Gestão de Tempo No Trabalho

8/18/2019 Gestão de Tempo No Trabalho

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24 A GESTÃO DO TEMPO NO TRABALHO

A dificuldade na conciliação entre trabalho e vida familiar é, frequente-

mente, associada às condições de organização do trabalho, verificando--se a existência de um sentimento partilhado de escassez de medidas

práticas que, no mundo do emprego, facilitem a articulação da carreira

profissional com as exigências da vida familiar.

No domínio do trabalho, as principais áreas de dificuldade, identificadas

pelas mulheres, prendem-se com a carga horária excessiva ou incom-

patível com as necessidades da vida familiar.

Principais dificuldades:

– Carga horária excessiva;

– Incompatibilidade dos horários de trabalho com horários de creches/

escolas;

– Tempo excessivo despendido em deslocações casa-trabalho;

– Dificuldades de progressão na carreira;

– Tensão psicológica da articulação de papéis.

Reconhecidamente, a cultura e as práticas organizacionais podem

constituir-se como importantes elementos facilitadores da articulação

entre as dimensões profissional e familiar. Mas, na verdade, não são

suficientes. Por isso, são tão importantes as formas pessoais – e por

isso, únicas – de resolver problemas, de enfrentar dificuldades e de

encontrar soluções. Ou seja, as estratégias pessoais para facilitar a arti-

culação entre papéis.

Relativamente aos horários e aos gastos de tempo, as estratégias identi-

ficadas passam, por exemplo, pela utilização da jornada contínua ou pela

recusa em realizar horas extraordinárias de trabalho.


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No que toca à carreira profissional, as estratégias assumidas pelas

mulheres passam por adiar o investimento na progressão, ou mesmo,em casos mais extremos, as da desistência da progressão na carreira.

Principais estratégias:

– Organização do tempo;

– Utilização da jornada contínua;

– Utilização do horário flexível;

– Recusa de horas extraordinárias de trabalho;

– Adiamento da progressão na carreira.

A história da Rita (os custos de uma carreira de sucesso)

A Rita tem 38 anos e um filho de 6 anos. É licenciada em Marketing e

trabalha numa agência de publicidade, tendo sido promovida, há cerca

de um ano, para um cargo de chefia, a nível ibérico.

Nasceu numa família que classifica como conservadora, do ponto de vista

dos valores e dos estilos de vida. O pai trabalhava numa empresa privada demédia dimensão, onde tinha um cargo de direcção na área da Contabilidade.

A mãe trabalhou na mesma empresa, até ao casamento, como funcionária

administrativa. Depois de casar não tornou a ter qualquer actividade profis-

sional. Teve 3 filhos, dois rapazes e a Rita, que é a mais nova.

Quando pensa na vida dos seus pais, nas suas aspirações, nos seussucessos, no seu casamento, a Rita experimenta um sentimento algo

ambivalente: por um lado “inveja” a sua segurança, as suas certezas, a

sua estabilidade. Ao mesmo tempo sabe que aquele não é, nem poderia

ser, o seu modelo.


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actual, sente que conseguiu realizar a maioria deles, ainda que não exac-

tamente da forma como os imaginava.

Quando pensa em filhos, a Rita diz que não gostaria de ter ficado pelo

filho único. O facto de ter crescido com dois irmãos fá-la temer a soli-

dão do filho. No entanto, pensa que, quer no plano financeiro, quer ao

nível de qualidade de vida, não poderia ter mais crianças.

Para evitar o estigma do filho único, a Rita procura que o filho convivabastante com os seus dois primos e é frequente que passem um dia de

fim-de-semana nas casas uns dos outros.

Gostaria de ter mais tempo para si própria, o que na verdade significa

tempo para estar com as amigas e, sobretudo, gostaria de ter mais tempo

para namorar, porque tem medo que o quotidiano acabe com a paixão.

Feliz, enérgica e sempre activa, a Rita pensa que ter tempo para tudo é

uma questão de ginástica.

A história de Rita ilustra bem como as exigências de uma carreira profis-

sional, enquanto elemento reconhecidamente fundamental nas expecta-

tivas e trajectórias individuais, podem gerar tensões e limitar a própria

capacidade de nos sentirmos felizes e realizadas, quer na família, quer

no trabalho, sendo essencial encontrar pequenas estratégias que consti-

tuam pontos de equilíbrio nos dois domínios.

Para Rita, a carreira e o sucesso profissional constituem factores damaior importância, mas não consegue deixar de sentir, porventura com

demasiada frequência, que os custos a suportar por essa realização pro-

fissional são elevados, em matéria da sua vida familiar e, mais concreta-

mente, da vivência da maternidade.


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Em busca do tempo perdido

A pressão da gestão do tempo é um dos sintomas da tensão entre papéis,

gerador de sentimentos de insuficiência de resposta, que actuam

condicionando-se mutuamente, ou seja, o tempo passado em família

acaba por ser sentido como tempo roubado à carreira profissional e o

tempo passado no trabalho por ser sentido como tempo roubado à famí-

lia e à intimidade.

Na verdade, a má gestão do tempo é a grande responsável por chegar-

mos ao fim do dia com a sensação de que, embora tendo trabalhado

muito, não fizemos uma boa parte daquilo que havia para fazer. Isto

acontece porque nem sempre o tempo que passamos no local de traba-

lho é, em rigor, aquilo que pode considerar-se tempo produtivo.

Principais estratégias:

– Registar o tempo gasto;

– Planear e agendar;

– Utilização eficiente do e-mail e do telemóvel;

– Disciplinar o tempo das conversas;

– Preparar reuniões eficientes;

– Arrumar e organizar;

– Definir prioridades.


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As dificuldades em discurso directo:

“Parece-me que gasto muito tempo sem saber em quê. Procuro fixarobjectivos para o dia, mas o que acontece é que, no fim, parece-me queacabei por fazer tudo o que não era importante e que o que era mesmo

preciso ficou por fazer.”

(Susana, 44 anos, técnica administrativa, casada, 2 filhos)

Registar o tempo gasto

Para evitar esta sensação tão comum de termos perdido tempo, experi-

mente registar, por exemplo durante uma semana, o tempo que des-

pende em cada situação do seu dia de trabalho.

Proceda como se o tempo fosse (efectivamente) dinheiro e anote cada

gasto. Desta forma poderá aferir em que medida está a fazer uma boa

gestão desse tempo.

Ao verificar qual a quantidade de tempo que gasta na realização de

determinada tarefa e a relação com o seu grau de importância e priori-

dade, poderá aperceber-se de que está a perder muito tempo com activi-dades pouco importantes. De igual modo, perceberá a dimensão e o

peso dos tempos inúteis no conjunto do seu dia.

Do ponto de vista da gestão do tempo de trabalho existem algumas

estratégias simples que poderá utilizar e que, significando, cada uma, a

poupança de alguns minutos, se traduzem, no seu conjunto, num impor-

tante ganho de tempo no final do dia.

Recorde que um uso eficiente do tempo evitará que tenha de se

defrontar, permanentemente, com a necessidade de resolver crises

geradas por urgências e imprevistos.


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Planear e agendar

Para organizar o seu tempo é fundamental que tenha uma boa agenda

onde anote tudo o que tem para fazer, seja no trabalho – reuniões em

que deve estar presente, relatórios que tem de entregar ou contactos

que deve realizar –, seja na sua vida pessoal – aniversários, consultas

médicas, encontros de amigos. Desta forma, evitará sobrepor compro-

missos profissionais e pessoais.

Lembre-se que a agenda não é, apenas, uma lista de tarefas, mas que

ela deve constituir um verdadeiro compromisso pessoal, connosco pró-

prias e com aquilo que definimos como as nossas prioridades.

Elimine, de uma vez, o sistema dos pequenos blocos dispersos e

lembre-se, também, que os post-its não são agendas e, por isso,

reserve-os para aquela que é de facto a sua função: lembretes específi-

cos a colocar em local visível.

Se, ainda assim, for uma grande utilizadora deste sistema, lembre-se de

deitar fora os post-its que já realizaram a sua função, ou seja, que já a

lembraram daquilo que havia a fazer. A não ser que esteja a considerar

utilizá-los para a realização de uma peça de arte (muito) vanguardista, omelhor sítio para eles é mesmo o caixote de lixo.

Utilização eficiente do e-mail e telemóvel

Em matéria de boa gestão do seu tempo é igualmente importante a

adopção de algumas estratégias relacionadas com a utilização do e-mail

e do telemóvel, que são hoje, seguramente, duas das principais fontes

de gasto inútil de tempo.

Relativamente ao e-mail, desligue os avisos sonoros e visuais de

“mensagem nova” e estabeleça dois únicos momentos do dia, por


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exemplo, 15 minutos antes de sair para almoçar e 20 minutos antes do

final do seu dia de trabalho, para consultar a sua caixa de correio eresponder aos e-mails.

Procure, igualmente, não se ligar à internet várias vezes ao dia, a menos

que tenha mesmo de o fazer por razões profissionais.

Lembre-se que, a não ser que receba muita correspondência electrónica

procedente de países com fusos horários muito diferentes, a fixação

destes dois horários de consulta ao e-mail permitir-lhe-á aceder a toda

a informação que foi produzida em horário útil de trabalho.

As mensagens chegadas fora destes períodos de tempo serão, muito

provavelmente, de carácter lúdico, o que, neste caso, significa, sobre-

tudo, perda de tempo. A este nível poderá ser também útil o recurso a

filtros para evitar os e-mails indesejáveis.

Se costuma consultar o seu e-mail em casa, fixe também um horário e

um tempo máximo para se dedicar a essa tarefa.

Quando consulta os seus e-mails tenha o cuidado de dar resposta ime-diata a todos, ainda que essa resposta seja apenas a de que vai procurar

a informação ou a solução para o assunto exposto, e que contactará,

oportunamente, o remetente da mensagem.

Se responder de forma imediata, o autor da mensagem ficará informado

que a sua questão foi devidamente tomada em conta e aguardará calma-mente nova comunicação. Isto além de o facto de responder, com brevi-

dade, constituir uma óbvia demonstração de respeito por quem se dirige

a si. Repare que se o email ficar sem resposta, é muito provável que se

repitam os e-mails sobre o mesmo assunto.


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No que respeita ao telemóvel, a melhor estratégia será mantê-lo em

silêncio e longe do seu alcance visual.Estabeleça também dois momentos para consultar as chamadas recebi-

das. Veja quem lhe ligou e quem lhe deixou mensagem através de voice-

-mail. Devolva apenas estas últimas chamadas, pois é muito provável

que quem lhe ligou e não deixou mensagem não tivesse realmente nada

de urgente para lhe dizer.

As estratégias em discurso directo:

“Comecei a organizar melhor o meu dia de trabalho esforçando-me por gastar menos tempo em coisas inúteis. Percebi que, por exemplo, perdiaimenso tempo a receber e a mandar e-mails que não tinham nada a vercom o trabalho e que, na maior parte dos casos, até não tinham inte-

resse nenhum. O engraçado é que alguns eram de pessoas que estavamdois gabinetes ao lado do meu. Não faz sentido, só é divertido nocomeço, porque às tantas já vemos e reenviamos as mensagens auto-maticamente e nisso perdemos uma quantidade de tempo precioso.”

(Helena, 39 anos, economista em empresa privada, casada, 3 filhos)

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