MANUALIZAÇÃO Elaboração e Uso de Manuais

Conceito

  Manual é todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, atividades, políticas, objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos executivos e funcionários da empresa, bem como a forma como estes dever ser executados, quer seja individualmente, quer seja em conjunto.

Indicadores

  Os indicadores para o uso de manuais estão ligados aos processos de:  Divulgação  Coordenação  Análise  Treinamento

Objetivos   Permitir que a reunião de

informações dispostas de forma sistematizada, criteriosa e segmentada atue como instrumento facilitador do funcionamento da organização.

  O manual vale como instrumento de permanente consulta, sem ser o único no qual executivos e executantes devem pautar seu trabalho.

Vantagens

  Importante e constante fonte de informações sobre o trabalho realizado na empresa;

  Facilitam o processo de efetivar normas;   Fixam critérios e padrões;   Evitam discussões e equívocos;   Possibilitam treinamento aos novos e antigos

funcionários   Restringem a improvisação inadequada.

Desvantagens   Não são a solução para todos os problemas

administrativos da emrpesa;   Se não for elaborado cuidadosamente pode causar

inconvenientes ao desenvolvimento normal das operações;

  Pode ter elevado custo de preparação e atualização;

  São pouco flexíveis;   Incluem somente os aspectos formais da empresa;   Freiam a iniciativa e a criatividade individual;   Seu uso pode ser prejudicado se a redação for

muito prolixa, pouco clara, deficiente e inadequada.

Estratégia para a Manualização   Itemizar os modelos manualizados:

antes da aplicação de modelos, é necessário que sejam identificados os vários tipos de manual que a organização demanda.

  Qualificar a Manualização: detalhamento do que será manualizado, ou seja, serão selecionados os modelos.

  Elaborar o manual: é a colocação em prática dos estudos realizados anteriormente;

  Distribuir o manual.

Tipos e Técnicas de Manualização

  Manual de Organização: tem como escopo a própria organização.

  Manual de Instruções Especializadas, Manual de Normas e Procedimentos, Manual de Processo, Manual de Serviços: definem normas diretrizes e o detalhamento de como fazer o trabalho de natureza burocrática.

Tipos e Técnicas de Manualização   Manual de Formulários: define a

finalidade, o preenchimento, a distribuição e a utilização dos formulários em uso na empresa.

  Manual de Normas: semelhante a qualquer regulamento interno ou regimento.

  Manual de seqüência Administrativa: descreve as fases e as operações de cada processo, citando os órgãos e as pessoas que as executam, bem como os volumes de trabalho em cada fase.

Tipos e Técnicas de Manualização   Manual do Empregado: Mais

utilizados nos níveis hierárquicos mais baixos. Propicia rápido entendimento da empresa ao novo funcionário, apresentando direitos e deveres do mesmo.

  Manual de Finalidade Múltipla: É um único manual que atende aos vários aspectos considerados pelos outros tipos de manuais (estruturas mais simples).

  Manual de Políticas e Diretrizes: Contém a descrição detalhada e completa dos parâmetros para tomada de decisão pelos executivos.

Tipos de Manuais   Manual de Instruções Especializadas

  Instruções   Origem   Áreas de Operação   Justificativas das Instruções

  Manual de Normas e Procedimentos   Objetivo   Classificação dos Assuntos   Preparo e Emissão de Normas   Padrões para redação de

comunicações normativas   Modificação de Normas

Tipos de Manuais   Manual de Processo

  Normas Básicas   Processo   Interface

  Manual de Serviços (a)   Normas básicas   Roteiro de Execução   Roteiro de supervisão

  Manual de Serviços (b)   Normas legais   Roteiro de Execução   Formulários   Interface   Roteiro de Supervisão

Tipos de Manuais   Manual de Formulários

  Objetivos   Freqüência   Preenchimento   Fluxograma   Interface   Anexos

  Manual de Seqüência administrativa   Processo   Formulários   Volume   Espaço Físico   Cuidados na Supervisão

Recomendações Finais   O manual é elaborado para quem

não sabe, pois quem sabe não o consulta.

  Elabore o manual em folhas soltas, para melhor atualização.

  É fundamental a existência de um padrão estético que inclua obrigatoriamente a redação e a apresentação de cada manual

  É interessante a adoção de um sistema de modificação que permita uma fácil referência e/ou busca.

Estrutura de um manual   Índice   Apresentação   Instruções de uso   Contgeúdo básico   Apêndice ou anexo   Glossário   Índice temático, e   Bibliografia

Fases da elaboração do manual   Definição do objetivo do

manual;   Escolha dos responsáveis

pela preparação;   Análise preliminar da

empresa;   Planejamento das atividades;   Levantamento de

informações;   Elaboração propriamente dita;   Distribuição;   Instrução aos usuários; e   Acompanhamento do uso.

MANUALIZAÇÃO

Formulação e Análise Estrutural

Objetivos   Explicar os objetivos e diretrizes básicas

da empresa, sua penetração no mercado e na sociedade em geral.

  Relatar a história da empresa, desde sua fundação até a atualidade.

  Demonstrar de forma coordenada e organizada, a estrutura organizacional da empresa necessária para conseguir os objetivos e diretrizes traçadas.

  Definir a função, a posição hierárquica, as responsabilidades, as relações e a autoridade dos cargos decorrentes desta estrutura

Objetivos   Atender às exigências das

normas internacionais (série ISO 9000, ou mesmo da série ISO 14000 que trata das questões ambientais).

  Manualização, no plano estrutural, é a inclusão de alguns itens que assegurem uma leitura e interpretação sistêmica da organização.

Tipos e Técnicas de Manualização 1. Manual de Política

  Processo decisório (unidades de direção)

  Delegação de autoridade   Processo decisório (unidades

de assessoramento e de execução de 1o. e 2o. Níveis).

  Coordenação global   Intervenção ambiental

2. Manual de Organização (a)

  Políticas e diretrizes organizacionais.

  Estrutura orgânica   Competências   Estatutos e regimentos

internos   Quadro de pessoal

2. Manual de Organização (b)

  Introdução   Objetivos do manual   Definição das finalidades e

objetivos da organização   Organogramas parciais e

global   Descrição por unidades   Descrição de cargos

2. Manual de Organização (c)

  Objetivo   Estrutura Interna   Linhas de autoridade

 Ascendente  Descendente

  Funções

2. Manual de Organização (d)   Preliminares   Quadro Organizacional   Planos de ação

 natureza estratégica  natureza operacional

  Envolvimento ambiental  circunstancial  permanente

  Atuação individual-conceitual

Recomendações Finais   A elaboração do manual deve

incluir: uma abertura do texto; sumário de assuntos; gráficos explicativos.

  Forma de impressão do texto.   Desenho do gabarito da folha.   Qualidade do papel.   Cor do papel   Perfuração da folha (quando

for o caso)   Formato da folha padrão

Recomendações Finais   Para a capa do manual deve ser

considerado (quando for o caso):   tamanho   gravação   ferragens

  O uso de divisórias para separar os vários segmentos é interessante.

  O manual deve ser visto como um documento que subsidia os trabalhos de cada pessoa na empresa.

  A linguagem escrita tem de estar ao alcance de quem lê e usa o manual.