Guia de Gestao de Processos de Governo

Governo Brasileiro Comit Executivo de Governo Eletrnico e-PING Padres de Interoperabilidade de Governo Eletrnico

Sumrio1. Introduo..........................................................................................................................4 1.1 Apresentao...............................................................................................................4 1.2 Motivao.....................................................................................................................4 1.3 Contextualizao.........................................................................................................6 1.4 Objetivos......................................................................................................................7 2. Gesto de Processos.........................................................................................................7 2.1 Processos....................................................................................................................8 2.2 Ciclo de Gerenciamento de Processos.......................................................................9 2.2.1 Ciclo de Gerenciamento de Processos - CBOK......................................9 2.2.1.1 Planejamento....................................................................................9 2.2.1.2 Anlise..............................................................................................9 2.2.1.3 Desenho e Modelagem....................................................................10 2.2.1.4 Implementao...............................................................................11 2.2.1.5 Gerenciamento de Desempenho.....................................................11 2.2.1.6 Refinamento....................................................................................12 2.2.2 Ciclo de Gerenciamento de Processos - SDPS ...................................12 2.2.2.1 Modelagem ....................................................................................12 2.2.2.2 Simulao........................................................................................13 2.2.2.1 Emulao .......................................................................................13 2.2.2.1 Encenao.......................................................................................14 2.3 Maturidade de Processos..........................................................................................14 2.3.1 Maturidade de Processos (viso do CBOK)...........................................................14 2.3.2 Maturidade de Processos (viso da SDPS)...........................................................16 3. Contratao de Servios de Modelagem de Processos.................................................17 3.1 Planejamento Fase Interna....................................................................................19 3.2. Elaborao do Edital.................................................................................................29 3.4 Seleo de Fornecedores Fase Externa................................................................80 3.5 Gesto Contratual......................................................................................................80 3.6 Boas Prticas.............................................................................................................81 Boas prticas observadas no Termo de Referncia da Secretaria ________________________________________________________________________________Guia de Gesto de Processos de Governo 2


de Oramento Federal SOF:......................................................81 Referncias..........................................................................................................................84 Glossrio..............................................................................................................................86 Verbetes...........................................................................................................................86 Siglas...............................................................................................................................87 Ficha Tcnica.......................................................................................................................89

________________________________________________________________________________Guia de Gesto de Processos de Governo 3


1. IntroduoO objetivo dessa seo posicionar o Guia de Gesto de Processos no Governo, procedendo a sua apresentao e definio, esclarecendo quanto a motivao para seu desenvolvimento, os objetivos atrelados a sua criao e seu relacionamento com os instrumentos de Governo, notadamente a Arquitetura e-PING de Interoperabilidade e ao Programa Nacional de Gesto Pblica e Desburocratizao GesPblica.

1.1 ApresentaoO Guia de Gesto de Processos de Governo composto de duas partes. A primeira parte consiste em um documento de orientao metodolgica de suporte gesto de processos, contemplando um conjunto de conceitos de Gerenciamento de Processos de Negcio a serem utilizados pelos agentes de processos durante as atividades de construo e melhoria de modelos de processos. Alm da orientao metodolgica elaborao e evoluo de processos, o Guia tem a funo de fornecer um olhar comum a respeito do gerenciamento de processos. A segunda parte foca na contratao de servios de modelagem de processos. Tendo em vista que os rgos que adotam a gesto por processos podem passar por uma fase de contratao de servios, o guia exemplifica algumas destas boas prticas na forma de um Processo de Contratao de atividades de Gesto de Processos. A prxima seo apresenta a origem dessa iniciativa e a forma como est sendo conduzida. A seo 1.3 situa o Guia de Gesto de Processos de Governo no contexto Governamental, destacando sua relao com a Carta de Servios ao Cidado [9]. Em seguida, na seo 1.4, so listados os objetivos dessa iniciativa. A seo 2, Consolidao de Conceitos, traz a definio de processo e, na sequncia, discute seu ciclo de gerenciamento, definindo cada uma de suas fases.

1.2 MotivaoA Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao (SLTI), do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto (MP), juntamente com o Servio Federal de Processamento de Dados (SERPRO) e o Instituto Nacional de Tecnologia da Informao



(ITI) coordenam o desenvolvimento da arquitetura de interoperabilidade Brasileira denominado e-PING, o qual estabelece um conjunto mnimo de premissas, polticas e especificaes tcnicas para regulamentar a utilizao da Tecnologia da Informao e Comunicao no Governo Federal. A Secretaria de Gesto (SEGES), tambm do Ministrio do Planejamento, tem como uma de suas competncias coordenar as aes do Programa Nacional de Gesto Pblica e Desburocratizao GesPblica, institudo pelo Decreto 5.378, de 23 de fevereiro de 2005. Dentre os mtodos e solues ofertados pelo Programa GesPblica encontra-se a Gesto de Processos. A e-PING dividida em 5 temas: Interconexo; Segurana; Meios de Acesso; Organizao e Intercmbio de Informaes e reas de Integrao para Governo Eletrnico. No mbito do tema reas de Integrao para Governo Eletrnico, em conjunto com a Secretaria de Gesto (SEGES), do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto (MP), foi criado um grupo de trabalho com variados perfis, composto por pessoas de diferentes rgos de Governo, o qual tem por objetivo elaborar o Guia de Gesto de Processos de Governo. A necessidade de desenvolvimento desse trabalho originou-se da constatao de que as vrias iniciativas conduzidas no Governo relacionadas gesto de processos de negcio carecem de integrao, dificultando ou impossibilitando o compartilhamento de resultados nos moldes de cadeias de valor intra e entre instituies. Isto traz consequncias para a execuo com sucesso de iniciativas prioritrias do MP, como a implementao do Decreto 6.932/ 2009 de simplificao do atendimento ao cidado e o alinhamento da viso de processos de dados, viabilizando a implementao de soluo de TI mais racionais e integradas, que o foco do e-GOV, o Governo Eletrnico Brasileiro. fato que o momento atual se caracteriza pela demanda para integrao dos rgos e entidades do Poder Executivo Federal, seja na simplificao no trnsito e recuperao de documentos, atestados e certides emitidas em mbito federal; seja na premissa de reuso de dados e integrao como forma de viabilizar e garantir integridade, atualidade e legalidade das informaes necessrias a estes processos, que alicera a desburocratizao e que, a partir da Carta de Servios ao Cidado,



estabelece o compromisso do Governo Federal com a qualidade dos servios prestados pelos rgos ou entidades que culminam com a obrigatoriedade da aplicao de pesquisas peridicas de satisfao junto aos usurios buscando identificar lacunas e deficincias na prestao do servio ao cidado.

1.3 ContextualizaoNo mbito do GesPblica [6], a gesto de processos orientada obteno de resultados guarda forte correlao com a estratgia de implementao de Cartas de Servios ao Cidado, ferramenta constante do conjunto de solues ofertadas pelo Programa e tornada obrigatria para os rgos do Poder Executivo Federal que prestam atendimento direto ao pblico desde 2009. Neste sentido, os compromissos de qualidade presentes nas Cartas de Servios configuram um sinnimo da descrio dos resultados a serem atingidos pelos processos, principalmente se complementados por meio de indicadores de desempenho. Dessa forma, os processos representam um instrumento que permite aproximar as diretrizes estratgicas daqueles que executam o trabalho nas instituies pblicas, permitindo o alcance de objetivos. O foco no cidado, premissa bsica da Carta de Servios [9], faz com que o Setor Pblico oriente seus processos ao atendimento das necessidades deste agente e os prestadores de servio do Governo devem ter seus processos modelados, automatizados e geridos, provendo maior controle e qualidade s iniciativas desempenhadas. Paralelamente ao Guia de Gesto de Processos de Governo, outros projetos vem sendo conduzidos com o objetivo de amparar o Governo no que diz respeito a processos. Dentre eles, destaca-se a concepo de uma Plataforma de Processos, a qual favorecer a viso integrada de processos e dados de Governo para apoiar decises estratgicas, aperfeioando os nveis de gesto e controle da Administrao Pblica. De forma a associar dados a processos (viso de negcio), essa iniciativa ser responsvel por um conjunto de estratgias, padres e metodologias e por um ambiente tecnolgico que reunir solues para suporte s atividades relacionadas a processos. Atualmente na verso 1.0, a Metodologia de Modelagem de Processos integra a



Plataforma de Processos, tendo por objetivo oferecer suporte conceitual e prtico a todos os profissionais envolvidos na elaborao de processos, abordando padres, modelos de referncia, tcnicas e conceitos atrelados ao Gerenciamento de Processos. Operacionalizando os assuntos abordados na Metodologia de Modelagem de Processos, a ferramenta livre Oryx permite a criao de modelos grficos de processos atravs de uma interface web, alm de garantir o armazenamento e o compartilhamento desses modelos para visualizao e edio por outros usurios, facilitando o desenvolvimento colaborativo de modelos de processos. A utilizao da ferramenta guiada pelo Manual do Usurio do Oryx, documento que compem o conjunto de anexos do Modelo de Governana e Gesto da Plataforma de Processos MGGPP - juntamente com o documento de Trilhas para a Capacitao, que orienta os eventos de capacitao de todos os agentes, diretos e indiretos, envolvidos com o ambiente nico da Plataforma de Processos do Governo.

1.4 ObjetivosA viso de futuro desse trabalho engloba os seguintes objetivos: Fornecer uma orientao conceitual e um conjunto de melhores prticas acerca de processos, orientao obtida a partir da consolidao do estado da arte na literatura e mercado; Compor, juntamente com o Modelo de Governana e Gesto da Plataforma de Processos e seu conjunto de anexos, o corpo de conhecimento e orientaes governamentais atreladas a Gesto de Processos de Negcio; Apresentar um painel quanto conduo de iniciativas de Gesto de Processos nos rgos de governo; Compartilhar boas prticas para contratao de servios relativos modelagem de processos; e Criar um grupo para consolidar conceitos disponveis na literatura e mercado, para troca de experincia sobre Gesto de processos e para apoio s Organizaes que desejam iniciar atividades em Gesto de Processos iniciado a partir do frum permanente criado no endereo



http://seges.planejamento.gov.br/processos/ .

2. Gesto de ProcessosEste tpico busca apresentar conceitos bsicos da rea de gesto de processos. Inicialmente, na seo 2.1, introduz-se o tema, apresentando o conceito de processo e discutindo a gesto de processos nas instituies. Na seo seguinte, d-se enfoque no ciclo de gesto de processos, definindo etapas que permitem a implantao do gerenciamento de processos. Por fim, abordada a maturidade de processos na seo 2.3, discutindo um modelo para avaliao da maturidade dos processos em uma organizao.

2.1 ProcessosUma viso inicial conceitua processos como um conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam insumos (entradas) em servios/produtos (sadas), sendo realizado para agregar valor [2]. Tambm no mbito do Programa GesPblica, um processo um conjunto de decises que transformam insumos em valores gerados ao cliente/cidado [1]. Uma definio de processo mais completa e atual dada pela SEGES [10]: conjunto integrado e sincrnico de insumos, infraestruturas, regras e transformaes, que adiciona valor s pessoas que fazem uso dos produtos e/ou servios gerados. Essa viso refora a ideia de que processos possuem o compromisso de satisfazer as necessidades dos clientes/cidados, exigem sincronia, transformam elementos, seguem orientaes e consomem recursos. Tal a abordagem adotada pela Sociedade para a Cincia de Design e de Processos (SDPS, do ingls Society for Design and Process Science), primeira instituio cientfica a ser criada no tema e com a qual o MP/SEGES possui cooperao em vigor desde 2009. Uma caracterstica importante dos processos a interfuncionalidade, segundo Gonalves [7]. Embora existam processos realizados inteiramente em uma unidade funcional, os principais processos de uma instituio (sobretudo os processos de



negcio) atravessam as fronteiras das reas funcionais, sendo conhecidos como processos transversais, transorganizacionais (cross-organizational), interfuncionais, interdepartamentais ou horizontais. Tais processos so executados transversal estrutura vertical, tpica das organizaes de forma estruturadas

funcionalmente. Alm disso, no caso da Administrao Pblica, deve ser dada importncia especial aos processos que ultrapassam as fronteiras das instituies, como ocorre na execuo de polticas pblicas. A estrutura horizontal dos processos explorada por abordagens de gesto organizacional baseadas no gerenciamento de processos de negcio. Essa disciplina prope uma abordagem orientada para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos de negcio automatizados ou no, segundo o Guia para o Gerenciamento de Processos de Negcio (CBOK) [4], desenvolvido pela ABPMP (Associao de Profissionais de Gerenciamento de Processos de Negcio). O suporte ferramental no contexto de processos indispensvel, com destaque para os sistemas de automatizao da gesto de processos. Segundo (faltou o nome do autor) [10], a tendncia o tratamento de processos como grandes redes complexas organizacionais que se estabelecem para atingir resultados comuns, o que aumenta a demanda por tecnologias que permitam o compartilhamento do conhecimento e a rpida tomada de deciso.

2.2 Ciclo de Gerenciamento de ProcessosDe acordo com o guia CBOK [4], a prtica de gerenciamento de processos de negcio pode ser caracterizada como um ciclo de vida contnuo (processo) de atividades integradas. Tal ciclo pode ser sumarizado por meio do seguinte conjunto gradual e interativo de atividades: Planejamento; Anlise; Desenho e Modelagem; Implementao; Monitoramento; e Refinamento. Segundo a SDPS [12], o ciclo de gerenciamento de processos bastante distinto e consiste das etapas de Modelagem; Simulao; Emulao; e Encenao. Devido s caractersticas prprias de cada uma das abordagens, estas sero detalhadas a seguir.



2.2.1 Ciclo de Gerenciamento de Processos - CBOK 2.2.1.1 PlanejamentoNessa etapa so vistas as necessidades de alinhamento estratgico dos processos. Segundo o Guia CBOK [4], deve-se desenvolver um plano e uma estratgia dirigida a processos para a organizao, onde sejam analisadas suas estratgias e metas, fornecendo uma estrutura e o direcionamento para gerenciamento contnuo de processos aspectos centrados relacionados no a cliente. Alm disso, ao so identificados de de papis e e responsabilidades metodologias. organizacionais associados metas, gerenciamento processos,

patrocnio,

expectativas

desempenho

2.2.1.2 AnliseDe acordo com o CBOK [4], a anlise tem por objetivo entender os atuais processos organizacionais no contexto das metas e objetivos desejados. Ela rene informaes oriundas de planos estratgicos, modelos de processo, medies de desempenho, mudanas no ambiente externo e outros fatores, a fim de compreender os processos no escopo da organizao como um todo. Durante essa etapa so vistos pontos como: objetivos da modelagem de negcio, ambiente do negcio que ser modelado, principais stakeholders e escopo da modelagem (processos relacionados com o objetivo geral). A anlise de processos incorpora vrias tcnicas e metodologias, de forma a facilitar as atividades dos envolvidos com a identificao do contexto e diagnstico da situao atual do negcio. Dentre as possveis tcnicas, temos: Brainstorming, Grupo Focal, Entrevista, Cenrios, Survey/Questionrio e 5W1H. Parte dessas tcnicas ser empregada pelo analista de negcios para entender e documentar um processo ou reelaborar sua verso. A Metodologia de Modelagem de Processos apresenta em detalhes tcnicas teis etapa de anlise de processos, alm de fornecer uma anlise comparativa de cada uma delas, discutindo pontos fortes e deficincias com base em uma avaliao



conceitual e operacional.

2.2.1.3 Desenho e ModelagemSegundo o Guia CBoK [4], o desenho de processo consiste na criao de especificaes para processos de negcio novos ou modificados dentro do contexto dos objetivos de negcio, objetivos de desempenho de processo, fluxo de trabalho, aplicaes de negcio, plataformas tecnolgicas, recursos de dados, controles financeiros e operacionais, e integrao com outros processos internos e externos". J a modelagem de processo definida como "um conjunto de atividades envolvidas na criao de representaes de um processo de negcio existente ou proposto", tendo por objetivo "criar uma representao do processo em uma perspectiva ponta-a-ponta que o descreva de forma necessria e suficiente para a tarefa em questo". Alternativamente chamada de fase de identificao, a modelagem pode ser tambm definida como fase onde ocorre a representao do processo presente exatamente como o mesmo se apresenta na realidade, buscandose ao mximo no recorrer a reduo ou simplificao de qualquer tipo [8]. O Guia CBOK ressalta, no entanto, que a modelagem de processos pode ser executada tanto para o mapeamento dos processos atuais como para o mapeamento de propostas de melhoria. Alm disso, segundo o Guia de Gesto de Processos do GesPblica [5], ela requer a reflexo e definio do resultado esperado ao finalizar o processo, devendo buscar quais os valores finais a serem gerados aos clientes/cidados. Segundo (nome do autor?)[10], importante obter respostas s seguintes questes: por que requerido tal resultado do trabalho?, que tipo de efeito o resultado ir gerar no todo? e qual a qualidade que o servidor imagina que seu resultado deve apresentar para ser til ao processo?. As respostas geradas permitiro uma modelagem mais completa, til e consistente com a realidade. De forma a complementar os diagramas de processo, deve-se produzir uma documentao adicional durante a modelagem, contendo as informaes necessrias para atingir os objetivos do processo. Essa atividade de documentao pode ser tambm denominada caracterizao, constituindo uma forma de tornar ainda mais rica a representao dos processos [8].



Por meio da Metodologia de Modelagem de Processos, possvel obter orientaes quanto ao uso da notao BPMN (padro definido pelo Governo Federal quanto modelagem de processos), bem como boas prticas de modelagem de processos (ex. preparao do ambiente para a modelagem, identificao dos processos, hierarquia de modelos, etc.). Associada modelagem, a documentao dos processos tambm contemplada pelo trabalho, que fornece um guia indicando informaes do processo e das atividades do processo a serem especificadas e o modo como devem ser descritas alm de prover um modelo para descrio de processos.

2.2.1.4 ImplementaoA etapa de implementao definida pelo Guia CBOK [4] como a fase que tem por objetivo realizar o desenho aprovado do processo de negcio na forma de procedimentos e fluxos de trabalho documentados, testados e operacionais; prevendo tambm a elaborao e execuo de polticas e procedimentos novos ou revisados.

2.2.1.5 Gerenciamento de DesempenhoSegundo o Guia CBOK [4], de suma importncia a contnua medio e monitoramento dos processos de negcio, fornecendo informaes-chave para os gestores de processo ajustarem recursos a fim de atingir os objetivos dos processos. Dessa forma, a etapa de implementao avalia o desempenho do processo atravs de mtricas relacionadas s metas e ao valor para a organizao, podendo resultar em atividades de melhoria, redesenho ou reengenharia. A etapa de gerenciamento de desempenho, tambm pode ser chamada de simulao e emulao, sendo responsvel pela aferio e validao do processo, como forma de garantir que o mesmo est representado conforme sua realidade, bem como pelo estudo de diversos cenrios, possibilitando a anlise de mudanas no processo [8]. Segundo (autor?)[10], essa etapa uma aliada fundamental na reduo de riscos quando da implementao do processo. O Modelo de Governana e Gesto da Plataforma de Processos MGGPP apresenta um conjunto de indicadores atrelados Governana e Gesto do ambiente



de repositrio dos diagramas, da documentao, da capacitao e da satisfao dos clientes/usurios da Plataforma com o objetivo de monitora e analisar o desempenho dos processos de uma perspectiva integrada.

2.2.1.6 RefinamentoA etapa de refinamento ou transformao , segundo o Guia CBOK [4], responsvel pela transformao dos processos, implementando o resultado da anlise de desempenho. Ela ainda trata de desafios associados gesto de mudanas na organizao, melhoria contnua e otimizao de processo. Alternativamente, chamada de encenao, revendo o modelo de processo e implantando na prtica as mudanas propostas aps o estudo de variados cenrios [8] [10].

2.2.2 Ciclo de Gerenciamento de Processos - SDPS 2.2.2.1 ModelagemNessa etapa so inicialmente identificados os valores que o processo em estudo dever gerar. Alm de sua descrio, importante retratar quais as motivaes para que tal valor seja esperado, bem como os impactos que sero causados por sua existncia e as caractersticas de qualidade que o definem como vlido. Aps a identificao dos itens que compem a cadeia de valores do processo, verifica-se os papeis assumidos por tais elementos, ou seja, valores adicionados (resultados do processo), insumos (que so transformados), referncias (que orientam a transformao) ou infraestruturas (que so consumidos pelo processo). Ainda na modelagem so verificadas as sincronias necessrias entre insumos, referncias e infraestruturas para a gerao do valor esperado, sendo que devem ser compatibilizadas as expectativas entre as vrias partes que produzem cada um dos elementos. Tambm so previstas as condies que os elementos do processo podem assumir e as respectivas aes a serem tomadas, planejando-se para possveis contingncias e melhorias. As atividades envolvidas so registradas e so identificados os efeitos colaterais



causados por cada elemento presente na cadeia de valor, ou seja, so visualizados os processos que geram um determinado valor / resultado e tambm os processos que so gerados a partir de tal elemento.

2.2.2.2 SimulaoA simulao incorpora dados estatsticos aos modelos de processos desenhados na etapa anterior, visando minimizao dos riscos de efeitos indesejveis quando de sua implantao. Devem ser previstos itens tais como existncia ou no de estoques antes do incio dos processos, seus pontos de induo, as distribuies estatsticas e os tempos associados s transformaes, dentre outros. A partir de tais dados estimados, so gerados cenrios alternativos que devem ser avaliados e, quando necessrio, induziro alteraes nos modelos para que sejam o mais prximo do resultado desejado quando de sua implantao.

2.2.2.1 EmulaoNessa etapa so includos dados da realidade junto aos dados estimados identificados na fase de simulao. o momento em que, por exemplo, so construdas as telas de sistemas automatizados que sero utilizados no processo e solicitado o preenchimento das suas informaes a uma amostra de pessoas, evitando que requisitos modelados sejam impossveis de serem obtidos na prtica. tambm a fase em que fazemos turmas-piloto de algo que queremos ver funcionando na vida real. Como no caso da simulao, quaisquer necessidades de ajustes devem ser comunicadas para que os modelos (e os cenrios) sejam alterados e voltem a ser emulados, at que os nveis de qualidade desejados sejam atingidos.

2.2.2.1 EncenaoFase do ciclo de gesto de processos que representa a vida real dos processos modelados, simulados e emulados, ou seja, a nica etapa que no se pode faltar durante a execuo de um trabalho (ela ocorre, quer o processo tenha sido modelado /



simulado / emulado ou no). Portanto, se desejarmos reduzir ou eliminar os riscos de algum efeito que no desejamos observar em nosso processo, importante realizarmos boas modelagens, simulaes e emulaes, porm nunca perdendo de vista as exigncias que as partes envolvidas no processo possuem caso contrrio boa parte de nosso esforo pode ser desconsiderada face velocidade requerida pela realidade.

2.3 Maturidade de ProcessosNovamente no caso da maturidade dos processos, de acordo com o referencial adotado os conceitos e os nveis associados so distintos. A seguir, apresentamos as vises do CBOK e da SDPS.

2.3.1 Maturidade de Processos (viso do CBOK)A viso atualmente utilizada de Gesto de Processos de Negcio define um ciclo de vida de um processo que parte de sua descoberta e segue at sua implementao. De modo a tornar a instituio apta implantao de uma soluo tecnolgica de gerenciamento de processos, desenvolveu-se um modelo de maturidade de processos de negcio, o Business Process Maturity Model [11]. O modelo encontra-se dividido em cinco nveis de maturidade, assim como os demais modelos baseados no Process Maturity Framework. Cada um de seus estgios representa a maneira como a organizao transformada na medida em que seus processos e capacidades so aperfeioados. Abaixo apresentamos os nveis propostos [11]: Nvel 1 Inicial Os processos so executados de maneira ad-hoc, o gerenciamento no consistente e difcil prever os resultados. Nvel 2 Gerenciado A gesto equilibra os esforos nas unidades de trabalho, garantindo que sejam executados de modo que se possa repetir o procedimento e satisfazer os compromissos primrios dos grupos de trabalho. No entanto, outras unidades de



trabalho que executam tarefas similares podem usar diferentes procedimentos. Nvel 3 Padronizado Os processos padres so consolidados com base nas melhores prticas identificadas pelos grupos de trabalho, e procedimentos de adaptao so oferecidos para suportar diferentes necessidades do negcio. Os processos padronizados propiciam uma economia de escala e base para o aprendizado atravs de meios comuns e experincias. Nvel 4 Previsvel As capacidades habilitadas pelos processos padronizados so exploradas e devolvidas s unidades de trabalho. O desempenho dos processos gerenciado estatisticamente durante a execuo de todo o workflow, entendendo e controlando a variao, de forma que os resultados dos processos sejam previstos ainda em estados intermedirios. Nvel 5 Otimizado Aes de melhorias pr-ativas e oportunistas buscam inovaes que possam fechar os gaps entre a capacidade atual da organizao e a capacidade requerida para alcanar seus objetivos de negcio. Cada um dos nveis de maturidade (2 a 5) composto por reas de processos que habilitam a capacidade respectiva de cada nvel. Dessa forma, a rea de processo estruturada para alcanar metas especficas na criao, suporte e sustentao do estado organizacional caracterstico de cada nvel. Cada uma dessas reas composta por uma coleo de melhores prticas integradas, as quais dizem o que deve ser feito, mas no de que forma deve ser feito. As organizaes ficam, ento, livres para estabelecer os mtodos e abordagens que considerem mais adequados para satisfazer as metas e objetivos de cada rea de negcio.

2.3.2 Maturidade de Processos (viso da SDPS)A viso da SDPS de maturidade de processos acompanha a prpria definio de seu ciclo de gesto, ou seja, os nveis pretendidos basicamente dizem respeito a cada uma das etapas do conhecimento das equipes envolvidas e da minimizao dos riscos



de efeitos indesejados: Nvel 1 Processos modelados Os processos so identificados a partir de seus valores, de seus impactos / motivaes / caractersticas, de seus papis (valor adicionado, insumo, referncia, infraestrutura), das sincronias envolvidas (critrios, condies / aes, atividades) e de seus efeitos colaterais. Nvel 2 Processos simulados Os processos so simulados a partir da introduo de dados estimados (quantidades, filas, tempos de espera, tempos de transformao, distribuies estatsticas, valores mximo / mnimo / mdio, etc) que nos permitem a criao e a anlise de cenrios distintos, reduzindo os riscos da implantao e induzindo, quando necessrio, mudanas nos modelos de processos. Nvel 3 Processos emulados Os processos so emulados a partir da coexistncia de dados da realidade junto aos dados estimados, permitindo um maior refinamento dos cenrios e dos possveis impactos e, novamente, minimizando a possibilidade de efeitos indesejveis. Nvel 4 Processos encenados Os processos so realizados conforme os modelos desenhados, simulados e emulados, e a observao das novas condies exigidas pela realidade induz a permanentes adequaes dos requisitos de processo. Nvel 5 Processos interoperados Os processos so executados e geridos alm das fronteiras organizacionais, promovendo cadeias de valor entre instituies como, por exemplo, no caso da execuo de polticas pblicas. Os conceitos e mtodos descritos neste texto tornam-se mais facilmente compreendidos a partir das experincias prticas de instituies pblicas que aplicaram a abordagem por processos, anexas a este documento e disponveis em http://seges.planejamento.gov.br/processos.



3. Contratao de Servios de Modelagem de ProcessosPara implantar um Sistema de Gesto, por exemplo, ISO 9001, etc. muitas empresas tm recorrido aos servios de consultorias, assessorias, auditorias e treinamentos especficos no assunto. Em alguns casos, a contratao de servios de modelagem de processos tem sido realizada como uma contratao de servios tcnicos especializados conforme determinao da Lei de Licitaes n 8.666 de 1993, no artigo 13, que abrangem tanto as atividades consultivas e tericas como os servios executivos propriamente ditos. Entretanto, considerando que se trata de objeto com padres de desempenho e qualidade passveis de definio objetiva por meio de especificaes usuais no mercado, ou seja, podem ser especificados a partir de caractersticas (de desempenho e qualidade) que estejam comumente disponibilizadas no mercado pelos fornecedores, no importando se tais caractersticas so complexas ou no, a modelagem de processos deve ser classificada como um servio comum. Assim, deve ser adquirida por meio de Prego, preferencialmente na forma eletrnica. O entendimento de que para contratao de empresa especializada em cesso de direito de uso (ou locao, licenciamento) dos sistemas integrados em gesto pblica e servios complementares, pressupe-se que o sistema j exista e/ou pelo menos que possa ser definido objetivamente e ter padres de desempenho e qualidade especificados", tambm est previsto nos Acrdos TCU n 16/2004 Plenrio e TCU n 2658/2007 Plenrio, alm da Nota Tcnica n 02/2008 SEFTI/TCU, emitida pelo TCU. Portanto, pacfico que o enquadramento de bens e servios em Tecnologia da Informao como "comuns", os torna passveis de contratao pela modalidade Prego. Ainda, cabe ressaltar que so proibidas a contratao de servios de modelagem de processos para servios de TI, conforme estabelecem a Instruo Normativa/GSI n 1, de 2008, que disciplina a Gesto de Segurana da Informao e Comunicaes na Administrao Pblica Federal, direta e indireta e a Instruo Normativa/SLTI n 4, de 2008, que disciplina a contratao de servios de TI. Para a realizao de um prego eficaz, essencial que se elabore o edital e do termo de referncia adequadamente, considerando as especificidades dos servios de



modelagem de processos. Os elementos-chave que garantiro o sucesso da contratao so: a) b) c) d) e) f) g) h) i) avaliao do custo pela administrao diante de oramento detalhado; definio dos mtodos; estratgia de suprimento; valor estimado em planilhas de acordo com o preo de mercado; cronograma fsico-financeiro, se for o caso; critrio de aceitao do objeto; deveres do contratado e do contratante; procedimentos de fiscalizao e gerenciamento do contrato; prazo de execuo e sanes.

No que tange s especificidades do objeto, ou seja, modelagem de processos, destacamos a necessidade de explicitar no termo de referncia o alinhamento com este Guia de Gesto de Processos de Governo bem como o alinhamento a uma ferramenta que implemente os conceitos definidos por este documento. Assim obtmse unicidade de definies e de documentao dos trabalhos a serem desenvolvidos. Em seguida, para garantia de uma boa licitao e contratao de servios de modelagem de processos, reunimos um material de boas prticas para planejamento e preparao do Prego, e ao final anexamos exemplos de Termos de Referncia considerados bons exemplos.

Fundamentao LegalDecreto-Lei n 200/1967 Constituio da Repblica Federativa do Brasil de 1988 Lei 8.666/93, (Lei de Licitaes) Decreto 2.271/1997, (Contratao de servios na APF) Lei 10.520/01, (Lei do Prego)



Decreto 5.554/2005, (Prego Eletrnico) IN 02 de 2008 (Servios contnuos ou no)

3.1 Planejamento Fase InternaAntes da contratao destes servios e para reduzir o risco de se efetuar uma escolha errada, trazendo graves consequncias para a Administrao Pblica obrigatrio realizar o planejamento de contratao mediante um plano de trabalho seguindo as boas prticas enumeradas abaixo. A fase interna contm as seguintes atividades: a) b) c) d) e) f) g) h) justificativa da contratao; pesquisa de preo; apreciao da autoridade competente; dotao oramentria e financeira; elaborao da minuta de edital; apreciao da minuta do edital pelo jurdico; indicao dos responsveis pela licitao; autorizao da autoridade competente para abertura do certame.



Quadro 1 Lista de Boas Prticas e JustificativasBOA PRTICA Alinhamento da contratao com o planejamento institucional JUSTIFICATIVA O planejamento institucional das organizaes pblicas deve estabelecer prioridades sustentveis e consistentes, no sentido de somente despender os recursos pblicos em aes que tragam benefcios efetivos (demonstrveis e mensurveis) para a sociedade. Sugere-se que os seguintes elementos devam constar de um planejamento institucional Planejamento da contratao Misso, viso e negcio institucional; Objetivos estratgicos; Anlise da cultura organizacional (crenas, valores, clima, tenses etc.); Anlise da situao atual; Estratgias institucionais (aes e programas de trabalho).

O planejamento um princpio fundamental da Administrao. Portanto, todas as organizaes pblicas, em especial as integrantes do SISG, devem desenvolver processos de planejamento e de monitoramento (coordenao, superviso e controle) nos nveis institucionais, e todas as organizaes pblicas.

Atividades 1 Definio do objetivo do Destina-se a viabilizar a seleo da alternativa de contratao mais processo da contratao vantajosa para a Administrao, em subordinao aos princpios da motivao, da isonomia, da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da eficincia, da probidade administrativa, da vinculao ao instrumento convocatrio, do julgamento objetivo, e s diretrizes de ampliao da competitividade e de garantia do atendimento do interesse pblico, da finalidade e da segurana da contratao.



BOA PRTICA

JUSTIFICATIVA

2 Fundamentao do objetivo

A falta de motivao e de planejamento podem impedir que sejam atendidos os princpios da eficincia, eficcia e economicidade dos gastos pblicos, o planejamento das contrataes de servios deve iniciar pela justificativa da necessidade desses servios, explicitando a adequao entre a demanda prevista e a quantidade de servio a ser contratada, juntamente com demonstrativo de resultados a serem alcanados em termos de economicidade e de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais ou financeiros e do benefcio efetivo que seu atendimento possa retornar para a sociedade. Para fundamentar deve-se responder as seguintes perguntas: a. Qual a necessidade? b. Qual o problema? c. O problema realmente precisa ser resolvido? d. Qual o custo de resolv-lo? e. Qual o impacto de resolv-lo? f. E o de no resolv-lo? g. Quais as alternativas de soluo? h. S otimizar o processo de trabalho sem informatizar no resolveria o problema? i. j. Informatizar o processo realmente resolve o Informatizar cria outros problemas ou gargalos? problema?

Os problemas ou gargalos gerados so problemas maiores que o problema a ser resolvido? Qual a responsabilidade e o compromisso das unidades clientes que solicitam os servios? da

k. H solues prontas? l.

m. Por exemplo: participam formalmente da definio necessidade e dos requisitos de negcio da soluo?

n. Homologam os produtos e servios entregues com relao aderncia ao negcio do rgo? o. Participam da atestao das faturas, com as implicaes de tambm serem responsveis no caso de deteco de mal gasto pblico? Finalmente, contextualmente falando, qual o risco do benefcio pretendido no se realizar?



BOA PRTICA

JUSTIFICATIVA

3 Estruturar o processo de planejamento de contratao

Desenvolver: Os requisitos da contratao, O modelo de prestao de servios, O objeto da contratao, O modelo de seleo de fornecedores e o modelo de gesto do contrato resultante de modo a garantir a contratao mais vantajosa para a Administrao em termos do benefcio real que se garante auferir da contratao, frente a seus custos.

Obs1.: todos esses elementos conceituais desenvolvidos devem estar explicitados em documentos (artefatos) que os representem adequadamente nos autos. Obs2.: as contrataes devem ser precedidas de licitao, exceto nos casos previstos em lei. As licitaes devem ser planejadas de modo a fazer sobressair a proposta mais vantajosa para a Administrao, utilizando sempre o tipo "menor preo", exceto nos casos previstos em lei. 4 Fazer planejamento preliminar da contratao Justificar a necessidade dos servios, em harmonia com o planejamento institucional ,inclusive quanto compatibilidade estratgica e previso oramentria (objetivo da contratao) estabelecer a relao entre a demanda prevista e a quantidade de servio a ser contratada, a qualidade exigida e o prazo de entrega (requisitos da contratao); Assegurar a viabilidade tcnica da contratao (modelo de prestao de servio); Demonstrar os resultados a serem alcanados em termos de economicidade e de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais ou financeiros disponveis (anlise de impacto e de custo/benefcio); Assegurar o adequado tratamento do impacto ambiental do empreendimento e o melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais ou financeiros disponveis (anlise de impacto da contratao).

4.1 Designao de equipe Realizado e assinado por tcnico(s) comprovadamente competente(s) projetista e formalmente designado(s) para esse fim, o qual fundamentar tecnicamente a sua aprovao por autoridade competente



BOA PRTICA 4.1.1 Responsabilidades

JUSTIFICATIVA Todas as licitaes e contrataes de bens ou servios sero precedidas de minucioso planejamento, inclusive nos casos de contratao direta , realizado e assinado por tcnico(s) comprovadamente competente(s) e formalmente designado(s) para esse fim, o qual fundamentar tecnicamente a sua aprovao por autoridade competente. Objetivo: No incio do planejamento da contratao, a anlise de mercado visa apenas a conhecer as potencialidades do mercado e dar uma noo dos custos envolvidos. Somente no final do planejamento, com o melhor detalhamento do objeto da contratao, que ser possvel fazer uma estimativa mais apurada de preo. Competncia: a equipe de planejamento da contratao o dever de efetivar um levantamento de informaes sobre o mercado potencialmente fornecedor para a soluo pretendida com vistas a Identificar e avaliar os recursos disponveis no mercado, especialmente no mercado local, e as possibilidades de ampliao da competitividade, sem perda de economia de escala; Levantar os preos correntes do mercado; Levantar as condies de aquisio e pagamento usualmente praticadas pelo setor privado; Levantar os padres de desempenho e qualidade usualmente adotados no mercado; Estimar a homogeneidade ou heterogeneidade entre os fornecedores quanto possibilidade de uso do direito de preferncia nos casos de empate e/ou para insero de mecanismos de estmulo s micro e pequenas empresas.

4.1.2. Pesquisa de mercado



BOA PRTICA

JUSTIFICATIVA

4.1.3. Definio do gestor A execuo do contrato dever ser acompanhada e fiscalizada por um do contrato gestor do contrato, especialmente designado para representar a Administrao, permitida a contratao de terceiros para assisti-lo e subsidi-lo de informaes pertinentes a essa atribuio. Considerando a necessidade de garantir a efetiva realizao dos resultados esperados da contratao e a responsabilidade da Administrao pelos danos, ao errio ou terceiros, decorrentes de uma eventual m gesto de contrato, conveniente assegurar que o futuro fiscalizador: Seja escolhido ainda na fase de planejamento e participe do planejamento definitivo da respectiva contratao, com vistas ao perfeito entendimento dos elementos que fundamentam a contratao e do modelo de gesto a ser praticado na fase de gesto do futuro contrato; Seja selecionado mediante processo que garanta possuir as competncias necessrias, tcnicas e no tcnicas, para a adequada gesto do futuro contrato.

4.1.4. Anlise de impacto da contratao

Corresponde fase final dos estudos tcnicos preliminares referidos no art. 6, IX, como antecedentes ao Projeto Bsico. A razo para a existncia desse estudo que deve-se prever a possibilidade de desistncia do servio a ser contratado antes que investimentos maiores sejam feitos, caso os primeiros estudos indiquem a inviabilidade de sua execuo ou a impossibilidade de alcance dos benefcios pretendidos. H tambm a necessidade de se fazer a prospeco e avaliao de riscos, pois h casos em que no possvel reverter as consequncias de uma alterao. Deve-se fazer uma avaliao de pelo menos os seguintes itens: Custo/benefcio inicial ; Impactos sobre a equipe (h pessoas adequadas para cuidar dos novos processos decorrentes da contratao?) Impactos organizacionais, em termos de processos de trabalho e ganho geral do sistema, no somente localizado Impactos polticos (se der certo, qual a consequncia? e se der errado?); Impactos no clima organizacional (culturais, ambiente emocional etc.), diz respeito a como as pessoas se sentem em relao contratao pretendida; Impactos materiais (compatibilidade e suporte de carga pela infraestrutura);

4.1.4.1 O que avaliar na anlise de impacto



Impactos normativos (compatibilidade legal, regulatria e contratual); Efetiva probabilidade de vir-se a concretizar o benefcio pretendido.

BOA PRTICA 4.1.5. Aprovao de estudos tcnicos preliminares

JUSTIFICATIVA A atividade de planejamento altamente especializada, requerendo os melhores talentos para sua realizao. Por essa razo, uma atividade de alto custo e de alto risco, pois erros nessa etapa podero resultar em prejuzos muito grandes na fase de execuo. Por isso, a autoridade competente deve certificar-se de que todos os elementos necessrios tomada de deciso bem fundamentada esto presentes e decidir com base em elementos claramente expostos na documentao do planejamento, procurando registrar, inclusive, as discordncias.

5. Planejamento definitivo o produto do planejamento definitivo: Projeto Bsico ou T.R. da contratao O projeto bsico deve conter os elementos necessrios e suficientes, com nvel de preciso adequado, para caracterizar o servio (ou complexo de servios) objeto da licitao, elaborado com base nas indicaes dos estudos tcnicos preliminares, que assegurem a viabilidade tcnica e o adequado tratamento do impacto no ambiente em que o objeto ser realizado, e que possibilite a avaliao de seu custo e a definio dos mtodos e do prazo de execuo, devendo conter os seguintes elementos: Desenvolvimento da soluo escolhida de forma a fornecer viso global do servio e identificar todos os seus elementos constitutivos com clareza; Solues tcnicas globais e localizadas, suficientemente detalhadas, de forma a minimizar a necessidade de reformulao ou de variantes durante as fases de elaborao do projeto executivo e de realizao das obras e montagem; Identificao dos tipos de servios a executar e de materiais e equipamentos a incorporar obra, bem como suas especificaes que assegurem os melhores resultados para o empreendimento, sem frustrar o carter competitivo para a sua execuo; Informaes que possibilitem o estudo e a deduo de mtodos construtivos, instalaes provisrias e condies organizacionais para a obra, sem frustrar o carter competitivo para a sua execuo; Subsdios para montagem do plano de licitao e gesto da obra, compreendendo a sua programao, a estratgia de suprimentos, as normas de fiscalizao e outros dados necessrios em cada caso;



Oramento detalhado do custo global da obra, fundamentado em quantitativos de servios e fornecimentos propriamente avaliados; A fundamentao do objetivo da contratao, coerente com o planejamento estratgico institucional e da rea de TI, em que fique demonstrado como a contratao produzir resultados relevantes ao interesse pblico, quais indicadores sero utilizados para acompanhar e garantir a produo desses benefcios pretendidos, quem ser responsvel pelo acompanhamento e avaliao desses indicadores e em que periodicidade, e a existncia e disponibilidade dos recursos necessrios.

BOA PRTICA 5.1. Definio do objeto

JUSTIFICATIVA A declarao de objeto deve indicar, de modo sucinto, preciso, suficiente e claro, o meio pelo qual um determinado objetivo da Administrao dever ser satisfeito, vedadas especificaes que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessrias, limitem ou frustrem a competio ou a realizao do fornecimento. Suas partes essenciais so: A declarao do objeto como exclusivamente prestao de servios, vedada a caracterizao exclusiva do objeto como fornecimento de mo de obra; O ncleo imutvel do objeto; Os quantitativos; O prazo.

A caracterizao completa de um objeto deve constar do Projeto Bsico ou Termo de Referncia (4), inclusive nas contrataes diretas

5.2. Definio do modelo de remunerao

O modelo de remunerao define o item faturvel por meio do qual sero calculados os valores a serem pagos pelos servios e as condies em que tais pagamentos se daro. O modelo de seleo o mtodo pelo qual a Administrao seleciona a alternativa de contratao mais vantajosa. H dois modelos de seleo possveis: a. A licitao pblica, que a regra geral; b. A contratao direta, ou seja, sem competio.

5.3. Definio do modelo de seleo do fornecedor



BOA PRTICA 5.3. Definio dos critrios de seleo

JUSTIFICATIVA Toda licitao tem os seguintes grupos de critrios de seleo: Os critrios de habilitao destinam-se avaliao dos licitantes sob os aspectos de capacidade jurdica, tcnica e econmico-financeira, de regularidade fiscal e de regularidade quanto s restries ao trabalho infantil. O no atendimento aos critrios exigidos de habilitao implica na inabilitao. vedada a exigncia ou valorao de qualquer aspecto habilitatrio impertinente ou irrelevante para o objeto pretendido; Os critrios tcnicos destinam-se avaliao tcnica das propostas dos licitantes, sendo essencial que exista demonstrao do nexo entre a exigncia ou a valorao estabelecida e o benefcio que se pretende obter da contratao. So fixados parmetros tcnicos mnimos a serem exigidos, abaixo dos quais qualquer proposta considerada desclassificada. Nas licitaes do tipo "tcnica e preo" e "melhor tcnica" deve-se, adicionalmente, estabelecer escalas de valorao dos parmetros tcnicos (para valores melhores que o mnimo exigido) que permitam avaliar a vantagem estritamente tcnica de cada proposta. vedada a exigncia ou valorao de qualquer aspecto tcnico impertinente ou irrelevante para o objeto pretendido; O critrio de aceitabilidade destina-se verificao da compatibilidade dos preos ofertados com o praticado no respectivo mercado; O critrio de julgamento das propostas (tipo de licitao) destina-se avaliao global das propostas dos licitantes para escolha daquela mais vantajosa, entre as propostas dos proponentes habilitados e classificadas pelo atendimento s exigncias tcnicas mnimas, seja considerando somente o aspecto do preo (tipo "menor preo"), seja considerando conjuntamente os aspectos tcnicos e de preo (tipos "tcnica e preo" e "melhor tcnica"). vedada a exigncia ou



valorao de qualquer aspecto tcnico impertinente ou irrelevante para o objeto pretendido ou no previsto no edital; O critrio de desempate destina-se a prover um mtodo para determinao do vencedor de um certame entre aqueles mais bem classificados e empatados, aps aplicados todos os critrios anteriores, visto serem todas essas propostas igualmente vantajosas.

BOA PRTICA 5.4. Definio do modelo de gesto do contrato

JUSTIFICATIVA A Administrao atua como consumidor nas relaes contratuais que firma com terceiros para execuo indireta. Por isso, o modelo de gesto do contrato deve caracterizar a relao contratual exclusivamente como prestao de servios e jamais permitir qualquer caracterizao de fornecimento de mo de obra, evitando aspectos tais como: Subordinao dos empregados da contratada contratante; Pessoalidade ou habitualidade; Ressarcimento de salrios, despesas de transporte, viagem ou hospedagem; Benefcios como os de alimentao; Gesto dos servios pela contratante e no pelo preposto da contratada. Um modelo de gesto deve permitir e desenvolver um relacionamento cliente-fornecedor caracterizado: Pela garantia dos produtos e servios com padres adequados de qualidade, segurana, durabilidade e desempenho; Pela harmonizao dos interesses dos participantes das relaes de consumo e compatibilizao da proteo do consumidor com a necessidade de desenvolvimento econmico e tecnolgico, de modo a viabilizar os princpios nos quais se funda a ordem econmica (art. 170, da Constituio Federal), sempre com base na boa-f e equilbrio nas relaes entre consumidores e fornecedores; Pela educao e informao de fornecedores e consumidores, quanto aos seus direitos e deveres, com vistas melhoria do



mercado de consumo; Pelo incentivo criao pelos fornecedores de meios eficientes de controle de qualidade e segurana de produtos e servios.

BOA PRTICA

JUSTIFICATIVA

5.5. Fazer levantamento e necessria a anlise de preos de mercado para sintetizar duas anlise de preos de informaes necessrias para a licitao, a estimativa do custo da mercado contratao e o comportamento dos preos no mercado, que serviro para: Embasar a anlise de economicidade da contratao (custo/ benefcio); Integrar o projeto bsico e o edital e embasar a alocao oramentria; Embasar a fixao de preo mximo; Embasar a declarao de razoabilidade de preo nas dispensas de licitao; Determinar a modalidade da licitao, caso no seja escolhida a modalidade prego; Determinar o valor da garantia e o valor do capital mnimo ou do patrimnio lquido, para fins de habilitao; Determinar a necessidade de audincia pblica, obrigatria para valores acima de R$150 milhes); Determinar, na fase de julgamento, a aceitabilidade de preos em razo da compatibilidade com os preos praticados no mercado e a eventual inexequibilidade de preo.

5.6. Anlise da

a verificao da capacidade da contratao em resolver problemas



economicidade da contratao

e necessidades reais do contratante, da capacidade dos benefcios futuros decorrentes da contratao compensarem os seus custos e a demonstrao de ser a alternativa escolhida a que traz o melhor resultado estratgico possvel de uma determinada alocao de recursos financeiros, econmicos e/ou patrimoniais em um dado cenrio socioeconmico. Essa anlise bastante conhecida como anlise custo/benefcio. O projeto de planejamento de uma contratao encerra com a entrega e aceitao dos seguintes documentos: Projeto Bsico ou Termo de Referncia, tanto para licitaes quanto para contrataes diretas; Relatrio sucinto da equipe projetista informando; Um resumo da documentao entregue; Lies aprendidas durante o projeto e que devem permanecer na base de conhecimento para reuso; Os principais riscos da contratao e sugestes sobre como mitig-los; O parecer da equipe projetista sobre a convenincia ou no da contratao; O termo de encaminhamento autoridade superior.

5.7. Encerramento do planejamento

3.2. Elaborao do EditalPrope-se o seguinte check-list para elaborao do edital. Quadro 2 Check-list para Elaborao do EditalS/N/ NA

Ordem

DESCRIO

Dispositivos Legais

1 1.1

DO PREMBULO Consta o nmero de ordem, em srie anual? LL, art. 40 in limine: O edital conter no prembulo o nmero de ordem em srie anual( ..).

1.2

Consta o nome da repartio interessada?

LL, art. 40 caput : O edital conter no prembulo o nmero de ordem em srie anual, o nome da repartio interessada e de seu setor, a modalidade, o regime de execuo e o tipo da licitao, a meno de



que ser regida por esta Lei, o local, dia e hora para recebimento da documentao e proposta, bem como para incio da abertura dos envelopes, e indicar, obrigatoriamente, o seguinte: 1.3 Consta a modalidade de licitao? Consta o regime de execuo? Consta o licitao? tipo da LL, art. 40 caput - idem

1.4

LL, art. 40 caput - idem

1.5


1.6

Consta a meno de que o procedimento ser regido pela Lei n. 8.666/93 Obs. No caso do prego aplicam-se subsidiariamente as normas da Lei n 8.666/93 (art. 9 Lei 10.520/2002).


Ordem

DESCRIO

Dispositivos Legais

S/N/ NA

01/07/11

Consta a data do incio da abertura dos envelopes?

LL, art. 40 in fine: O edital conter (...), e indicar, obrigatoriamente, o seguinte: (...) bem como para incio da abertura dos envelopes(...)

Ordem

DESCRIO

Dispositivos Legais

S/N/ NA

2 2.1

DO OBJETO O objeto da licitao foi descrito de forma clara e sucinta? Nas licitaes para LL, art. 40, I : O edital conter (...), e indicar, obrigatoriamente, o seguinte: I objeto da licitao, em descrio sucinta e clara;



aquisio de bens e servios comuns ser obrigatria a modalidade prego e de forma preferencial o prego eletrnico (art. 4 Dec.5450. Obs. A Lei 10.520 faculta a utilizao do prego (art. 1).

Lei 10.520/2002 art. 3 II : Art. 3 - A fase preparatria do prego observar o seguinte: (...) II - a definio do objeto dever ser precisa, suficiente e clara, vedadas especificaes que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessrias, limitem a competio; Dec. N 3.555/00, art. 8 I : Art. 8 A fase preparatria do prego observar as seguintes regras: (...) I - a definio do objeto dever ser precisa, suficiente e clara, vedadas especificaes que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessrias, limitem ou frustrem a competio ou a realizao do fornecimento, devendo estar refletida no termo de referncia;

2.2

O objeto da licitao envolve criao, expanso ou aperfeioamento de ao governamental que acarrete aumento de despesa?

LRF, art. 16 caput c/c 4, I Art. 16. A criao, expanso ou aperfeioamento de ao governamental que acarrete aumento da despesa ser acompanhado de: 4o As normas do condio prvia para: caput constituem

I - empenho e licitao de servios, fornecimento de bens ou execuo de obras; S/N/ NA

Ordem

DESCRIO

Dispositivos Legais

2.4

H declarao do ordenador de que o gasto compatvel com a LOA ,a LDO e o PPA ?

LRF, art. 16, II : Art. 16. A criao, expanso ou aperfeioamento de ao governamental que acarrete aumento da despesa ser acompanhado de: (...) II - declarao do ordenador da despesa de que o aumento tem adequao oramentria e financeira com a lei oramentria anual e compatibilidade com o plano plurianual e com a lei de diretrizes oramentrias. LL, art. 6, inciso IX: Art. 6 - Para os fins desta Lei, considera-se:(...) IX (...), indicaes elaborado com dos estudos base nas tcnicos

2.5

H estudos tcnicos e/ou econmicos e/ou ambientais preliminares que



serviram de subsdio para a elaborao do edital?

preliminares, que assegurem a viabilidade tcnica e o adequado tratamento do impacto ambiental do empreendimento, (...)

2.6

H projeto bsico aprovado por autoridade competente e disponvel para exame dos interessados em participar do processo licitatrio? Ou, em se tratando da modalidade de prego, h termo de referncia? H indicao se o projeto executivo est disponvel na data publicao do edital e o local onde possa ser examinado e adquirido?

LL, art. 40, IV c/c art. 7, 2, I.: O edital conter (...), e indicar, obrigatoriamente, o seguinte: IV - local onde poder ser examinado e adquirido o projeto bsico; art. 7, 2, I.: 2o As obras e os servios somente podero ser licitados quando: I - houver projeto bsico aprovado pela autoridade competente e disponvel para exame dos interessados em participar do processo licitatrio; LL, art. 40, V : O edital conter (...), e indicar, obrigatoriamente, o seguinte: V - se h projeto executivo disponvel na data da publicao do edital de licitao e o local onde possa ser examinado e adquirido;

2.7

Ordem

DESCRIO

Dispositivos Legais

S/N/ NA

2.9

H previso das condies de recebimento do objeto da licitao?

LL, art. 40, XVI : O edital conter (...), e indicar, obrigatoriamente, o seguinte: XVI - condies de recebimento do objeto da licitao; Art. 3 inciso I LP - Art. 3o A fase preparatria do prego observar o seguinte: I a autoridade competente (...), inclusive com fixao dos prazos para fornecimento;



Ordem

DESCRIO

Dispositivos Legais

S/N/ NA

2.10

H indicativos de que o uso de uma dessas duas modalidades visou ao fracionamento da despesa? O valor do objeto considerado de grande vulto?

LL, art. 23, 1 e 2 c/c 5 - Idem

2.11

LL, art.39 - Art. 39. Sempre que o valor estimado para uma licitao ou para um conjunto de licitaes simultneas ou sucessivas for superior a 100 (cem) vezes o limite previsto no art. 23, inciso I,alnea "c" desta Lei, o processo licitatrio ser iniciado, obrigatoriamente, com uma audincia pblica concedida pela autoridade responsvel com antecedncia mnima de



15 (quinze) dias teis da data prevista para a publicao do edital, e divulgada, com a antecedncia mnima de 10 (dez) dias teis de sua realizao, pelos mesmos meios previstos para a publicidade da licitao, qual tero acesso e direito a todas as informaes pertinentes e a se manifestar todos os interessados. 2.12 Houve prvia? audincia LL, art.39 Idem

Ordem

DESCRIO

Dispositivos Legais

S/N/ NA

3 3.1

DA PUBLICIDADE H previso dos locais, horrios e cdigos de acesso dos meios de comunicao distncia em que sero fornecidos elementos, informaes e esclarecimentos relativos licitao e s condies para atendimento das obrigaes necessrias ao cumprimento de LL, art. 40, VIII: O edital conter (...), e indicar, obrigatoriamente, o seguinte: VIII - locais, horrios e cdigos de acesso dos meios de comunicao distncia em que sero fornecidos elementos, informaes e esclarecimentos relativos licitao e s condies para atendimento das obrigaes necessrias ao cumprimento de seu objeto; Art. 4 I e II LP : Art. 4o A fase externa do prego ser iniciada com a convocao dos interessados e observar as seguintes



seu objeto?

regras: I - a convocao dos interessados ser efetuada por meio de publicao de aviso em dirio oficial do respectivo ente federado ou, no existindo, em jornal de circulao local, e facultativamente, por meios eletrnicos e conforme o vulto da licitao, em jornal de grande circulao, nos termos do regulamento de que trata o 2 do art. 1; II - do aviso constaro a definio do objeto da licitao, a indicao do local, dias e horrios em que poder ser lida ou obtida a ntegra do edital;

Ordem

DESCRIO

Dispositivos Legais

S/N/ NA

3.2

Foi observado o prazo mnimo entre a publicao e a data de recebimento das propostas?

LL, art.21: Art. 21. Os avisos contendo os resumos dos editais das concorrncias, das tomadas de preos, dos concursos e dos leiles, embora realizados no local da repartio interessada, devero ser publicados com antecedncia, no mnimo, por uma vez: 2o O prazo mnimo at o recebimento das propostas ou da realizao do evento ser: I - quarenta e cinco dias para:



a) concurso; b) concorrncia, quando o contrato a ser celebrado contemplar o regime de empreitada integral ou quando a licitao for do tipo "melhor tcnica" ou "tcnica e preo"; II - trinta dias para: a) concorrncia, nos casos no especificados na alnea "b" do inciso anterior; b) tomada de preos, quando a licitao for do tipo "melhor tcnica" ou "tcnica e preo"; III - quinze dias para a tomada de preos, nos casos no especificados na alnea "b" do inciso anterior, ou leilo; IV - cinco dias teis para convite. 3o Os prazos estabelecidos no pargrafo anterior sero contados a partir da ltima publicao do edital resumido ou da expedio do convite, ou ainda da efetiva disponibilidade do edital ou do convite e respectivos anexos, prevalecendo a data que ocorrer mais tarde. LP Art. 4 V : Art. 4o A fase externa do prego ser iniciada com a convocao dos interessados e observar as seguintes regras: V - o prazo fixado para a apresentao das propostas, contado a partir da publicao do aviso, no ser inferior a 8 (oito) dias teis;

Ordem

DESCRIO

Dispositivos Legais

S/N/ NA

4 4.1

DOS LICITANTES Constam as condies para os interessados participarem da licitao? LL, art.40, VI : Art. 40. O edital conter(...), e indicar, obrigatoriamente, o seguinte: VI - condies para participao na licitao, em conformidade com os arts. 27



a 31 desta Lei, e forma de apresentao das propostas;

Ordem

DESCRIO

Dispositivos Legais

S/N/ NA

4.2

Constam as vedaes previstas no art.9 da LL?

LL, art.9 : Art. 9o No poder participar, direta ou indiretamente, da licitao ou da execuo de obra ou servio e do fornecimento de bens a eles necessrios: I - o autor do projeto, bsico ou executivo, pessoa fsica ou jurdica; II - empresa, isoladamente ou em consrcio, responsvel pela elaborao do projeto



bsico ou executivo ou da qual o autor do projeto seja dirigente, gerente, acionista ou detentor de mais de 5% (cinco por cento) do capital com direito a voto ou controlador, responsvel tcnico ou subcontratado; III - servidor ou dirigente de rgo ou entidade contratante ou responsvel pela licitao. 1o permitida a participao do autor do projeto ou da empresa a que se refere o inciso II deste artigo, na licitao de obra ou servio, ou na execuo, como consultor ou tcnico, nas funes de fiscalizao, superviso ou gerenciamento, exclusivamente a servio da Administrao interessada. 2o O disposto neste artigo no impede a licitao ou contratao de obra ou servio que inclua a elaborao de projeto executivo como encargo do contratado ou pelo preo previamente fixado pela Administrao. 3o Considera-se participao indireta, para fins do disposto neste artigo, a existncia de qualquer vnculo de natureza tcnica, comercial, econmica, financeira ou trabalhista entre o autor do projeto, pessoa fsica ou jurdica, e o licitante ou responsvel pelos servios, fornecimentos e obras, incluindo-se os fornecimentos de bens e servios a estes necessrios. 4o O disposto no pargrafo anterior aplica-se aos membros da comisso de licitao.

Ordem

DESCRIO

Dispositivos Legais

S/N/ NA

5

DO RECEBIMENTO DOS ENVELOPES Consta a forma de apresentao das propostas? LL, art.40, VI, in fine:: Art. 40. O edital conter(...), e indicar, obrigatoriamente, o seguinte:

5.1



VI - condies para participao na licitao, em conformidade com os arts. 27 a 31 desta Lei, e forma de apresentao das propostas;

Ordem

DESCRIO

Dispositivos Legais

S/N/ NA

5.2

Exige a necessidade de apresentao da documentao de habilitao e da proposta de preo do licitante em envelopes separados?

LL, art.40 VI c/c art.43,I e III : LL, art.40 VI Art. 40. O edital conter(...), e indicar, obrigatoriamente, o seguinte: VI - condies para participao na licitao, em conformidade com os arts. 27 a 31 desta Lei, e forma de apresentao das



propostas; LL, art. 43, I e III: Art. 43. A licitao ser processada e julgada com observncia dos seguintes procedimentos: I - abertura dos envelopes contendo a documentao relativa habilitao dos concorrentes, e sua apreciao; III - abertura dos envelopes contendo as propostas dos concorrentes habilitados, desde que transcorrido o prazo sem interposio de recurso, ou tenha havido desistncia expressa, ou aps o julgamento dos recursos interpostos; LP Art. 4 XI e XII - Art. 4o A fase externa do prego ser iniciada com a convocao dos interessados e observar as seguintes regras: XI - examinada a proposta classificada em primeiro lugar, quanto ao objeto e valor, caber ao pregoeiro decidir motivadamente a respeito da sua aceitabilidade; XII - encerrada a etapa competitiva e ordenadas as ofertas, o pregoeiro proceder abertura do invlucro contendo os documentos de habilitao do licitante que apresentou a melhor proposta, para verificao do atendimento das condies fixadas no edital;

Ordem

DESCRIO

Dispositivos Legais

S/N/ NA

5.3

Exige a lavratura de atas circunstanciadas assinadas pelos licitantes presentes e pela comisso quando

LL, art. 40, VI c/c art. 43, 1 : LL, art.40 - ver item anterior LL, art. 43, 1 : Art. 43. A licitao ser processada e julgada com observncia dos



da abertura envelopes?

dos

seguintes procedimentos: 1o A abertura dos envelopes contendo a documentao para habilitao e as propostas ser realizada sempre em ato pblico previamente designado, do qual se lavrar ata circunstanciada, assinada pelos licitantes presentes e pela Comisso. LL,art.40, VI c/c art.43, 6 : LL art.40, VI - ver item 5.2 LL art.43, 6 : Art. 43. A licitao ser processada e julgada com observncia dos seguintes procedimentos: 6o Aps a fase de habilitao, no cabe desistncia de proposta, salvo por motivo justo decorrente de fato superveniente e aceito pela Comisso.

5.4

Consta que, aps a fase de habilitao, no cabe desistncia de proposta, salvo motivo justo aceito pela comisso?

5.5

Em se tratando da modalidade de prego, foi prevista a entrega da declarao de que o licitante cumpre os requisitos de habilitao?

LP, art. 4, inc.VII: Art. 4 A fase externa do prego ser iniciada com a convocao dos interessados e observar as seguintes regras: VII - aberta a sesso, os interessados ou seus representantes, apresentaro declarao dando cincia de que cumprem plenamente os requisitos de habilitao e entregaro os envelopes contendo a indicao do objeto e do preo oferecidos, procedendo-se sua imediata abertura e verificao da conformidade das propostas com os requisitos estabelecidos no instrumento convocatrio;

Ordem

DESCRIO

Dispositivos Legais

S/N/ NA

6 6.1

DA DOCUMENTAO H previso de que os documentos LL, art.40, VI c/c art.32 :



necessrios habilitao podero ser apresentados em original, por cpia autenticada por cartrio ou por servidor da administrao, ou por publicao no Dirio Oficial? No caso do prego eletrnico deve-se observar o disposto no 3 do art. 25 do Decreto 5.450/2005.

LL,art.40, VI ver item 5.2. LL art.32 : Art. 32. Os documentos necessrios habilitao podero ser apresentados em original, por qualquer processo de cpia autenticada por cartrio competente ou por servidor da administrao ou publicao em rgo da imprensa oficial. Decreto 5.450/2005 3 do art. 25 - Art. 25. Encerrada a etapa de lances, o pregoeiro .examinar a proposta classificada em primeiro lugar (...) e verificar a habilitao do licitante conforme disposies do edital. 3o Os documentos e anexos exigidos, quando remetidos via fax, devero ser apresentados em original ou por cpia autenticada, nos prazos estabelecidos no edital.

6.2 6.2.1

Da Habilitao Jurdica Exige cdula identidade? de LL,art.40, VI c/c art.28,I : LL,art.40, VI ver item 5.2. LL art.28, I : Art. 28. A documentao relativa habilitao jurdica, conforme o caso, consistir em: I - cdula de identidade;

6.2.2

Exige registro comercial no caso de empresa individual?

LL,art.40, VI c/c art.28, II : LL,art.40, VI ver item 5.2. LL art.28, II : Art. 28. A documentao relativa habilitao jurdica, conforme o caso, consistir em: II - registro comercial, no caso de empresa individual;

Ordem

DESCRIO

Dispositivos Legais

S/N/ NA

6.2.3

Exige registro do ato constitutivo, estatuto ou contrato social em

LL,art.40, VI c/c art.28,III : LL,art.40, VI ver item 5.2.



vigor da sociedade comercial, acrescido, no caso de sociedades por aes, dos documentos de eleio de seus administradores?

LL art.28, III: Art. 28. A documentao relativa habilitao jurdica, conforme o caso, consistir em: III - ato constitutivo, estatuto ou contrato social em vigor, devidamente registrado, em se tratando de sociedades comerciais, e, no caso de sociedades por aes, acompanhado de documentos de eleio de seus administradores; LL,art.40, VI c/c art.28,IV LL,art.40, VI ver item 5.2. LL art.28, IV: Art. 28. A documentao relativa habilitao jurdica, conforme o caso, consistir em: IV - inscrio do ato constitutivo, no caso de sociedades civis, acompanhada de prova de diretoria em exerccio;

6.2.4

Exige inscrio do ato constitutivo e prova de diretoria em exerccio, no caso de sociedade civil?

6.2.5

Exige o decreto de autorizao em se tratando de em presa ou sociedade estrangeira em funcionamento no Pas?

LL, art.28, V , in limine: : Art. 28. A documentao relativa habilitao jurdica, conforme o caso, consistir em: V - decreto de autorizao, em se tratando de empresa ou sociedade estrangeira em funcionamento no Pas, e ato de registro ou autorizao para funcionamento expedido pelo rgo competente, quando a atividade assim o exigir. LL,art.28, V , in fine: Art. 28. A documentao relativa habilitao jurdica, conforme o caso, consistir em: V - decreto de autorizao, em se tratando de empresa ou sociedade estrangeira em funcionamento no Pas, e ato de registro ou autorizao para funcionamento expedido pelo rgo competente, quando a atividade assim o exigir.

6.2.6

Exige ato de registro ou autorizao para funcionamento expedido pelo rgo competente, quando a atividade assim o exigir, em se tratando de empresa ou sociedade estrangeira em funcionamento no Pas? DESCRIO

Ordem

Dispositivos Legais

S/N/ NA

6.2.7

Exige, nas modalidades previstas

C F, art. 7, XXXIII, c/c LL, art. 27, inc.V:



na Lei n. 8.666/93, a declarao de que, ao empregar menores de idade, cumpre-se as condies determinadas em lei?

C F, art. 7, XXXIII: Art. 7 So direitos dos trabalhadores urbanos e rurais, alm de outros que visem melhoria de sua condio social: XXXIII - proibio de trabalho noturno, perigoso ou insalubre a menores de dezoito e de qualquer trabalho a menores de dezesseis anos, salvo na condio de aprendiz, a partir de quatorze anos; Redao dada pela EC n 20/1998. LL, art. 27, inc. V: Art. 27. Para a habilitao nas licitaes exigir-se- dos interessados, exclusivamente, documentao relativa a: V cumprimento do disposto no inciso XXXIII do art. 7 da Constituio Federal.

6.3 6.3.1

Regularidade Fiscal Exige a inscrio no CPF ou CNPJ? LL, art.40, VI c/c art.29, I LL: LL art.40, VI ver sub item 5.2 LL, art.29, I: : Art. 29. A documentao relativa regularidade fiscal, conforme o caso, consistir em: I - prova de inscrio no Cadastro de Pessoas Fsicas (CPF) ou no Cadastro Geral de Contribuintes (CGC);

6.3.2

Exige prova de inscrio no cadastro estadual de contribuintes, municipal ou distrital do domiclio ou sede do licitante, segundo seu ramo de atividade e compatvel com o objeto contratual?

LL, art.40, VI c/c art.29,II : LL, art.40, VI ver sub item 5.2 LL art.29,II Art. 29. A documentao relativa regularidade fiscal, conforme o caso, consistir em: II - prova de inscrio no cadastro de contribuintes estadual ou municipal, se houver, relativo ao domiclio ou sede do licitante, pertinente ao seu ramo de atividade e compatvel com o objeto contratual;

Ordem

DESCRIO

Dispositivos Legais

S/N/ NA



6.3.3

Exige prova de regularidade fiscal pertinente atividade contratada? Obs. No caso de ME e EPP observar as disposies contidas nos arts. 42 e 43 da Lei Complementar 123/2006.

LL, art. 40, VI c/c art.29,III: LL, art.40, VI ver subitem 5.2 LL art.29, III: Art. 29. A documentao relativa regularidade fiscal, conforme o caso, consistir em: III - prova de regularidade para com a Fazenda Federal, Estadual e Municipal do domiclio ou sede do licitante, ou outra equivalente, na forma da lei; LP art. 4, XIII : Art. 4o A fase externa do prego ser iniciada com a convocao dos interessados e observar as seguintes regras: XIII - a habilitao far-se- com a verificao de que o licitante est em situao regular perante a Fazenda Nacional, a Seguridade Social e o Fundo de Garantia do Tempo de Servio - FGTS, e as Fazendas Estaduais e Municipais, quando for o caso, com a comprovao de que atende s exigncias do edital quanto habilitao jurdica e qualificaes tcnica e econmico-financeira; LC 123/2006 , art. 42 e art. 43. LC art. 42 : Art. 42 Nas licitaes pblicas, a comprovao de regularidade fiscal das microempresas e empresas de pequeno porte somente ser exigida para efeito de assinatura do contrato. LC art. 43 : Art. 43. As microempresas e empresas de pequeno porte, por ocasio da participao em certames licitatrios, devero apresentar toda a documentao exigida para efeito de comprovao de regularidade fiscal, mesmo que esta apresente alguma restrio. 1o Havendo alguma restrio na comprovao da regularidade fiscal, ser assegurado o prazo de 2 (dois) dias teis, cujo termo inicial corresponder ao momento em que o proponente for declarado o vencedor do certame, prorrogveis por igual perodo, a critrio da Administrao Pblica, para a regularizao da documentao, pagamento ou parcelamento do dbito, e emisso de eventuais certides negativas ou positivas com efeito de certido negativa. 2o A no-regularizao da documentao, no prazo previsto no 1o deste artigo, implicar decadncia do direito contratao, sem prejuzo das sanes previstas no art. 81 da Lei n 8.666, de 21 de junho de 1993, sendo facultado Administrao convocar os licitantes remanescentes, na ordem de classificao, para a assinatura do contrato, ou revogar a licitao.



Ordem

DESCRIO

Dispositivos Legais

S/N/ NA

6.3.4

Exige prova de regularidade para com o INSS pelos licitantes?

LL,art.40, VI c/c art.29,IV : LL, art.40, VI ver sub item 5.2 LL art.29, IV: Art. 29. A documentao relativa regularidade fiscal, conforme o caso, consistir em: IV - prova de regularidade relativa Seguridade Social e ao Fundo de Garantia por Tempo de Servio (FGTS), demonstrando situao regular no cumprimento dos encargos sociais institudos por lei. LP art. 4, XIII : Art. 4 A fase externa do prego ser iniciada com a convocao dos interessados e observar as seguintes regras: XIII - a habilitao far-se- com a verificao de que o licitante est em situao regular perante a Fazenda Nacional, a Seguridade Social e o Fundo de Garantia do Tempo de Servio - FGTS, e as Fazendas Estaduais e Municipais, quando for o caso, com a comprovao de que atende s exigncias do edital quanto habilitao jurdica e qualificaes tcnica e econmicofinanceira;

6.3.5

Exige prova de regularidade para com o FGTS?

LL art. 40, VI c/c art.29, IV : LL, art.40, VI ver sub item 5.2 LL art.29, IV: Art. 29. A documentao relativa regularidade fiscal, conforme o caso, consistir em: IV - prova de regularidade relativa Seguridade Social e ao Fundo de Garantia por Tempo de Servio (FGTS), demonstrando situao regular no cumprimento dos encargos sociais institudos por lei. LP art. 4, XIII: Art. 4o A fase externa do prego ser iniciada com a convocao dos interessados e observar as seguintes regras: XIII - a habilitao far-se- com a verificao de que o licitante est em situao regular perante a Fazenda Nacional, a Seguridade Social e o Fundo de Garantia do Tempo de Servio - FGTS, e as Fazendas Estaduais e Municipais, quando for o caso, com a comprovao de que atende s exigncias do edital quanto habilitao



jurdica e qualificaes tcnica e econmicofinanceira; Ordem DESCRIO Dispositivos Legais S/N/ NA 6.4 Da Tcnica Qualificao

6.4.1

Exige o registro ou inscrio na entidade profissional

Guia de Gestao de Processos de Governo

Documents

Transcript of Guia de Gestao de Processos de Governo