 90 minutos pelo menos.•FFaça exercícios regularmente•AAlimente-se adequadamente•OOrganize o seu dia para poder manter o controle

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