Escola Secundária Públia Hortênsia de Castro

Excel 2007

• Introdução ao Microsoft Excel 2007

• O ambiente de trabalho

• O Friso e os Separadores do Excel

2007

• Introduzir dados

• Trabalhar com células, linhas e

colunas

• Inserir Funções

• Trabalhar com formas e Imagens

• Criar e Formatar Gráficos

Excel 2007

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1. Introdução

O Office 2007 está com um novo formato, uma nova interface que substitui os menus e a

maioria das barras de ferramentas das versões anteriores com um único mecanismo simples

e fácil de aprender em autonomia. Esta nova interface foi criada para aumentar a

produtividade, para facilitar a localização dos recursos certos para diversas tarefas, para

descobrir novas funcionalidades e ser mais eficiente.

A principal substituição de menus e barras de ferramentas no Office 2007 é o Friso. Criado

para uma fácil navegação, o Friso, localizado na parte superior das aplicações Office, consiste

em vários Tabuladores contendo agregações lógicas de funcionalidades.

O Microsoft Excel é uma aplicação destinada à criação e edição de folhas de cálculo, nas

quais pode utilizar fórmulas, funções, base de dados, gráficos, etc..

Pode comparar-se uma folha de cálculo com uma folha de papel quadriculada, onde se pode

executar um grande número de cálculos, os quais levariam muito tempo a ser feitos e os

resultados seriam pouco satisfatórios. Ao contrário, uma folha de cálculo trata os dados de

outra forma, possibilitando ao utilizador um sem número de hipóteses, uma maior rapidez e

uma margem de erro nula, para além de permitir uma grande variedade no tratamento dos

dados, como por exemplo: ilustrá-los graficamente.

Em termos de funcionalidades básicas, o Excel apresenta quatro características:

• Folha de Trabalho: Permite a introdução de dados ou de qualquer outra

informação, de forma a efectuar cálculos, tendo em vista um determinado

objectivo;

• Gráficos: Possibilita a apresentação gráfica dos dados introduzidos na folha de

trabalho, para uma melhor ilustração dos mesmos;

• Base de Dados: Possibilita a organização, pesquisa e extracção de informação

previamente introduzida na folha de trabalho;

• Macros: Possibilita a criação de pequenos programas, de modo a facilitar e

automatizar determinadas tarefas;

• Web: Possibilita a colocação e obtenção de dados através da Internet, bem como

criar hiperligações (associações a texto contido numa célula ou num gráfico), para

aceder a ficheiros específicos no seu sistema, na sua rede, ou na própria Internet.

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2. O ambiente de trabalho Ao começar a utilizar folha de cálculo do Excel 2007 irá notar que existem várias

características comuns a outras versões do Excel mais antigas. Com certeza, que irá também

reparar em novas particularidades de que poderá tirar proveito. Destas, há 3 que se

destacam: o botão do Office, a barra de ferramentas de acesso rápido e o Friso. As funções

destes 3 itens irão ser explicados com algum pormenor mais abaixo.

Folha de cálculo

Uma folha de cálculo electrónica é um programa que proporciona uma área de trabalho ou

folha de trabalho, dividida em linhas e colunas, onde temos a possibilidade de realizar

operações e cálculos matemáticos de forma automática. É um documento electrónico que

armazena vários tipos de dados.

A intersecção de uma linha com uma coluna (Exemplo G5) é designada por célula. Cada

célula pode conter dados e pode ser usada para efectuar cálculos na própria folha de

cálculo.

Um ficheiro do Excel é designado por livro de trabalho e pode conter várias folhas de

trabalho. Botão do Office O botão do Office efectua muitas das funções que anteriormente

estavam localizadas no menu Ficheiro das versões mais antigas do Excel. Este botão permite

Caixa de Nome

Coluna

Linha

Folhas

Intervalo de

Células

Célula

Activa

Friso

Barra de Fórmulas

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criar um novo documento, abrir um já existente, guardar, guardar como, imprimir, enviar ou

fechar um documento.

3. O Friso

O painel que se encontra no topo do documento é designado como friso. Tem 7 itens

(Tabuladores): Base, Inserir, Esquema de Página, Fórmulas, Dados, Rever e Ver. Cada item é

dividido em grupos. Estes grupos são agregações lógicas de funcionalidades desenhadas

para um melhor aproveitamento no desenvolvimento de trabalhos na folha de cálculo.

As funcionalidades mais usadas são apresentadas no friso. Para ver as restantes

funcionalidades de cada grupo, clique na seta do canto inferior direito de cada grupo.

Base: Área de transferência, Tipo de Letra, Alinhamento, Número, Estilos, Células,

Edição

Inserir: Tabelas, Ilustrações, Gráficos, Ligações, Texto

Esquema de Página: Temas, Configurar Página, Ajustar Tamanho, Opções de Folha,

Dispor

Fórmulas: Biblioteca de Funções, Nomes Definidos, Auditoria de Fórmulas, Cálculo

Dados: Obter Dados Externos, Ligações, Ordenar e Filtrar, Ferramentas de Dados,

Destaques

Rever: Verificação, Comentários, Alterações

Tabuladores / Separadores

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Ver: Vistas de Livro, Mostrar/Ocultar, Zoom, Janela, Macros

A barra de ferramentas de acesso rápido

Esta barra, que pode ser personalizada, contém comandos que poderá vir a utilizar. Poderá

alterar a sua localização, colocando-a por baixo ou por cima do friso. Para efectuar este

procedimento, clique na seta no fim da barra de ferramentas e seleccione a opção Mostrar

Abaixo do Friso.

Também poderá adicionar itens à barra de ferramentas de acesso rápido.

Com o botão direito do rato, clique sobre qualquer item desejado e seleccione a opção

“Adicionar à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido”. Mini barra de ferramentas Outra das

novas funcionalidades do Excel 2007 é a mini barra de ferramentas. É uma barra flutuante

que é apresentada aquando da selecção de texto numa célula ou quando clicamos com o

botão direito.

4. Os Tabuladores do Excel 2007

Usar o Excel, ou outro software qualquer, não é muito diferente. Para ter sucesso na sua

utilização, necessita de conhecer bem as suas ferramentas, atalhos, menus e outros

recursos. Seguidamente será apresentada uma descrição detalhada sobre cada tabulador,

para que possa ter uma “condução” agradável e com sucesso. Sem dúvida que, uma das

maiores diferenças que o Excel 2007 tem em relação às versões anteriores é a substituição

das Barras de Menus e Ferramentas pelo Friso que está organizado em Tabuladores: Base,

Inserir, Esquema de Página, Fórmulas, Dados, Rever e Ver. Há rumores de que a razão desta

substituição foi o facto de que muitas ferramentas, opções e atalhos presentes nas versões

mais antigas do Excel eram totalmente desconhecidos pelos utilizadores. Isso acontecia

porque, nessas versões, a Barra de Ferramentas era padronizada de acordo com a

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frequência de uso destes recursos e o espaço disponível para visualização, deixando assim,

várias ferramentas, opções e atalhos ocultos aos utilizadores das versões 97, 2000, XP e

2003. Entretanto, com a utilização destes Tabuladores tanto a visualização como a utilização

dos recursos acima citados tornaram-se mais fáceis, práticos e intuitivos para os utilizadores

do Excel 2007.

O Separador Base

O Separador Inserir

O Separador Esquema de Página

O Separador Fórmulas

O Separador Dados

O Separador Rever

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O Separador Ver

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5. Introduzir dados

Uma célula é considerada activa quando se clica sobre ela ou quando é seleccionada de

alguma outra forma para inserção de novos dados.

Introduzir texto

Numa folha de cálculo Excel o texto é utilizado para identificar, explicar e enfatizar dados

numéricos. Inclui caracteres que não podem ser utilizados em cálculos e são introduzidos tal

como num processador de texto.

Alinhamento e posicionamento de texto nas

células de uma folha de cálculo.

Introduzir dados numéricos

Todos os números são dados numéricos, desde os mais

simples aos mais complexos. O Excel fornece diversas

funcionalidades para o ajudar a trabalhar mais facilmente com

os números que são utilizados para representar os valores em

várias categorias, tais como moeda, contabilidade e

matemática.

Introduzir datas

O Excel consegue reconhecer todas as formas de

introdução de uma data que conhece.

Utilizar horas

As convenções do Excel no que respeita a hora são as seguintes:

• São utilizados dois pontos (:) como separadores nas horas, nos minutos e nos

segundos;

• É assumido AM, a menos que se

especifique PM;

• AM e PM não aparecem nas células se não

forem introduzidos;

• Os segundos não aparecem nas células que não forem inseridos;

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• AM, PM e os segundos aparecem na barra de fórmulas de uma célula que contém

uma hora;

Utilizar fórmulas e funções

O Excel permite efectuar com facilidade cálculos elaborados através de fórmulas e funções.

As fórmulas são instruções matemáticas e aritméticas e as funções são sintaxes predefinidas

que permitem automatizar tarefas.

Neste fascículo importa saber que para se inserir uma fórmula ou função numa célula de

uma folha de cálculo é necessário colocar no inicio da instrução o sinal de =.

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6. Trabalhar com células, linhas e colunas

Conseguir criar uma folha de cálculo de acordo com aquilo que se pretende compreenderá

provavelmente adicionar e remover células, linhas e/ou colunas para separar

adequadamente os dados e remover os espaços indesejados.

Pode também querer ajustar o tamanho e o tipo de limites das células.

Ajustar a altura das linhas

É possível alterar a altura de uma linha manualmente ou alterando o conteúdo da célula.

Utilizando o rato com um clique sobre o limite da linha

arrastando até onde queremos.

Utilizando o botão direito do rato sobre a linha temos

acesso ao menu de acesso rápido e à opção “Altura da

linha…”

Ajustar a largura das colunas

Tal como acontece com a alteração da altura das linhas, pode-se alterar a largura das

colunas manualmente ou alterando o respectivo conteúdo.

Ocultar e mostrar linhas e colunas

As linhas e as colunas ocultas oferecem um meio de remover temporariamente linhas ou

colunas das vistas sem eliminar o seu conteúdo.

Alterar os

limites das células

Os limites representam

uma maneira rápida

e eficaz de enfatizar e

segregar os dados numa folha de cálculo. Podemos criar

limites escolhendo entre exemplos ou definindo-os numa caixa de diálogo. Vamos ver os

exemplos…

Além das opções disponíveis na imagem anterior, podes ainda abrir a caixa de diálogo

clicando na última opção da lista “Mais limites…”

De referir que temos a possibilidade de formatar o estilo dos limites, assim como a cor dos

mesmos.

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Excel 2007

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Copiar e Colar dados

Os dados que já tenham sido introduzidos numa folha

de cálculo podem ser copiados para a mesma ou outras

folhas de cálculo, ou mesmo para outras aplicações

Windows, sendo para isso usados as conhecidas teclas

de atalho CTRL+C (copiar) e CTRL+V (colar)

Utilizar a opção de colar especial

A opção Colar Especial permite incluir ou omitir de forma selectiva fórmulas, valores,

formatação, comentários, operações aritméticas e outras propriedades das células antes de

copiar ou mover os dados.

Seleccionar células e intervalos

A chave de muitas acções no Excel é a capacidade

de seleccionar células de várias configurações e

utilizá-las para efectuar cálculos. Podemos

seleccionar uma única célula, células não

adjacentes e células adjacentes (ou intervalos).

Ao arrastar, combinando clicar com o rato e

premir a tecla CTRL ou SHIFT, podemos incluir

células únicas, linhas, colunas e intervalos de

células numa única selecção, como demonstra o

exemplo da figura anterior.

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7. Dispor e organizar folhas de cálculo O Excel fornece várias funcionalidades para o ajudar a trabalhar e visualizar com as folhas de

cálculo.

Fixar linhas e colunas

Pode fixar (ou bloquear) linhas e colunas no respectivo local de forma a permanecerem

visíveis à medida que desloca a informação. Normalmente, os cabeçalhos das linhas e das

colunas são fixados nas folhas de cálculo de grandes dimensões, onde é necessário deslocar

grande número de linhas ou colunas.

Fixar linhas

No grupo Janela do separador Ver, clique em Fixar Painéis e clique em Fixar Linha de Cima.

A primeira linha da folha (normalmente, a linha de cabeçalho), permanece fixa enquanto o

ecrã é deslocado para baixo.

Fixar colunas

No grupo Janela do separador Ver, clique em Fixar Painéis e clique em Fixar Primeira

Coluna. A coluna mais à esquerda (normalmente, a coluna de cabeçalho) permanece no

lugar enquanto desloca o ecrã para a direita.

Bloquear linhas e colunas ao mesmo tempo

Seleccione a célula que está por baixo e à direita do intervalo que pretende fixar.

No grupo Janela do separador Ver, clique em Fixar Painéis e clique em Fixar Painéis.

Aparece um limite fino na parte inferior das linhas e à direita das colunas fixadas. O intervalo

ficará onde está, enquanto desloca o ecrã para baixo ou para a direita.

Desbloquear linhas e colunas

No grupo Janela do separador Ver, clique em Fixar Painéis e clique em Libertar Painéis.

Formatar células que correspondem a valores ou condições

O Excel oferece várias regras predefinidas que permitem formatar com facilidade células que

satisfazem critérios estabelecidos.

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Seleccione as células que vão ser formatadas se satisfizerem as condições seleccionadas.

No grupo Estilos do separador Base, clique em Formatação Condicional e clique em Realçar

Regras de Células, para visualizar um submenu de regras que comparam valores a

condições.

Gerir regras de formatação condicional

Utilizando o Gestor de Regras de Formatação Condicional, pode visualizar todas as regras

de formatação condicional, assim como editar, eliminar, reordenar e criar novas regras.

No grupo Estilos do separador Base, clique em Formatação Condicional e clique em Gerir

Regras. Aparece o Gestor de Regras de Formatação Condicional.

Esquematizar folha de cálculo

Pode transformar uma folha de cálculo cheia de texto e números num relatório organizado e

fácil de interpretar adicionando ou modificando funcionalidades que ajudam nas tarefas de

visualização ou impressão.

Adicionar cabeçalhos e rodapés

Os cabeçalhos e rodapés que são impressos em todas as páginas podem melhorar bastante

o aspecto dos dados impressos.

Abra a folha de cálculo onde pretende adicionar um cabeçalho e/ou um rodapé.

No grupo Texto do separador Inserir, clique em Cabeçalho & Rodapé.

Para mudar para a vista Normal, clique em Normal na barra de estado.

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Alterar margens

Pode alterar a distância existente entre as margens da página e onde o texto da folha de

cálculo e as imagens começam a ser impressas, assim como onde começa a impressão dos

cabeçalhos e dos rodapés.

No grupo Configurar Página do separador Esquema de Página, clique em Margens. Um

menu pendente lista as definições padrão para margens normais, largas e estreitas, assim

como a última definição de margens personalizadas utilizada.

Ajustar as margens da página

Ajuste os controlos giratórios de Superior, Inferior, Esquerda e/ou Direita para alterar a

distância a que começa a impressão do texto e das imagens das extremidades da página.

Enquanto clica num controlo giratório, a área de pré-visualização mostra a localização da

margem que está a alterar.

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Centrar dados impressos entre margens

Em Centrar na página, seleccione uma, ou ambas, as caixas de verificação;

• Clique em Horizontalmente para alinhar os dados centrados nas margens, esquerda e

direita.

• Clique em Verticalmente para alinhar os dados centrados nas margens, superior e inferior.

8. Utilizar fórmulas

O Excel permite-lhe efectuar com facilidade cálculos elaborados através de fórmulas e

funções. As fórmulas são instruções matemáticas que seguem um conjunto de regras e

utilizam uma sintaxe específica.

Referenciar células

As fórmulas utilizam normalmente dados já introduzidos em folhas de cálculo e precisam de

um esquema para localizar, ou referenciar, esses dados. São utilizados atalhos para o ajudar

a recordar os endereços assim como a sintaxe, ou conjunto de regras, para comunicar ao

Excel como pretende utilizar as células.

Alterar as referências das células

Para alterar as referências das células, seleccione a célula que contém a referência de

fórmula que pretende alterar. Na Barra de Fórmulas, seleccione o endereço da célula e

prima F4 para mudar a referência da célula, começando por uma referência relativa

passando para a seguinte, pela seguinte ordem:

• Absoluta ($A$1)

• Mista (coluna relativa, linha absoluta) (A$1)

• Mista (coluna absoluta, linha relativa) ($A1)

• Relativa (A1)

Atribuir nomes a células

Pode atribuir um nome a uma célula (TotalMes, por exemplo) ou a um intervalo para fazer

referência a endereços físicos de células e, depois, utilizar os respectivos nomes para

referenciar as células nas fórmulas e nas funções. Os nomes são mais descritivos, mais fáceis

de recordar e muitas vezes mais rápidos de introduzir do que as referências de células do

estilo A1. Para tal, seleccione as células que pretende referenciar, clique na Caixa de nome

do lado esquerdo da Barra de fórmulas e altere o endereço para um nome.

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Construir fórmulas

As fórmulas são equações matemáticas que combinam valores e referências de células com

operadores, para calcular um resultado.

Criar uma fórmula

Pode criar fórmulas introduzindo ou referenciando valores. O caracter que indica ao Excel

que deve efectuar um cálculo é o sinal de igual (=) e tem de preceder qualquer combinação

de valores, referências de células e operadores.

Introduzir uma fórmula simples

Seleccione uma célula em branco e escreva um sinal de igual (=). Este sinal aparece na célula

e na Barra de fórmulas. Seguidamente escreva uma soma, por exemplo, 4+6. Conclua a

entrada premindo ENTER. O resultado aparece na célula.

Utilizar referências de célula

Seleccione uma célula em branco e escreva um sinal de igual (=). O sinal de igual é mostrado

na célula e na Barra de fórmulas. Introduza uma referência de célula (Escreva uma referência

de célula (por exemplo, B4) que contém o valor pretendido). Introduza um operador.

Introduza outra referência de célula ou um valor.

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Editar uma fórmula

Uma fórmula pode ser alterada com facilidade depois de ter sido introduzida.

Faça duas vezes clique na célula que contém a fórmula que pretende alterar. A fórmula é

apresentada na célula e na Barra de fórmulas. As referências de células para cada célula ou

intervalo são codificadas por cores.

Mover fórmulas

As fórmulas podem ser movidas através das acções de cortar e colar. Quando move

fórmulas, o Excel utiliza referências absolutas – a fórmula permanece exactamente igual ao

que era inicialmente com as mesmas referências de célula.

Copiar fórmulas

Quando copia fórmulas, são aplicáveis as referências relativas, ou seja, as referências a

células numa fórmula mudarão quando copiar a fórmula, a menos que tenha criado uma

referência absoluta. Se não obtiver os resultados esperados, clique em Anular na barra de

ferramentas Acesso Rápido e altere as referências a células antes de voltar a copiar.

Para copiar fórmulas para células adjacentes, basta arrastar a alça de preenchimento situada

no canto inferior direito da selecção a copiar, para cima das áreas a preencher.

Para copiar uma selecção para células não adjacentes, devem utilizar-se as acções de cortar

e colar.

Utilizar referências externas em fórmulas

Pode ligar os dados utilizando referências de células para outras folhas de cálculo e livros

diferentes daquele onde está a trabalhar presentemente.

Criar ligações de referências externas

Abra os dois livros, a de origem e o de destino, no computador. Disponha Os livros de forma

a poder visualizar os dois. Por exemplo, no grupo Janela do separador Ver. Clique em Dispor

Todas, clique em mosaico e clique em OK.

Na folha de cálculo de destino crie a fórmula ou abra uma fórmula existente.

Coloque o ponto de inserção na fórmula onde pretende colocar a referenda externa.

No livro de origem, clique na célula cuja referência pretende utilizar. A referência externa é

adicionada à fórmula, tal como é mostrado na Figura.

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9. Utilizar Funções

As funções são fórmulas predefinidas que podem utilizar para efectuar tarefas específicas.

No Excel 2007, encontra no separador Fórmulas o grupo Biblioteca de Funções

Uma função é compreendida por três componentes:

• O identificador da fórmula, o sinal de igual (=), é obrigatório quando uma função

está no início da fórmula;

• O nome da função identifica a função;

• Os argumentos são valores (números, referências de células, constantes, lógicos)

sobre os quais as funções actuam para obter um resultado. Os argumentos são

separados por vírgulas e estão entre parêntesis.

Escrever uma Função

Para escrever uma função numa célula da folha de cálculo:

1. Seleccione uma célula em branco e escreva o sinal de igual (=). O sinal de igual

aparece na célula da barra de fórmulas;

2. Escreva o nome da função. À medida que começa a

escrever, são apresentadas as funções com

ortografias relacionadas;

3. Faça duas vezes clique sobre a função pretendida. O

nome da função e a abertura de parêntesis é

introduzido automaticamente o Excel apresenta uma

sugestão para os argumentos e a sintaxe adequada para

a função;

4. Consoante a função, para cada argumento não terá de fazer nada, terá de fazer um

dos seguintes procedimentos, ou ambos os procedimentos.

a. Escreva o argumento;

b. Seleccione uma referência de célula.

5. Escreva um ponto e vírgula para separar argumentos e repita os passos 4 e 5,

conforme o necessário;

6. Escreva um parêntesis de fecho e prima ENTER ou no visto da barra de fórmulas.

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A estrutura de uma função é a seguinte:

Inserir uma Função

Pode localizar a função pretendida utilizando a ferramenta Inserir Função ou utilizando os

botões de categoria da função no friso

1. Seleccione uma célula em branco. Clique em inserir função no grupo Biblioteca de

Funções do separador Fórmulas, ou no respectivo botão na

barra de fórmulas, ou em alternativa prima SHIFT+F3.

2. Aparece a caixa inserir função tal como é ilustrado a seguir:

3. Escreva uma breve descrição do que pretende fazer na caixa de texto procurar uma

função, e clique em Ok. É apresentada uma lista de funções recomendadas na caixa

de listagem.

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4. Clique na função que pretende seleccionar na caixa de listagem Seleccione uma

função.

5. Clique em Ok para abrir a caixa de diálogo Argumentos de função que é ilustrada a

seguir:

6. Introduza os valores dos argumentos escrevendo ou clicando em referências de

células. Clique no botão

7. Clique em Ok para concluir a entrada.

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10. Adicionar formas e imagens

O Excel 2007 introduz as formas, tais como rectângulos e setas largas, que pode transformar

em gráficos de aspecto profissional aplicando uma quantidade impressionante de estilos, de

dimensionamento, de rotação e efeitos 3D para atingir os resultados desejados.

Adicionar formas

As formas são inicialmente adicionadas à folha de cálculo a

partir do separador INSERIR. Uma vez posicionada na folha de

cálculo, a forma pode ser facilmente alterada para qualquer

outra forma existente na galeria.

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Mudar de uma forma para outra

Para trocar as formas com facilidade depois de ter

inserido a primeira numa folha de cálculo, não existe

a necessidade de eliminar a escolha inicial e

recomeçar.

Para tal seleccione a forma que pretende mudar e de

seguida no Tabulador Formatar das Ferramentas de

desenho clique na opção Editar Forma – Alterar

Forma e escolha a nova forma.

Inserir imagens

Pode procurar ficheiros de imagem no seu computador ou utilizar o painel de tarefas

ClipArt para inserir imagens.

Encontra no tabulador INSERIR as opções para inserção de imagens como apresentado nas

figuras que se seguem.

Adicionar texto

Pode adicionar texto a uma forma existente ou

dentro da própria forma (caixa de texto).

Pode utilizar ferramentas de edição e de

formatação padrão para modificar o texto

utilizado nas formas. Também pode utilizar

estilos de WordArt de forma a tornar o texto

mais apelativo.

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Para adicionar texto a uma forma tem que seleccionar esse objecto, com um clique no botão

do lado direito do rato escolher a opção Editar texto e digitar o respectivo texto.

Uma caixa de texto é simplesmente uma forma que

contém texto. Pode mover dimensionar ou rodar a caixa

de texto tal como qualquer outra forma.

Para aplicar estilos de WordArt ao texto, basta clicar em Wordart que se encontra no

tabulador INSERIR no grupo Texto e clique num estilo inicial para aplicar ao texto como

demonstra na figura que se segue.

Utilizar SmartArt

O Excel fornece formas predefinidas para inserir

muitos diagramas flexíveis e de aspecto profissional,

divididos em diversas categorias.

Para escolher uma categoria, tem de ter a certeza do

que pretende apresentar, que estrutura melhor representa os dados e quantos dados

existem para mostrar

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Depois de seleccionar o diagrama que pretende apresentar na sua folha de cálculo, tem que

adicionar os conteúdos a cada um dos seus nodos escrevendo na caixa de texto o respectivo

conteúdo.

Além disso pode adicionar/remover nodos ao diagrama inserido por defeito de forma a

completar a estrutura, para isso tem disponível no tabulador de Estrutura de Ferramentas

SmartArt a opção Adicionar Forma

A figura que se segue apresentar um exemplo de formatação e edição de um diagrama

SmartArt.

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11. Trabalhar com formas e imagens

Pode efectuar várias acções com as formas, tais como dimensionar, mover, rodar e combinar

com outras formas, para conseguir tê-las exactamente na posição pretendida e ter a

configuração necessária para evidenciar os seus dados do Excel.

Seleccionar, visualizar e eliminar formas

A maneira de seleccionar uma forma depende se estar a trabalhar com uma única forma ou

com múltiplas formas numa folha de cálculo. Quando selecciona múltiplas formas, pode

efectuar acções que afectam todas as formas como um grupo.

Uma forma singular é seleccionada clicando sobre ela. As alças que aparecerem em redor da

forma permitem-lhe efectuar alterações interactivas (rodar, aumentar, etc.).

Para seleccionar múltiplas formas prima e mantenha premida a tecla CTRL e clique sobre

cada uma das formas.

Recortar imagens

As imagens podem ser recortadas (ou cortadas)

removendo área das partes laterais, quer por

arrastamento quer com precisão.

No grupo Tamanho do tabulador Formatar (Ferramentas de

Imagens), clique em Recortar. As marcas de recorte

substituem as alças padrão que rodeiam a imagem.

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Para recortar com precisão clique no Iniciador de Caixa de Diálogo do grupo Tamanho do

separador Formatar (Ferramentas de Imagens.

Clique nos controlos giratórios em Recortar para

recortar o que quiser ou introduza um valor. Se for

necessário, arraste a caixa de diálogo Tamanho e

Propriedades para longe da área para poder ver a

imagem.

Posicionar formas

As formas podem ser posicionadas simplesmente por arrastamento, mas o Excel também

oferece uma série de outras técnicas que o ajudam a ajustar onde fica uma forma

relativamente a todas as outras formas e objectos da folha de cálculo.

Mover formas de forma incremental

Seleccione a forma, ou o grupo, e prima a tecla de seta (por exemplo, SETA PARA CIMA) na

direcção em que pretende movê-la.

Reposicionar a ordem de formas empilhadas

Pode empilhar as formas arrastando-as

simplesmente para cima umas das outras.

Clique com o botão direito do rato na forma que pretende alterar e aponte para Trazer Para

a Frente:

• Clique em Trazer Para a Frente para mover a

forma para o cimo da pilha.

• Clique em Trazer Para Diante para mover a

forma um nível para cima.

• Clique em Enviar Para Trás para mover a

forma para o fim da pilha.

• Clique em Enviar Para Segundo Plano para

mover a forma um nível para trás.

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Alinhar as formas

Pode alinhar as formas pelas linhas de grelha da folha de cálculo e utilizar as linhas como

uma ferramenta de alinhamento, assim como alinhar as formas umas pelas outras:

Seleccione uma forma e, no grupo Dispor do tabulador Formatar, clique em Alinhar. Clique

em Ajustar à Grelha na parte inferior do menu para activar a funcionalidade. Quando mover

uma forma junto de uma grelha, ela ajustar-se-á à linha.

Utilizar estilos

O friso (pressupondo que a janela do Excel tem uma largura suficiente) apresenta amostras

de estilos de imagens, formas e WordArt. Com um clique ou dois, pode aplicar um desenho

de aspecto profissional.

Alterar a forma de uma imagem

Normalmente, as imagens têm uma forma rectangular, de

acordo com convenções de uniformização, equilíbrio e

funcionalidade.

Pode criar algumas variações mais interessantes e criativas

destas imagens alterando-lhe o contorno original para uma das

muitas formas criadas.

Clique na imagem para a seleccionar. No grupo Estilos de Imagem do tabulador Formatar

(Ferramentas de Imagens), clique em Forma da Imagem.

Uma galeria divide a biblioteca de formas disponíveis em sete categorias. Clique numa forma

que lhe interesse. A imagem seleccionada assume a nova forma.

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Alterar o limite de uma imagem

Para alterar o limite de uma imagem, No grupo Estilos de

Imagem do tabulador Formatar (Ferramentas de Imagens),

clique em Limite da Imagem.

É aberta a galeria de cores padrão do Office, juntamente com

opções para alterar o contorno do limite.

Adicionar efeitos à imagem

Para tornar as suas imagens mais interessantes, pode aplicar efeitos especiais que oferecem

elementos tridimensionais e outros.

Clique na imagem para a seleccionar. No grupo

Estilos de Imagem do tabulador Formatar

(Ferramentas de Imagens), clique em Efeitos de

Imagem. Clique numa das categorias de efeitos e

aponte para as opções na galeria. A imagem mudará

de acordo com a posição do ponteiro do rato. Clique

no efeito que pretende aplicar (pode aplicar

múltiplos efeitos).

Aplicar preenchimentos

Por predefinição, as formas são preenchidas com uma cor ou

com uma combinação de cores, determinada pelo tema

do livro. Pode alterar a cor de preenchimento e fazer muito

mais com texturas, preenchimentos de gradação de cor, e

mesmo utilizando uma imagem.

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Alterar cor de preenchimento

Clique na forma para a seleccionar. No grupo Estilos de Formas do tabulador Formatar

(Ferramentas de Desenho), clique em Preenchimento da Forma. É apresentada uma galeria

de opções de cores e outras opções de preenchimento. Aponte para uma cor na galeria de

cores e veja o efeito imediato no preenchimento.

Utilizar uma imagem

Clique na forma para a seleccionar. No grupo Estilos de Formas do tabulador Formatar

(Ferramentas de Desenho), clique em Preenchimento da Forma e clique em Imagem.

Aparece a caixa de diálogo Inserir imagem. Procure localizar a imagem que pretende utilizar,

seleccione-a e clique em Inserir. A imagem será inserida no fundo da forma.

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12. Criar Gráficos

Neste capítulo vamos ficar a saber como apresentar os dados da folha de cálculo em

gráficos. Por permitirem uma representação visual mais clara dos dados do que uma grelha

de folha de cálculo. Os gráficos ajudam a mostrar tendências e comparações com um

simples olhar. A figura abaixo mostra um gráfico de colunas, normalmente utilizado para

comparar os valores de duas ou mais categorias e muitos elementos que podem ser

utilizados num gráfico.

Criar e estruturar um gráfico

Pode-se criar um gráfico e estabelece a estrutura básica ou “infra-estrutura” de um gráfico.

Os tópicos desta secção abrangem as ferramentas envolvidas nos dois primeiros passos

básicos da construção de um gráfico.

Escolher um tipo de gráfico

Excel 2007

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O Excel organiza os gráficos em 11 tipos, categorizados pela função que desempenham.

Dentro de cada tipo de gráfico existem desde 2 a 19 variações chamadas subtipos.

Seleccionar um tipo de gráfico numa galeria

1. Seleccione o intervalo de dados que pretende representar em gráfico.

2. No grupo Gráficos do separador Inserir, clique no

tipo de gráfico que pretende utilizar. Para visualizar

uma descrição dos tipos ou subtipos de gráficos,

aponte para o ícone de um gráfico e aparecerá uma

descrição

3. Clique no subtipo que pretende utilizar na galeria respectiva. É criado um gráfico com

estrutura profissional e é mostrado na folha de cálculo.

Criar um gráfico rapidamente

1. Seleccione o intervalo de dados com que

pretende criar o gráfico.

2. Prima ALT+F1 para criar um gráfico incorporado

(A figura anterior mostra um gráfico incorporado)

Alterar o gráfico predefinido

1. No grupo Gráficos do separador Inserir, clique no

Iniciador da Caixa de Diálogo

2. Na caixa de diálogo Inserir gráfico, clique no tipo

de gráfico que pretende que seja o novo tipo de gráfico predefinido.

3. Clique em Definir como Gráfico Predefinido e clique no OK.

Excel 2007

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Escolher uma localização para o gráfico

Para alterar a localização de um gráfico.

1. Abra a folha de cálculo que contém op gráfico incorporado ou a folha de gráfico

cuja posição pretende alterar.

2. No separador Estrutura

(Ferramentas de Gráficos,

clique em Mover Gráfico.

3. Na caixa de diálogo

Mover Gráfico, clique em

nova Folha para mover o

gráfico para uma folha de

gráfico. Pode alterar o nome da folha de gráfico que vai ser criada para um nome

diferente do predefinido.

Clique na seta para baixo de Objecto em para seleccionar a folha do livro onde

pretende que o gráfico seja adicionado como um gráfico incorporado.

4. Clique me ok.

Modificar o desenho dos gráficos

Sem afectar nenhum dos dados subjacentes, pode adicionar ou remover série de dados,

seleccionar as células que identificam o nome e o valor da série de dados e alterar quais as

células que são utilizadas para os rótulos do eixo de categoria (X).

Excel 2007

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1. Abra uma folha de cálculo com um gráfico incorporado ou abra uma folha de

gráfico que contenha um gráfico. Clique no gráfico para ver os separadores das

ferramentas de Gráficos.

2. No grupo Dados do separador Estrutura, clique em Seleccionar Dados. Aparece a

caixa de diálogo Seleccionar Origem de Dados. Pode efectuar várias acções nesta

caixa de diálogo: Para alterar o intervalo de dados utilizado no gráfico, clique no

botão Fechar Caixa de Diálogo do lado direito da caixa de texto Intervalo de

dados do gráfico. Seleccione o intervalo e clique no botão Expandir Caixa de

diálogo reduzida, para regressar ao tamanho integral da caixa de diálogo

Seleccionar Origem de Dados

Aplicar um esquema de gráfico

Um esquema de gráfico permite escolher rapidamente a forma como os elementos do

gráfico são dispostos dentro dos limites da janela do gráfico. Por exemplo, o esquema de

coluna predefinida coloca a legenda no lado direito da série de dados.

1. Clique no gráfico cujo o esquema pretende alterar.

2. No grupo esquema de gráficos do separador Estrutura, clique na seta para baixo

de Esquema Rápido para visualizar a galeria de ícones de esquemas disponível

para o tipo de gráfico actual, se a janela for suficientemente pequena. Se a sua

janela do Excel for suficientemente grande, clique nas setas para baixo e para

cima, à direita dos esquemas vísiveis para rodar pelos cones do esquema, linha a

linha; ou clique no botão Mais, para visualizar todos os esquemas ao mesmo

tempo.

3. Clique no esquema pretendido. O gráfico muda para mostrar a selecção feita.

Alterar o estilo de um gráfico

1. Clique no gráfico cujo estilo pretende alterar.

2. No grupo Estilos de Gráficos do separador Estrutura, clique na seta para baixo de

Estilos Rápidos para visualizar a galeria de ícones de estilos disponíveis para o actual

tipo de gráfico, se a sua janela for suficientemente pequena.

3. Clique no estilo pretendido. O gráfico muda para mostrar a selecção feita.

Excel 2007

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Modificar elementos do gráfico

Além de aplicar grandes alterações por meio de estilos, esquemas e temas o Excel permite

tratar cada um dos elementos de um gráfico de forma individual; ou seja, cada um tem o seu

próprio conjunto de formatação e outras características que poderá aplicar. Quando tiver

um gráfico básico apresentado, pode redesenhá-lo completamente seleccionando e

alterando cada um dos seus elementos componentes.

Adicionar títulos

Os títulos ajudam a interpretarem rapidamente os dados que estão a ser apresentados.

Existem títulos de gráficos e de eixos.

1. Clique no gráfico

2. No grupo Rótulos do Separador Esquema (Ferramentas de Gráficos), clique em Título

do Gráfico.

3. Clique numa das opções para colocar o título onde pretende ou clique em Nenhum

para o remover.

4. No grupo de Rótulos, junto a Título do Gráfico, clique em Títulos dos Eixos.

5. Aponte para o eixo horizontal ou para o eixo verticval e clique numa das opções para

colocar o título respectivo onde pretende ou clique em Nenhum para o remover.

6. Seleccionar o texto do título predefinido que aparece no gráfico (“Título do Gráfico”

ou “Título do Eixo”) e escreva o título pretendido.

Mostrar ou ocultar os eixos

Os eixos principais, horizontal (categoria) e vertical (valor) podem ser apresentados ou não,

consoante a informação fornecida acrescente ou não valor ao gráfico.

1. Clique no gráfico

2. No grupo Eixos do separador Esquema (Ferramentas de Gráficos), clique em Eixos.

Aponte para:

Eixo horizontal principal e clique numa das opções para colocar o eixo onde pretende, ou

clique em Nenhum para o remover.

Eixo Vertical principal e clique numa das opções para escolher uma escala; ou clique em

Nenhum para o remover.

3. Seleccione o eixo horizontal ou o eixo vertical e clique em Mais Opções de Eixo Horizontal

(ou Vertical) Principal na parte inferior da respectiva lista pendente de opções. Clique em

Opções de Eixo no painel do lado esquerdo da caixa de diálogo Formatar Eixo para visualizar

opções relacionadas com:

Excel 2007

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Valores iniciais e finais da escala;

Tipo de eixo

Texto ou data

Localizações de marcas de escala e onde os eixos se intersectam;

Distância do eixo do respectivo rótulo.

4. Faça os ajustes necessários e clique em Fechar.

Adicionar ou remover linhas de grelha

As linhas de grelha proporcionam uma referência de fundo para os intervalos dos eixos de

valores e de categorias. Pode optar por mostrar apenas algumas linhas de grelhas.

1. Clique no gráfico

2. No grupo Eixos do separador Esquema, clique em Linhas de Grelha.

3. Aponte para Linhas de Grelha horizontais (ou Verticais) Principais e clique numa das

opções para mostrar linhas de grelha principais ou secundárias, ou ambas; ou clique

em Nenhuma para as remover.

Adicionar rótulos de dados

O valor de uma série de dados pode ser interpretado utilizando o eixo vertical (valor) e as

linhas de grelha, mas se quiser que os valores apareçam directamente na área de desenho,

poderá adicioná-los.

1. Clique no gráfico

2. No grupo Rótulos do separador Esquema, clique em Rótulos de Dados.

3. Clique numa das opções de posicionamento para adicionar rótulos de dados ao

gráfico ou clique em Nenhuma para os remover

4. Clique em Mais Opções de Rótulo de Dados na parte interior da lista pendente

Rótulos de Dados. Clique em opções de Rótulo no painel do lado esquerdo da caixa

de diálogo Formatar Rótulos de Dados, para visualizar mais opções.

a. Em conteúdo do Rótulo, seleccione se quer mostrar um nome em vez de um

valor.

b. Seccione Incluir Marca de Legenda no rótulo para incluir um rectângulo com

código de cores junto a cada série de dados que corresponde ao rótulo da

legenda

Excel 2007

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c. Clique na seta para baixo de Separador e clique no caracter que pretende

utilizar para separar múltiplos rótulos.

5. Clique em Fechar

Mostrar a tabela de dados

Pode adicionar os dados da folha de cálculo subjacente, ou tabela de dados, à área do

gráfico.

1. Clique no gráfico

2. No grupo Rótulos do separador Esquema, clique em Tabela de Dados.

3. Clique numa das opções para posicionar a tabela de dados por baixo do gráfico, com

ou sem marcas de legendas, ou clique em Nenhuma apara a remover.

4. Clique em Mais opções de Tabela de Dados na parte inferior da lista pendente da

Tabela de Dados. Clique em opções de Tabelas de Dados no painel do lado esquerdo

da caixa de diálogo Formatar Tabela de Dados, parra determinar se que utilizar

limites horizontais, verticais ou contornos. Desmarque as caixas de verificação se não

quiser utilizar limites.

5. Clique em Fechar. A tabela de dados é adicionada à área do gráfico por baixo da área

de desenho

Formatar elementos do gráfico

Cada elemento do gráfico tem uma caixa de diálogo Formatar Associada, com uma ou mais

categorias que oferecem opções de formatação.

Para formatar o elemento de gráfico:

1. Clique no gráfico

2. No separador Esquema, clique no elemento cuja formatação pretende alterar nos

grupos Rótulos, Eixos ou fundo. Clique no comando Mais opções do elemento no

final da lista pendente de cada um dos elementos.

3. Seleccione e/ou ajuste as opções de formatação e clique em Fechar.