III Congresso Consad de Gestão Pública

COMUNICAÇÃO ESTRATÉGICA NO MINISTÉRIO DA

AGRICULTURA, PECUÁRIA E ABASTECIMENTO

Marcio Marques Perrut Paulo Sérgio Vilches Fresneda

Estela Alves de Medeiros

Painel 07/027 Experiências de comunicação da estratégia

COMUNICAÇÃO ESTRATÉGICA NO MINISTÉRIO DA AGRICULTURA, PECUÁRIA E

ABASTECIMENTO

Marcio Marques Perrut Paulo Sérgio Vilches Fresneda

Estela Alves de Medeiros

RESUMO Um dos fatores críticos de sucesso de um projeto de gestão estratégica é a compreensão do processo de gestão e do conteúdo da estratégia pelos colaboradores da organização. A comunicação interna e a capacitação são os instrumentos mais adequados para promover o entendimento e o consequente comprometimento dos servidores com a execução dessas estratégias. Isso implica na tradução das questões estratégicas em informações veiculadas em peças de comunicação criativas e esclarecedoras, tornando o conteúdo técnico compreensível a todos servidores. O Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento (Mapa) explorou vários tipos de peças de comunicação para divulgar seu projeto, tais como: folders, cartazes, banners, calendários, informações na intranet, no informativo eletrônico e no informativo mensal chamado Entre Nós. Nos 4 anos de implementação do projeto de gestão estratégica no Mapa, a Assessoria de Gestão Estratégica (AGE) foi responsável pela realização de diversas capacitações e palestras em gestão estratégica, tanto na sede quanto nas unidades estaduais, contando com mais de 6000 participações, num total de 36.184 horas. O resultado de todo esse esforço de comunicação foi satisfatório, e pode-se demonstrar esse fato pelo aumento de conhecimento sobre o tema gestão estratégica pela gerência média da casa, conforme pesquisas realizadas por esta AGE nos últimos anos, onde em uma escala de 0 a 5, a média obtida foi de 2,4 em 2007, 2,7 em 2008, e 3,2 em 2009 (dados preliminares).

SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO........................................................................................................ 03

2 OBJETIVO.............................................................................................................. 04

3 HISTÓRICO............................................................................................................ 06

4 CONCLUSÕES....................................................................................................... 20

5 REFERÊNCIAS....................................................................................................... 21

3

1 INTRODUÇÃO

O processo de gestão estratégica no Ministério da Agricultura, Pecuária e

Abastecimento (Mapa) iniciou-se com sua reestruturação organizacional, em 2005,

como resultado de avaliação institucional, no ano anterior, realizada com o apoio do

Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MP). A Assessoria de Gestão

Estratégica do Mapa foi criada em 24 de janeiro de 2005, por intermédio do Decreto

5351, com a incumbência de gerir o processo de gestão estratégica, elaborar estudos

prospectivos e técnicos e, assessorar o Ministro em temas de seu interesse e

necessidade do Mapa. A existência de uma unidade organizacional específica para

gerir o processo de gestão estratégica, no nível hierárquico em que a AGE foi

colocada, possibilitou a formação de uma equipe técnica com as competências e

responsabilidade de cuidar da gestão estratégica, facilitando a realização das

atividades de elaboração e gestão da execução da estratégia da organização. Kaplan

e Norton (2001) mencionam a importância da existência de uma unidade semelhante

à AGE, a qual eles se referem como Strategic Management Office (SMO), para o

sucesso de criação de uma organização focada na estratégia. Segundo os mesmos

autores, a comunicação da estratégia tem um papel primordial, pois “a comunicação

eficaz da estratégia, objetivos e iniciativas é fundamental para que os empregados

contribuam para a execução da estratégia” (Kaplan e Norton, 2009).

Os instrumentos de gestão estratégica foram elaborados originalmente

com base no método Balanced Scorecard (BSC), adaptados posteriormente para

acomodar o estilo de gestão da equipe ministerial que gerencia o Mapa no período

de 2007-2010. Ressalta-se a realização de seis reuniões de acompanhamento e

análise da execução das estratégias (e suas indispensáveis medições dos

indicadores de desempenho) e muitas ações de comunicação e capacitação da

gerência média e dos servidores em geral sobre a gestão estratégica, objetivando

implantar, institucionalizar e executar efetivamente as estratégias formuladas.

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2 OBJETIVO

A comunicação da estratégia é um elemento indispensável para que sua

implementação, em qualquer organização, seja bem-sucedida. Em outras palavras,

não é possível alcançar uma visão de futuro sem o esclarecimento e o

compartilhamento dos colaboradores envolvidos. Este compartilhamento só será

efetivo quando os servidores ou colaboradores compreenderem claramente como

seu trabalho contribui para o alcance dos objetivos estratégicos.

Kaplan e Norton, criadores da metodologia BSC, adotada pelo Mapa

como base da sua gestão estratégica, observaram que as empresas de maior

sucesso na implementação da estratégia seguiam cinco princípios fundamentais: 1)

Mobilizar a mudança por meio da Liderança Executiva; 2) Traduzir a Estratégia em

termos operacionais; 3) Alinhar a Organização com a Estratégia; 4) Motivar para

transformar a Estratégia em tarefa de todos; e, 5) Transformar a estratégia em

processo contínuo. Certamente, dentre esses princípios, o que mais se relaciona

aos temas de comunicação é o da motivação para transformar a estratégia em tarefa

comum a todos.

Um processo de gestão estratégica passa por diversas etapas. Apesar de

cada organização ter características próprias, que podem alterar prazos e etapas, de

forma geral elas se apresentam na sequência: 1) Análise de Ambiente Interno e

Externo; 2) Definição dos Fundamentos Estratégicos (Missão, Visão e Valores); 3)

Construção e Detalhamento da Estratégia; 4) Execução; 5) Monitoramento e

Avaliação; e 6) Comunicação.

A Comunicação deve permear todas as fases do processo de gestão

estratégica: da construção à execução. Evidentemente, a linguagem, o estilo e o

meio empregado deverão adequar-se a cada público e objetivo específico para se

obter o efeito desejado, objetivando, primeiramente, informar os colaboradores da

organização sobre o novo instrumento de gestão que está sendo implantado. Em

segundo lugar, a comunicação deve provocar a reflexão nestas pessoas sobre o que

realmente significa a estratégia da organização e como elas poderão contribuir para

o seu sucesso. Ressalta-se que a execução da estratégia provoca transformações

na organização, pois busca a consecução da visão de futuro estabelecida para a

organização. Transformar uma organização é sinônimo de mudanças, e para mudar

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uma organização é necessário mudar as pessoas. Estas somente irão mudar se

estiverem informadas sobre o novo processo de gestão estratégica que está sendo

implementado. Daí a importância da comunicação e da capacitação dos servidores,

a base real e efetiva de um processo de mudança sustentável e duradouro.

Este artigo objetiva apresentar a experiência de comunicação da

estratégia no Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento. O processo de

comunicação da gestão estratégica no Mapa tem-se utilizado de diversos tipos de

peças de comunicação, tais como: folders, cartazes, banners, calendários,

informações na intranet, no informativo eletrônico e no informativo mensal chamado

Entre Nós, visando atingir todos os servidores do Ministério. A comunicação da

estratégia no Mapa vem se adaptando a cada momento e a cada necessidade

identificada, pois a “comunicação não é um fenômeno trans-histórico; portanto, está

sujeita a transformações sociais e tecnológicas” (Sousa, 2009, p.27).

6

3 HISTÓRICO

A comunicação da estratégia no Mapa pode ser dividida em duas etapas

principais. A primeira compreende o período que vai da construção da estratégia até

o final de 2006. O segundo período segue de 2007 até os dias atuais.

Primeiro período

A construção da gestão estratégica teve início em dezembro de 2005.

Antes, fora desenhado um projeto contemplando cinco principais etapas: 1) revisão

da missão; 2) construção da visão de futuro; 3) construção e detalhamento de um

Mapa Estratégico, com definição dos desafios para se alcançar a visão de futuro; 4)

mapeamento inicial de integração entre a gestão estratégica e a operacional; e 5)

definição do modelo de acompanhamento da estratégia (Reuniões de Análise

Estratégica).

Além disso, foi definido o público participante da construção. No caso do

Ministério da Agricultura, tendo em vista as constantes mudanças de Alta Liderança

em função do cenário político, foram constituídas duas equipes: Equipe de Líderes e

Equipe de Líderes Ampliada.

A Equipe de Líderes era composta pelo Ministro, Secretário-Executivo,

Secretários nacionais, Chefe de Gabinete do Ministro, Chefe da Assessoria de

Gestão Estratégica e dois Superintendentes Federais de Agricultura. Sua principal

função era discutir e validar os temas propostos e acompanhar a execução da

estratégia. A Equipe de Líderes Ampliada era formada principalmente pelos

Diretores de Programa, Diretores de Departamento e três Superintendentes. Além

de discutir as propostas de estratégia, este grupo era responsável direto por sua

execução e comunicação com suas respectivas Unidades Organizacionais.

Adicionalmente às duas equipes acima citadas, responsáveis pela

construção da estratégia e também pela sua comunicação, a AGE estruturou a

comunicação do projeto utilizando-se de quatro grupos de servidores, a saber: (a)

Interlocutores de Gestão Estratégica; (b) Gerência Média; (c) Interessados em

gestão estratégica; e (d) Servidores em geral.

O grupo dos Interlocutores de gestão estratégica foi formado pelos

servidores indicados por suas chefias, mas com perfil de “envolvido” ou “interessado”

pelo tema “gestão”. Eles foram capacitados em gestão estratégica para contribuírem

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na disseminação e na execução da estratégia. Cada Unidade Organizacional

(Secretarias na sede do Ministério, Superintendências Federais de Agricultura –

SFAs e Laboratórios Nacionais de Agropecuários – LANAGROs) possui um

Interlocutor de Gestão Estratégica.

O segundo grupo, denominado Gerência Média, é formado por todos os

chefes de serviço, divisão, coordenadores e coordenadores-gerais do Ministério

lotados na Sede, SFAs e LANAGROs. Caberia a este grupo uma comunicação

privilegiada em função de sua importância na execução da estratégia. Ou seja, estes

são os responsáveis pelas áreas executoras do Mapa. A estratégia não evoluirá se

não tiver comprometimento e ação efetiva deste grupo na execução da estratégia.

Para o terceiro grupo, o de Interessados na Gestão Estratégica, foi criada

uma comunidade no ambiente de comunidades virtuais do Ministério. A comunidade

de Gestão Estratégica disponibiliza um espaço de colaboração coletivo, onde os

integrantes do grupo podem participar de discussões e encontrar os materiais da

Gestão Estratégica do Mapa. A comunidade de Gestão Estratégica comporta

subcomunidades que tratam de temas específicos e de interesse de um conjunto de

membros, tais como: Interlocutores de Gestão Estratégica, comunicação do projeto;

eventos e cursos de gestão estratégica etc.

Por último, o quarto grupo interno compõe-se dos servidores em geral, de

todo nível hierárquico, etário, educacional, etc. Grande parte das peças de

comunicação criadas objetiva este público.

Com relação ao público externo, denominado Público de Interesse

também foi feita uma divisão em cinco tipos. O primeiro grupo, de agentes e

representantes do Agronegócio1, representa o cliente direto do Ministério. Além de

distribuir o Plano Estratégico para este público, a AGE realizou diversas palestras

nas Câmaras Setoriais e Temáticas, que reúnem grande representatividade deste

público, no intuito de apresentar objetivos e receber apoio para a continuidade do

processo de gestão estratégica.

O segundo grupo, denominado Poder Executivo, é representando por

órgãos de diversos níveis de governo, como Ministérios, Secretarias de Agricultura,

Prefeituras, etc. Neste público, podem-se destacar três atores fundamentais na

1 Por agronegócio, entende-se o conjunto de todas as cadeias produtivas relacionadas à agropecuária, desde bens e serviços, passando pela produção rural (pequeno, médio e grande produtor), transporte, transformação, distribuição de alimentos e produtos de origem agropecuária.

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comunicação da gestão estratégica: Ministério do Planejamento, Controladoria-Geral

da União e Tribunal de Contas da União. Para estes atores, a AGE desenvolveu

estratégia de maior aproximação, com reuniões, palestras e entrega de material

informativo, também visando garantir continuidade do processo de gestão

estratégica, alinhando-se à capacidade de legislar e recomendar destes órgãos.

Para completar, três grupos integrados pelo Poder Legislativo, Relações

Internacionais e Sociedade foram envolvidos. O grupo Poder Legislativo é composto,

nos três níveis de governo, por parlamentares e comissões parlamentares de temas

relacionados à agricultura. No grupo Relações Internacionais encontram-se

Organismos Internacionais, Embaixadas, segmentos de Importadores e

Exportadores e Ministérios de Agricultura de outros países. Por fim, no grupo

Sociedade em Geral encontram-se consumidores, mídia, movimentos sociais e

organismos não incluídos nos demais grupos, como a Confederação Nacional da

Indústria. Para estes, a comunicação da estratégia é realizada principalmente por

meio de peças de comunicação.

Construção da estratégia

Inicialmente, em função dos prazos exíguos, o projeto gestão estratégica

foi apresentado sem uma comunicação massiva entre os servidores. Apenas os

membros das Equipes de Líderes e Líderes Ampliada participaram da comunicação

por meio de uma oficina de quatro horas, em que foram apresentados o método de

gestão estratégica e os passos para a construção e implementação da estratégia.

Esta escolha mostrou-se equivocada ao provocar uma resistência inicial grande por

parte dos servidores que se sentiram excluídos do processo.

O tamanho reduzido da equipe técnica e a falta de uma equipe de

comunicação interna no Ministério levaram à decisão de produzir boletins

informativos após cada etapa de construção da estratégia. Entre fevereiro de 2006 e

março de 2007, foram produzidos oito boletins informativos, que foram enviados, por

e-mail, a todos os servidores. O primeiro apresentava o Projeto Gestão Estratégica

com descrição das etapas a serem realizadas. O último boletim divulgou a terceira

Reunião de Análise Estratégica (RAE).

Em junho de 2006, com a estratégia definida e descrita (as demais etapas

do projeto se relacionavam à implementação), a AGE iniciou, efetivamente, o

trabalho de comunicação. Apesar de ter sido elaborado um Plano de Comunicação,

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as ações foram se desenvolvendo na medida da necessidade e das possibilidades

técnicas e financeiras disponíveis. Como primeira ação, foi criada uma logomarca

sugerindo a interligação da necessidade do foco no futuro e o atendimento do nosso

principal cliente – o agronegócio. Uma empresa contratada criou algumas opções de

logomarca e por votação dos membros da Equipe de Líderes, foi escolhida aquela

utilizada até hoje (vide figura 1). O passo seguinte foi a publicação do Plano

Estratégico do Mapa para distribuição em todas as Unidades Organizacionais e para

os Públicos de Interesse.

Para os servidores, particularmente, foi criada uma cartilha, com

linguagem mais acessível, para explicar os objetivos da Gestão Estratégica do

Mapa. A AGE elegeu como “mascote” uma das servidoras mais antigas do

Ministério. Este fato foi muito elogiado e auxiliou na maior identificação dos

servidores com o processo de gestão estratégica. Outro exemplo de ação

direcionada aos servidores foi a realização de videoconferência com todas as

Superintendências Federais de Agricultura e palestra na sede, com apresentação da

estratégia pelo Ministro da Agricultura. A videoconferência foi posteriormente

copiada em DVD e distribuída às Unidades Organizacionais do Mapa. A mensagem

que se procurou passar com isso era o comprometimento da Alta Liderança com o

processo de mudança, pois, de fato, “os empregados não poderão seguir se os

gestores não liderarem” (Kaplan e Norton, 2008).

Outros materiais foram criados para “premiar” os servidores mais

interessados nas palestras de gestão estratégica: mouse pad (processo de gestão

estratégica) e caneta. Estas peças, no entanto, ficaram apenas na AGE para

distribuição em eventos específicos. A equipe da AGE realizou palestras sobre a

gestão estratégica do Mapa em todos Departamentos da Sede e em praticamente

todas as SFAs em 2006. A palestra durava em média 2 horas e apresentava os

novos elementos do Ministério: Missão, Visão de Futuro e Mapa Estratégico. Este

foi, para a maioria dos servidores, o primeiro contato direto e detalhado com os

elementos da estratégia do Ministério.

Foi criado, ainda, um conjunto de quatro cartazes, distribuídos para os

Interlocutores de Gestão Estratégica divulgarem em suas Unidades Organizacionais

num cronograma determinado. O primeiro cartaz tratava da Visão de Futuro, o

segundo do Mapa Estratégico, o terceiro do Processo de Gestão Estratégica e o

último procurava motivar o servidor a se sentir responsável pela execução da

estratégia.

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No final de 2006, foi realizada a eleição presidencial. A perspectiva de

mudança de Ministro exigiu da equipe um plano de contingência. Assim, as ações

com as Câmaras Setoriais, Ministério do Planejamento, Controladoria-Geral da

União e Tribunal de Contas da União se intensificaram por meio de palestras,

distribuições do Plano Estratégico e reuniões técnicas.

No plano interno, a AGE elaborou o calendário 2007 com textos

motivacionais da gestão estratégica a cada mês. Os canais de comunicação interna

do Mapa (Intercom – digital e Jornal Entre Nós - impresso), implementados após a

construção do Mapa Estratégico, também foram utilizados para comunicação e

sensibilização dos servidores com relação à gestão estratégica. Mensalmente, foi

publicado no Jornal Entre Nós texto explicativo da frase de gestão estratégica do

mês respectivo, expandindo o conteúdo apresentado no calendário. O apoio da

equipe de Comunicação Interna passou a ser fundamental a partir deste ponto. Nos

anos seguintes até o atual, a AGE decidiu continuar com a distribuição de

calendários com o tema gestão estratégica, porque entende que é uma forma de

comunicação efetiva, já que atinge todos os servidores diariamente.

Ainda como estratégia de comunicação para a Sociedade em Geral, a

Assessoria de Comunicação Social e a AGE criaram press release e organizaram

palestra para os jornalistas que cobrem o tema Agricultura, visando apresentar a

gestão estratégica e os novos rumos do Mapa.

Figura 1: Logo da Gestão Estratégica

Segundo período

Em 2007, com a mudança ministerial, a Assessoria de Comunicação

Social incorporou a área de comunicação interna, anteriormente ligada à Secretaria

Executiva do Mapa. Isso possibilitou uma maior integração do tema Gestão

Estratégica em diversos canais e peças de comunicação. As áreas de maior

colaboração são Publicidade e Comunicação Interna.

Em função do estilo de gestão do novo Ministro e sua equipe, a AGE

precisou desenhar uma nova estratégia que mostrasse aos servidores que o

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processo teria continuidade. A primeira estratégia, de ordem mais técnica, consistiu

na adaptação do modelo de gestão a este estilo da nova gerência. Foi estabelecido

um conjunto de Resultados Estratégicos por Unidade Organizacional, com horizonte

de 2010, ao invés de 2015, que é o prazo para a realização da visão de futuro do

Mapa. A gestão destes resultados se dá nos mesmos padrões que o Mapa

Estratégico, pois cada Resultado se liga a determinado(s) Objetivo(s) Estratégico(s).

A segunda estratégia foi investir na capacitação da gerência média da

casa. Cada departamento passou por um dia inteiro de aprendizado e discussão da

estratégia. Os gerentes tiveram a oportunidade de conhecer a teoria e a prática da

gestão estratégica do Mapa. De agosto de 2007 a fevereiro de 2008, todos os

gerentes da Sede passaram por este treinamento. Em 2008 e 2009 esta oficina

também passou por todas as SFAs e os Lanagros (os gerentes dos Lanagros

participaram das oficinas realizadas na SFA de seu Estado).

Nas SFAs, as visitas da equipe da AGE também serviram para apresentar

os Resultados Estratégicos da área de Defesa Agropecuária, que serviram de

projeto-piloto, e que deveriam ser executados em conjunto. Foram realizadas de

quatro a cinco reuniões em todas SFAs para discutir com cada equipe técnica seu

respectivo Resultado Estratégico. Além do Interlocutor de Gestão Estratégica, figura

já existente em todas as Unidades Organizacionais, a AGE sugeriu às SFAs que

criassem um Comitê de Gestão Estratégica (com a participação do Interlocutor),

visando auxiliar a execução e o acompanhamento da estratégia. Sem o apoio efetivo

das unidades executoras, a gestão estratégica não será implementada com sucesso

no MAPA.

Ainda tratando de capacitação, a AGE promoveu o treinamento dos

Interlocutores de Gestão Estratégica, para que estes pudessem auxiliar melhor na

comunicação da estratégia. Diversas palestras foram dadas nos eventos técnicos do

Ministério, como reuniões nacionais (encontro de gestores de pessoas, encontro de

fitossanitaristas, encontro de coordenadores de gestão do sistema Vigiagro, etc).

Com todas as capacitações e palestras em gestão estratégica já realizadas, a AGE

contou com mais de 6000 participações, num total de 36.184 horas (vide Quadro 1),

nas 27 SFAs, 6 Lanagros e na sede ao longo de 4 anos (2006 a 2009).

A própria equipe da AGE vem se atualizando com participação em

treinamentos, palestras e congressos, tanto como aprendizes, quanto como

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palestrantes, com a finalidade de trocar experiências sobre a efetividade das ações

e produtos desenvolvidos. Tem-se como resposta o caminho, o método, a tecnologia

e os papéis que os servidores da AGE exercem como atores desse processo,

reforçando que estamos no rumo certo para implementar a estratégia no Mapa.

Evento No de

participantes* Horas de

treinamento Total de horas

Capacitação de Gerência Média 1.324 8 10.592

Exercitando as Estratégias Organizacionais

310 16 4.960

Treinamento de Facilitadores do Mapa de Aprendizagem

137 16 2.192

Software Hyperion – Administrador 10 12 120

Software Hyperion – Usuário 31 8 248

Curso Elaboração e Gestão de Projetos 24 40 960

Turmas do Mapa de Aprendizagem 3.939 4 15.756

Palestras sobre a Gestão Estratégica do Mapa

678 2 1.356

Total 6453 106 36184

Quadro 1: Eventos de comunicação e capacitação em gestão estratégica no Mapa

* No total de participantes, há repetição de servidores em mais de um tipo de treinamento.

A seguir, serão apresentados os principais mecanismos de comunicação

utilizados no projeto de gestão estratégica do Mapa:

(a) Plano Estratégico – (versão 1 e 2)

Em 2006, o Mapa elaborou o primeiro Plano Estratégico – documento que

apresenta de forma sintética o horizonte de 2006 a 2015 – salientando como a

instituição irá responder, de forma estruturada, aos desafios que a ela se

apresentem.

Com base na experiência dos últimos 3 anos de implementação da

Gestão Estratégica no Ministério, suas estratégias foram atualizadas gerando a

versão 2 do Plano Estratégico, de forma a permitir que os servidores do Mapa

disponham de uma ferramenta de gestão ajustada à nova realidade do agronegócio

brasileiro. A publicação trouxe inovações sobre os valores organizacionais, a

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conexão da gestão estratégica com a operacional e os resultados estratégicos

previstos para o período 2007/2010.

(b) Sítio na Intranet

Além das diversas palestras e peças e comunicação, a Assessoria de

Gestão Estratégica, em parceria com a Assessoria de Comunicação Social, criou o

sítio da gestão estratégica na intranet do Mapa (Agronet). Na Agronet os servidores

encontram documentos com histórico da gestão estratégica, peças de comunicação

e os relatórios de gestão estratégica, produzidos trimestralmente.

(c) Comunidade Gestão Estratégica

Alinhado ao Objetivo Estratégico de “Melhorar a Gestão da Informação e

do Conhecimento”, a AGE e a Coordenação-Geral de Tecnologia da Informação

criaram uma comunidade de prática denominada “Gestão Estratégica” no ambiente

de comunidades2 virtuais do Mapa CATIR (Comunidades de Aprendizagem,

Trabalho e Inovação em Rede). O CATIR, como espaço de colaboração virtual, é um

ambiente disponibilizado para que os servidores criem e compartilhem

conhecimentos necessários para a solução de problemas e atendimento das

demandas da organização.

Na comunidade Gestão Estratégica, todos os servidores do Mapa

interessados no assunto podem acessar arquivos e fóruns, tanto na comunidade

geral, quanto em subcomunidades específicas. Em fevereiro de 2010, 1.573

servidores do Mapa estavam cadastrados nesta comunidade. As discussões

efetuadas no CATIR permanecem como histórico, além das pessoas receberem e-

mails individuais. Os servidores da AGE são os moderadores desta comunidade.

(d) Mapa de Aprendizagem

Apesar de toda divulgação efetuada de 2006 a 2008, os servidores do

Mapa constantemente reportavam à AGE sobre a dificuldade de compreensão do

mapa estratégico e dos instrumentos de gestão da estratégia. Assim, era necessário

buscar outros meios que facilitassem este entendimento. Após conhecer outras

experiências em comunicação da estratégia, o Ministério decidiu utilizar o Mapa de

Aprendizagem, que é uma ferramenta de treinamento e comunicação usada para

estimular o diálogo e construir uma compreensão compartilhada sobre um tema. Os

2 Uma comunidade é conceituada como um grupo de indivíduos motivados por algum interesse ou propósito comum que se relacionam de forma colaborativa, continuada e em rede, presencialmente e/ou virtualmente, independentemente da localização física, visando compartilhar conhecimentos, aprender e gerar inovações no trabalho.

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participantes trocam e adquirem conhecimentos, tendo como estímulo uma

ilustração e assuntos propostos num roteiro.

No final de 2008, a AGE construiu seu Mapa de Aprendizagem para

aprofundar o conhecimento de todos os servidores em gestão estratégica, tanto na

sede quanto nas unidades regionais. O Mapa de Aprendizagem é composto de uma

ilustração e uma caixa de trabalho para ser aplicado em oficinas de 3 a 4 horas de

duração, com 6 a 8 servidores de cada vez. Os objetivos das Oficinas são: facilitar o

entendimento do Mapa Estratégico como um instrumento de gestão da

implementação da estratégia; compartilhar o entendimento e o reconhecimento das

iniciativas estratégicas do MAPA; estimular cada colaborador para reconhecer, em

seu cotidiano, sua contribuição para a realização da ambição (visão de futuro) da

organização; e compreender os benefícios da realização da ambição da organização

para cada um dos interessados na organização.

Os servidores são provocados a responder a questões como: (i) Qual a

razão de ser do Mapa?; (ii) para onde o Mapa vai?; (iii) como ele vai?; e, (iv) qual é a

sua a contribuição para o processo?. O treinamento inicia-se geralmente com um

sentimento de rejeição pelo tema, que se desfaz ao longo da execução da oficina,

sempre com um desfecho claro sobre a pouco entendida gestão estratégica,

aplicada a um complexo Ministério, percebida e introduzida aos participantes pela

sequência de atividades que os convidam a pensar e refletir sobre o tema e seu

papel no Ministério (Fresneda et al, 2010).

Para estimular a participação de todos, foram criados cartazes para

divulgar a oficina, além de brindes, como mouse pad e porta-treco que são

distribuídos para os que participam da atividade.

Até o momento, quase 4.000 servidores já passaram pelas oficinas de

Mapa de Aprendizagem. Para isso foram capacitados 95 facilitadores e utilizadas

15.756 horas. Ressalta-se que o Mapa possui aproximadamente 12.000 servidores.

Ou seja, um terço dos servidores já passou por esta ferramenta de comunicação e

aprendizado.

(e) Publicação dos valores organizacionais do Mapa

Para a institucionalização da estratégia e consequente cumprimento de

sua Missão e Visão de Futuro, foi publicada a Portaria 287/09 que estabelece os 11

valores organizacionais pertencentes à cultura do Mapa. Os valores organizacionais

são entendimentos e expectativas que descrevem como todos os profissionais da

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organização comportam-se e sobre os quais todas as relações e decisões

organizacionais estão baseadas. Os valores do Mapa são: Comprometimento;

Eficiência e Eficácia; Estratégia; Ética; Foco no Cliente; Inovação; Liderança;

Organização; Respeito; Trabalho em Equipe e Transparência. A seleção destes

valores se iniciou com discussões na Comunidade Gestão Estratégica no ambiente

“CATIR” e prosseguiu numa votação eletrônica disponibilizada na Intranet do Mapa.

As Unidades Organizacionais ainda foram consultadas formalmente sobre o assunto

antes da publicação da referida portaria.

(f) Vídeo

Por ocasião do 149º aniversário do Mapa, a AGE decidiu concretizar uma

vontade antiga que era a elaboração de um filme sobre sua gestão estratégica. O

vídeo, produzido em parceria pelas Assessorias de Gestão Estratégica e

Comunicação Social, trata dos desafios do agronegócio, da missão e visão de futuro

do Mapa, além dos Objetivos Estratégicos.

O vídeo serve para auxiliar na comunicação da estratégia, e mostrar os

resultados já alcançados. O vídeo conta com 14 minutos de declarações de

servidores, informações atualizadas da implementação do projeto, assim como

apresentação de cada objetivo estratégico do Mapa Estratégico. A AGE tem

sugerido às Unidades Organizacionais que o vídeo seja apresentado nos eventos

internos de capacitação.

(g) Placa da Missão:

No final de 2009, foram produzidas placas com a Missão do Mapa, para

serem fixadas em todas as unidades regionais e na sede, fazendo com que cada

servidor possa internalizar o compromisso que temos com a sociedade.

(h) Cartilha:

Neste início de 2010, a AGE está direcionando os esforços de

comunicação na elaboração de nova cartilha, respondendo a uma demanda dos

servidores. A proposta é ter uma comunicação de forma simples, utilizando

ilustrações para ajudar a trazer o tema para a realidade do servidor. Este material é

uma complementação da Comunicação formal (documento do Plano Estratégico).

O público principal é o grupo de pessoas com menor grau de

entendimento dos temas de gestão e novos servidores que possuem perspectiva de

maior de tempo de trabalho no Mapa.

16

A cartilha está em sintonia com o Calendário 2010, pois muitas pessoas

não percebiam a conexão entre o calendário e a gestão estratégica.

(i) CD Memória da Gestão Estratégica (versão 1 e 2)

Como a AGE tem muitos documentos produzidos em todo o período que

vai desde 2005, quando do início da implementação do projeto de gestão

estratégica, foi elaborado um CD Memória da Gestão Estratégica em 2007, na sua

versão 1, e atualizado em 2009 na versão 2. O propósito desta peça de

comunicação é disponibilizar de forma compacta informações relevantes sobre

gestão estratégica e de fácil acesso para todos.

(j) Relatório de Avaliação dos Objetivos Setoriais

Visando consolidar a estratégia, o Mapa alinhou seu PPA 2008-2011 com

as suas estratégias. Os Objetivos Setoriais do PPA do Mapa são os 4 Objetivos

Estratégicos da Perspectiva da Sociedade constantes no seu Mapa Estratégico.

Este alinhamento, inédito nos órgãos da Administração Direta do Governo Federal,

serviu como exemplo para os demais órgãos públicos federais na elaboração do

componente estratégico do PPA. Além disso, todas as 23 Iniciativas Estratégicas

foram incluídas em Programas e Ações do PPA, de modo a garantir sua execução

até pelo menos 2011. A própria iniciativa estratégica de implementação da gestão

estratégica já é uma ação do PPA do Ministério desde 2007.

Em 2009, foi elaborado relatório, apresentando de forma sucinta uma

avaliação do alcance dos Objetivos Setoriais do Ministério da Agricultura, Pecuária e

Abastecimento relativa ao exercício 2009, ano base 2008, tendo em vista o conjunto

dos resultados dos programas constantes no PPA. A finalidade foi demonstrar os

efeitos da aplicação da ação estratégica para o Mapa. O documento foi distribuído

para todas as unidades organizacionais do Ministério, órgãos de controle, assim

como Instituições parceiras na implementação da estratégia.

(k) Pesquisa de Conhecimento da Gestão Estratégica pela Gerência

Média

Em função de sua importância para a institucionalização e a execução da

estratégia do Mapa, a categoria formada pela gerência média do Mapa foi

selecionada para ser monitorada quanto ao seu grau de conhecimento das

estratégias do Ministério. Assim , foi construído instrumento de levantamento de

dados com itens que buscavam obter informações sobre: a) a participação em

eventos da Gestão Estratégica, b) a compreensão de Missão, Visão e Mapa

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Estratégico, c) o recebimento de materiais de divulgação da Gestão Estratégica, d) a

discussão do Plano Estratégico com a equipe, e) a utilização dos instrumentos de

gestão estratégica, f) o grau de compreensão e comprometimento com a gestão

estratégica, e g) sugestões de melhoria na comunicação e na implementação da

gestão estratégica do Mapa.

Apesar de o indicador de desempenho relacionado ao Objetivo

Estratégico “Fortalecer a Gestão Estratégica no Mapa” contemplar apenas a

pergunta nº 10 do questionário (Qual o grau de entendimento sobre a Gestão

Estratégica que você acha que tem?) que varia entre 0 e 5 e possui alta

subjetividade, a Assessoria de Gestão Estratégica também consegue analisar o

conhecimento da gestão estratégica como um todo com dados que variam de 0 a

100%. Assim, cada item da pesquisa recebeu um peso, de tal forma que ao gerente

que participou de eventos, recebeu material, compreende Missão, Visão e o Mapa

Estratégico, discutiu com sua equipe, utiliza instrumentos da gestão estratégica e

possui entendimento e comprometimento “excelente” da gestão estratégica era

atribuída 100% da pontuação.

A primeira coleta de dados foi realizada em dezembro de 2007.

Preencheram o formulário 640 gerentes de todas as Unidades Organizacionais do

MAPA, sendo 195 da sede, 402 das SFAs e 43 dos Lanagros. A média geral de

respondentes da pesquisa foi de 42,6%, considerado o universo de servidores da

média gerência. Desse total obtido, 43,8% eram da sede, 42,7% das SFAs e 35,5%

dos Lanagros.

Em relação ao item Grau de Entendimento da Gestão Estratégica, numa

escala de 0 a 5, a média geral foi 2,4, sendo que a média da sede ficou em 2,5, a

média das SFAs em 2,4 e a dos Lanagros em 2,2, podendo-se concluir que o grau

percebido do entendimento da gestão estratégica oscila entre “Fraco” e “Médio”.

Esse resultado correspondeu ao que era esperado, já que o processo de

comunicação sobre a gestão estratégica e a capacitação da gerência média ainda

estava no seu início, não tendo sido realizada na maioria das Unidades

Organizacionais, de forma que não havia tido tempo suficiente para que produzisse

resultados em termos comportamentais.

A segunda coleta de dados foi realizada entre dezembro de 2008 e

fevereiro de 2009. A adesão dos integrantes da amostra foi menor dessa vez, sendo

que apenas 462 formulários foram respondidos. Das respostas recebidas, 177 eram

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da sede, 237 das SFAs e 48 dos Lanagros. A média geral da pesquisa foi de 48,3%,

representando quase 6 pontos percentuais de ampliação com relação à pesquisa

anterior. A média da Sede foi de 52,8%, das SFAs foi de 46,5% e dos Lanagros de

40,8%.

A análise dos dados coletados permitiu constatar que o grau de

entendimento da gestão estratégica aumentou de 2,4 para 2,7, mais próximo ao

entendimento “Médio”. A expectativa era ter como resultado a média de 2,9. Na sede

e nos Lanagros as médias das respostas ficaram em 2,8 e nas SFAs em 2,6.

A terceira coleta acontece entre dezembro de 2009 e fevereiro de 2010.

Segundo os dados preliminares (ainda aguardamos os dados de 8 Unidades), 491

formulários foram respondidos, sendo 181 na sede, 233 nas SFAs e 77 nos

Lanagros. A média geral da pesquisa foi de 54,3, 6 pontos percentuais de aumento

em relação à pesquisa de 2008. A média da Sede foi de 54,3%, das SFAs foi de

66,6% e dos Lanagros de 63,7%. Com relação ao indicador de desempenho, o

resultado geral é 3,2, superando a meta estabelecida de 3,1. Na sede o resultado foi

de 3,1 e nas SFAs e nos Lanagros de 3,3.

A ampliação dos dados ao longo dos três anos de pesquisa demonstra a

efetividade das ações de capacitação, comunicação e sensibilização da gestão

estratégica realizadas pela AGE e pela Assessoria de Comunicação Social.

(l) Pesquisa de imagem

Em 2007 e 2008, o Mapa realizou pesquisa de imagem junto a seus

públicos de interesse, com o objetivo de avaliar o alcance dos Objetivos Estratégicos

da perspectiva Agronegócio e Parceiros.

A pesquisa foi coordenada pela AGE e constituiu-se da aplicação de um

questionário com 20 perguntas, apurando a percepção dos públicos de interesse

sobre a atuação estratégica do Mapa. O item de pior avaliação do Mapa foi

agilidade, justamente uma das metas para 2015, conforme estabelecido na Visão de

Futuro do Mapa. Em 2008, já houve uma melhora na avaliação, em comparação

com 2007, mas ainda aquém das expectativas.

(m) Ciclo de palestras gerenciais

Em 2009, a AGE, em parceria com a Coordenação-Geral de

Desenvolvimento de Pessoas (CGDP), iniciou o Ciclo de Palestras Gerenciais do

Mapa. O assunto tratado na primeira palestra foi Mudança Organizacional. Ao todo,

serão realizadas 6 palestras gerenciais sobre gestão estratégica e temas correlatos.

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As palestras também serão realizadas na modalidade videoconferência

para todas as capitais do Brasil. Os temas das outras 5 palestras, a serem

realizadas em 2010, serão: A Importância da Estratégia nas Organizações

Modernas; Conceituação da Gestão Estratégica; Conectando a Estratégia com o

Operacional; Competências conversacionais: o diferencial da gestão; e Trabalhando

colaborativamente e resolvendo problemas coletivamente - Redes Sociais e

Comunidades de Prática.

(n) Tela de abertura do computador

Desde outubro de 2009, a tela de abertura dos computadores reforça o

tema da estratégia a ser trabalhado no respectivo mês. Estes temas estão

especificados e detalhados no Calendário e no Jornal Entre Nós.

A figura 2 mostra as peças de comunicação elaboradas pelo Mapa desde o

início do projeto.

Figura 2: Peças de comunicação da estratégia do Mapa (primeira e segunda fase)

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4 CONCLUSÕES

A implementação do projeto de gestão estratégica tem mostrado que, ao

longo dos anos, com o aumento do conhecimento sobre a gestão estratégica por

todos os servidores, por intermédio de uma maior comunicação, tem-se conseguido

mais “aliados” na consolidação deste instrumento de gestão no Mapa. Pode-se dizer

que muitos servidores já se convenceram da importância do instrumento para a

gestão do Mapa e existe, portanto, um embrião de uma cultura de gestão por

resultados na organização em desenvolvimento. A cultura de gestão estratégica não

se instala no curto prazo, e é necessário envidar esforços em capacitação,

treinamento e divulgação para que este novo conceito faça parte do dia-a-dia de

todos no Ministério. Segundo Kaplan e Norton (2008), “Em nossos seminários, os

executivos sempre afirmam que, por mais que se faça, nunca se exagera na

comunicação da estratégia; a comunicação eficaz é fundamental para o sucesso na

implementação do BSC”.

Pode-se afirmar que esses primeiros anos foram de preparação da base,

ou seja, da informação e educação inicial dos servidores, especialmente os gerentes

médios, no tema da estratégia e de sua gestão, pois as pessoas só se envolvem

naquilo que compreendem e aceitam. As notas da pesquisa de conhecimento da

gestão estratégica mostraram que as ações de comunicação e sensibilização estão

no rumo certo, mas devem ser constantes. As ações planejadas para 2010 vão no

sentido de simplificação da linguagem e massificação de conteúdo, além do maior

envolvimento das gerências dos departamentos e SFAs.

O desafio agora é consolidar ainda mais o processo de gestão estratégica

no Mapa, de tal forma que seja apropriado por todos seus servidores, pois em breve

ocorrerá uma eleição e, consequentemente, nova Alta Administração no Ministério.

Os resultados só serão alcançados se houver o engajamento de todos na execução

e o comprometimento dos gerentes com o monitoramento e a avaliação constantes

das ações e objetivos.

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5 REFERÊNCIAS

BRASILa. Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento. Plano estratégico. 2. ed., atualizada e revisada. Brasília: MAPA/AGE, 2009. BRASILb. Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento. Portaria no16/2006. Regimento interno da Assessoria de Gestão Estratégica, 2006 BRASILc. Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento. Relatório de avaliação dos objetivos setoriais do Mapa: MAPA/AGE, 2009. FRESNEDA, Paulo S. V.; MEDEIROS, Estela A.; PAPA, Roberto. A gestão estratégica no Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento: dificuldades de implementação, benefícios alcançados e rumo futuro: MAPA/AGE, 2010. KAPLAN, Robert S.; Norton, David P. Organização orientada para a estratégia. Rio de Janeiro: Elsevier, 2001. ______. A execução premium. Rio de Janeiro: Elsevier, 2008. SOUSA, Janara. Teoria do meio: contribuições, limites e desafios. Brasília: Universa, 2009.

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AUTORIA

Marcio Marques Perrut – Engenheiro de Produção pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ) e Especialista em Políticas Públicas e Gestão Governamental. É Assistente da Assessoria de Gestão Estratégica do Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento.

Endereço eletrônico: marcio.perrut@agricultura.gov.br Paulo Sérgio Vilches Fresneda – Ph.D., The George Washington University, Washington-DC, USA; Pós-Doc em Gestão do Conhecimento na Escuela Superior de Administración y Dirección de Empresas (ESADE), Barcelona, Espanha. É Coordenador Geral de Articulação Institucional da Assessoria de Gestão Estratégica do Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento. Pesquisador da Embrapa e Professor do Programa de Mestrado em Gestão do Conhecimento e da Tecnologia da Informação da Universidade Católica de Brasília.

Endereço eletrônico: paulo.fresneda@agricultura.gov.br Estela Alves de Medeiros – Bacharel e Mestre em Relações Internacionais pela Universidade de Brasília (UnB) e Especialista em Políticas Públicas e Gestão Governamental. É Coordenadora-Geral de Articulação Institucional, substituta, da Assessoria de Gestão Estratégica do Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento. Endereço eletrônico: estela.medeiros@agricultura.gov.br