ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS ® MANOEL ROMAN FILHO ORGANIZAÇÃO SISTEMAS e MÉTODOS CURSO :...

ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS ® MANOEL ROMAN FILHO

ORGANIZAÇÃOSISTEMAS

e MÉTODOS

CURSO : ADMINISTRAÇÃO

® MANOEL ROMAN FILHO

SISTEMA DE AVALIAÇÃO

B1 = AVALIAÇÃO 1 X 0,9 + EXERCÍCIOS EM SALA X 0,1

B2 = AVALIAÇÃO 2 X 0,7 + PROJETO X 0,2 + EXERCÍCIOS EM SALA X 0,1


ASSUNTOS ABORDADOS

PLANO DE ENSINO- BIMESTRE 1

Aula

Semana

CONTEÚDOS

1 Sistemas e Pensamento Sistêmico. 2 Organização, Tipos, Modelos e Influências. 3 As Organizações como Sistemas Adaptáveis ao Mercado. 4 Conceito de Processos (Como Fazer) e a sua Hierarquia de

atividades. 5 Artigo (FGV): As Organizações são uma coleção de Processos.

Processos Centrais e Processos Suporte nas Organizações. 6 Fluxogramas (Mapas de Processos)- Distribuição do trabalho,

Simbologia, Técnicas gráficas para representação de sistemas administrativos.

7 Redesenho de Processos Organizacionais – Metodologias para levantamento, análise e prognóstico das organizações. Medindo um processo Organizacional.

8 Métodos de Análise de Problemas nos Processos Organizacionais: Diagrama de Pareto, Diagrama de Ishikawa, FMEA, Avaliação Econômica Financeira.

9 1ª Avaliação bimestral I.


ASSUNTOS ABORDADOS

PLANO DE ENSINO- BIMESTRE 2

Aula

Semana

CONTEÚDOS

10 Estruturas Organizacionais. Tipos e Aplicações.

11 Sistemas de Hierarquia, Autoridade, Responsabilidade e Comunicações.

Downsizing, Empowerment, Delegação e Centralização.

12 Os Critérios de Excelência Organizacionais – PNQ e PPQG aplicados aos

Processos. Introduzir e Motivar os alunos aos Trabalhos de Conclusão de Curso.

13 Gerenciamento por Projetos como ferramenta estruturada para redesenho de

processos.

14 Técnicas de Gerenciamentos por Projeto: PERT e CPM. Software MSPROJECT.

15 Metodologia para Alianças/Fusões/Aquisições Estratégicas Organizacionais.

Aplicação: Estudo de Caso: Itaú e Unibanco.

16 Manuais administrativos e Documentação dos Processos Organizacionais.

17 Modelo de Planejamento Estratégico (O que e Quando Fazer) para as

Organizações.

18 2ª Avaliação bimestral

19 Apresentação de Trabalhos de Conclusão da Disciplina- Prático

20 Exame

21 Criatividade nas Organizações- Conceitos, Ambiente e Métodos. Estudo de Casos.

22 Gestão de Mudanças- Conceitos, Ambiente e Métodos.Estudo de Casos.


AULA SEMANA 1


Abrangência da OSM

OSMOSM

Instruções Normativas,Formulários, Impressos eEstrutura Organizacional

Instruções Normativas,Formulários, Impressos eEstrutura Organizacional

Mapeamento e Modelagemde Processos

Mapeamento e Modelagemde Processos

Projetos OrganizacionaisProjetos Organizacionais Qualidade & ProdutividadeQualidade &

Produtividade

Desenvolvimento de Sistemas

Desenvolvimento de Sistemas

Arranjo Físico (Layout)Arranjo Físico (Layout)


1- SISTEMAS

Conceito : é um conjunto de partes coordenadas para realizar um conjunto deFinalidades ( Churchman).

Cinco Considerações Básicas de um Sistema :

1- OBJETIVO TOTAIS do Sistema e as medidas de rendimento do sistema inteiro;2- O AMBIENTE do Sistema- são as restrições ou as oportunidades; 3- Os RECURSOS do Sistema – são os meios que o sistema usa para Desempenhar suas atividades;4- Os COMPONENTES do Sistema, suas atividades, finalidades e medidas de rendimento;5- A ADMINISTRAÇÃO do Sistema, é a tomada de decisão relativa á quantidade de recursos que devem ser distribuídos no sistema.

Sistemas


Sistema logístico


Exercício de aplicação do conceito:Sistema de Ensino – INPG

Tarefa: Sistema de Transporte


V a r i á v e i s

S o c i a i sV a r i á v e i s T e c n o l ó g i c a s

V a r i á v e i s

P o l í

t i c a s V a r i á v e i s E c o n ô m i c a s

Competidores Clientes

FornecedoresInsti

tuiçõ

es

Financeira

s

Sindicatos de

TrabalhadoresOs Meios de Comunicação ou Mídia

Grupos de Interesses

Especiais

Governos

Empregados

Acionistas e o Board

A Organização

Stakeholders Internos Stakeholders Externos

Ambiente de Ação IndiretaA Fronteira Flexível de um Sistema Aberto

Ambiente de Ação Direta

Organização


1

8

Recursos 4

2

9

9

9

10

9

7

93

Capital

Matéria-prima

Tecnologia

Recursos Humanos

Entradas

Concorrência

Mercado

Sistema Receptor

Pedidos 6

Saídas

INFLUENCIAS AMBIENTAIS GERAIS : - Governo - Economia - Cultura

Sistema Processador (Organização)

Produtos/Serviços

Organização como um Sistema Adaptável


ENTRADAS PROCESSO SAÍDASProdutos

OuServiços

Insumos&

Recursos

EXEMPLO : ALUNO

FEED BACK

Sistema aberto


AULA SEMANA 2


ORGANIZAÇÃO


1- Organização como Função Administrativa e parte integrante do Processo Administrativo, significa o ato de organizar, estruturar, integrar os recursos e os órgãos responsáveis de sua administração e estabelecer as relações entre eles e as atribuições de cada um..

a-Organização Formal, é a organização baseada em uma divisão de trabalho racional que especializa órgãos e pessoas em determinadas atividades, é portanto, a planejada ou a que está definida no organograma, sacramentada pela direção e comunicada a todos através dos manuais.É a organização formalizada oficialmente.

b- Organização Informal,é a organização que emerge espontânea e naturalmente enter as pessoas que ocupam posições na organização formal, são grupos com funções definidas , porém, não aparece no organograma ou em qualquer outro documento formal/oficial.

Organização - Conceitos


1- Determinar as atividades específicas necessárias ao alcance dos objetivos planejados ( especialização)

2- Agrupar as atividades homogêneas em uma estrutura lógica ( Departamentalização)

3- Designar as atividades ás específicas posições e pessoas ( Cargos e Tarefas)

Organização - Conceitos


Organização - Abrangência

1- Empresarial :é a organização que abrange a empresa como uma totalidade, é o chamado desenho organizacional,que pode assumir três tipos : linear, funcional e a linha-staff.

2- Departamental: é a organização que abrange cada departamento da empresa , é o chamado desenho departamental

3- Tarefas e Operações :é a organização que focaliza cada tarefa, atividade ou operação especificamente , é o chamado desenhos dos cargos ou tarefas , e é feita através da descrição e análise de cargos.


1- 0rganização empresarial consiste em um conjunto de encargos funcionais e hierárquicos, orientados para o objetivo econômico de produzir bens e serviços ( é um meio para atingir objetivos e não um fim), estando condicionada pela natureza do ramo de atividade do negócio.

As principais características da organização formal são : A- Divisão do Trabalho é dividir um grande processo detalhado em pequenas

tarefas,obtendo a simplificação, padronização, a maior eficiência e produtividade- Taylor)

B- Especialização-como conseqüência da divisão do trabalho, cada orgão ou cargo passa a ter funções específicas e especializadas.

C- Hierarquia-como conseqüência da especialização surge a função de comando,cuja missão é dirigir e controlar todas as atividades para que cumpram harmoniosamente as suas respectivas missões.Portanto além de uma estrutura de funções uma organização precisa de uma estrutura hierárquica (níveis de autoridade)

D- Distribuição da autoridade e da responsabilidade-representa a área de autoridade em função do nível hierárquico.

Autoridade - é o direito de dar ordens e o poder de exigir obediência. Responsabilidade- é a obrigação para que se realize tais deveres.

1-Organização Empresarial


Mecanismos de Especialização : medida que uma organização cresce ela tende a se diferenciar e a especializar cada vez mais as unidades que compõem a sua estrutura organizacional.Para os autores clássico a especialização evolui em dois sentidos:

1- Especialização Vertical - necessidade de aumentar supervisão/chefia acrescentando níveis hierárquicos no organograma.

2- Especialização Horizontal - necessidade de aumentar a perícia, a especialização,a eficiência , acrescentando orgãos especializados no mesmo nível hierárquico,é conhecida pelo nome de departamentalização.

Departamentalização: constitui a combinação/agrupamento adequados das tarefas/atividades necessárias á organização em grupos específicos.

Tipos de Departamentalização conforme Teoria Neoclássica : 1- Função - ( vendas, produção,compras,finanças,engenharia,qualidade,..) 2- Produtos ou Serviços-( farmacêutica,veterinária,química,higiene e limpeza) 3- Localização Geográfica ( Brasil, EUA, França, Austrália, ) 4- Clientes - ( masculino,feminino e infantil) 5- Processos - influência pura da tecnologia( solda,corte,pintura) 6- Projetos - organização temporária ( gerente do projeto,compras,engenharia,,,)

2-Organização Departamental


Seção/Setor/Grupo - é o nível de organização abaixo do departamento e a quantidade de níveis vertical ou horizontal,depende do porte da empresa.

TAREFA/ATIVIDADE: é a menor parte do trabalho realizado por um recurso específico que consome outros recursos -É O FOCO das análises .

PROCESSO : é uma série/seqüência de tarefas ou etapas que recebem insumos(materiais,informações,pessoas,máquinas,métodos) e geram produtos(produto físico,informação,serviço), usados para fins específicos por seu receptor.( maximizando o valor do cliente).

OS 4 PROCESSOS EMPRESARIAIS CENTRAIS : (Adair &Murray) -1- Confecção do Produto/Serviço 2- Geração de Pedidos 3- Execução de Pedidos 4- Atendimento ao Cliente

3-Organização por Tarefas/Atividades


O OBJETIVO IMEDIATO E FUNDAMENTAL DE TODO E QUALQUER TIPO DE ORGANIZAÇÃO É PRODUZIR / PROCESSAR ALGO EM FORMA DE PRODUTO OU SERVIÇO, E PARA SER EFICIENTE, SE FAZ NECESSÁRIO DIVIDIR O TRABALHO EM UMA SÉRIE DE PEQUENAS TAREFAS. (Revolução Industrial - Administração Científica - Frederick Taylor)

OS FATORES POSITIVOS :

- MAIOR DETALHAMENTO E SIMPLIFICAÇÃO DAS TAREFAS - ESPECIALIZAÇÃO E PADRONIZAÇÃO DAS TAREFAS - MAIOR PRODUTIVIDADE E MELHOR RENDIMENTO DO PESSOAL - REDUÇÃO DOS CUSTOS DA PRODUÇÃO ( MÃO DE OBRA + MATERIAIS - MAIOR EFICIÊNCIA DA ORGANIZAÇÃO

1-Organização Empresarial : Divisão do Trabalho


A estrutura de uma organização pode ser simplesmente definida como a soma total das maneiras pelas quais o trabalho é dividido em tarefas distintas e como é feita a coordenação entre eles .(Criando Organizações Eficazes - Henry Mintzberg)

Os cinco mecanismos de coordenação podem abranger as maneiras fundamentais pelas quais as organizações coordenam suas tarefas,isto é :

1- Ajustamento Mútuo - obtém a coordenação do trabalho pelo processo simples da comunicação formal,isto é , o trabalho permanece nas mãos dos operadores. O conhecimento se desenvolve na proporção que o trabalho se desenrola, o sucesso depende da habilidade dos especialistas em se adaptar cada um com o outro no decurso de suas rotas sem mapas.

2-Supervisão Direta - consegue a coordenação por meio de uma pessoa tendo a responsabilidade pelo trabalho dos outros , dando instruções a eles e monitorando suas ações. Um líder é nomeado a fim de coordenar os trabalhos que pode ser padronizado.

Os Cinco Mecanismo de Coordenação


3- Os processos são padronizados quando as execuções do trabalho são especificadas ou programadas, é estabelecida a sequência de instruções e o procedimento de como realizá-las ( Manual de procedimentos, Pontos de controle estabelecidos, alertas,).

4- As saídas são padronizadas quando os resultados do trabalho são específicados ,por exemplo, as dimensões do produto ou o desempenho, com as saídas padronizadas a coordenação entre as tarefas fica predeterminada .

5- As habilidades (e conhecimentos) são padronizados quando o tipo de treinamento necessário para executar o trabalho é especificado, isto é , o trabalhador recebe um treinamento antes de ser admitido na organização.Relação trabalho requerido X habilidades exigidas.

Os Cinco Mecanismo de Coordenação

Instrução de Trabalho

Documento que instrui passo a passo como uma atividade deve ser executada.

• Na elaboração de uma Instrução, devem ser seguidos os mesmos critérios utilizados para Procedimentos.

• Uma Instrução difere de um Procedimento pelo nível de detalhamento do seu texto, direcionado para orientar usuários nas atividades e tarefas exclusivamente operacionais.

• O ideal é que toda Instrução referencie um Procedimento, pois não existe equipamento, sistema ou formulário que não esteja inserido no contexto de um processo/atividade.

• A Instrução é o documento mais apropriado ao treinamento de novos funcionários.


Etapas do Processo

1 2 4

Necessidade dePadronizar uma

Atividade

Instrução de Trabalho

3

5

Levantamento

Elaboração da Minuta

1

Consenso Emissão da IT

Divulgação eTreinamento

Elaboração da Instrução de Trabalho


1 Reunir documentos referentes à atividade (OF, desenhos etc.)

2 Verificar junto aos operadores como a atividade é executada. (Inclusive operadores de outros turnos)

3 Registrar a seqüência das operações na ordem de execução. Informar as particularidades (“macetes”)

4 Verificar se a atividade é executada de maneiras diferentes.

5 Discutir com os operadores a melhor maneira de execução.

6 Obter o consenso dos operadores.

1

Fazer Levantamento

LevantamentoRealizado



2

1 Elaborar fluxograma da atividade.

2 Escrever Minuta da Instrução de Trabalho

ElaborarMinuta

Minuta Elaborada

Dicas:

• Assegure a participação de executor

• Utilize linguagem apropriada

• Utilize recursos de figuras, ilustrações, se necessário

• Seja sintético



Obter Consenso

3

1 Apresentar Minuta aos operadores para discussão.

2 Registrar dúvidas e sugestões apresentadas.

3 Analisar sugestões e esclarecer dúvidas.

4 Fazer as correções necessárias

5 Obter o consenso dos participantes


Minuta Aprovada


4InstruçãoEmitida

1 Elaborar Instrução de Trabalho conforme padrão.

2 Cadastrar Instrução de Trabalho no ENS.

3 Acompanhar o processo até a aprovação

Elaborar Instruçãode Trabalho



5Equipe

Treinada

1 Definir público a ser treinado.

2 Divulgar a Instrução de Trabalho.

3 Elaborar programa de treinamento.

4 Aplicar treinamento.

5 Efetuar o registro do treinamento aplicado.

AplicarTreinamento


Instruções de Trabalho - Recomendações

TÓPICO CONSIDERAÇÕES OBSERVAÇÕES

LINGUAGEM Usar termos utilizados pelos próprios usuários da IT. Considerar o nível de conhecimento de termos técnicos

Use termos comuns e os que são utilizado no local de trabalho

Evitar expressões subjetivas como “ execute cuidadosamente a operação” , “alto”, “baixo, “lento” etc. fazer indicações concretas dos parâmetros a serem usados.

Use tabelas / quadrosmostrando os parâmetros

Usar ilustrações, figuras, fotografias, desenhos, tabelas, gráficos e critérios comparativos de aceitação para demonstrar visualmente as operações .

VISUALIZAÇÃO DOPADRÃO

Uma imagem vale mais do que mil palavras

AUTORIDADE E DECISÕESDefinir e informar na IT quem tem autoridade para decidir a continuidade do processo

Defina quem tem autoridade para decidir o que

SEGURANÇA DOOPERADOR

Considerar a segurança do operador, bem como as facilidades para a execução

A segurança e o conforto do operador devem ser garantidos

ATIVIDADESCRÍTICAS

Usar valores numéricos para explicar cada etapa da atividade, principal- mente para as atividades críticas e que envolvam a segurança.

Insira alertas (atenção) para as atividades que envolvam risco

ABSTRAÇÕES


CLAREZA/ OBJETIVIDADE Qualquer pessoa habilitada deve ser capaz de executar a atividade com base na IT

A IT deve ser clara e objetiva para quem a lê

SENSO DE REALIDADE Devem considerar as as operações/atividades indicadas condições reais, não as ideais e/ou teóricas

A IT deve ser elaboradabaseado nas condiçõesdo local de uso

CRITÉRIOS DEFINIDOS Os limites de tolerância devem estar claros e definidos

PARTICULARIDADES Descrever as particularidades para execução Inclua na it os “macetes” da operação

METAS/TOLERÂNCIAS Definir metas e a forma de atingi-las. Ex: “mantenha a temperatura em 120°c ± 10°c” ao invés de “mantenha a temperatura em 120°c “

Escreva “aumente a temperatura de 100° para 120° girando a válvula em ¼ de volta.

MELHORIA DO PADRÃO Considere que os padrões devem ser constantemente aprimorados (melhoria contínua).

Manter histórico das revisões efetuadas

Indique o critério para aceitação da atividade




QUALIFICAÇÃO DOOPERADOR

Identifique quem será o executor da atividade


Definir a função e a qualificação necessária do pessoal responsável pela execução das operações.

PASSO A PASSO Descrever as operações na seqüência em que são executadas

Obedeça a seqüência do processo

VERIFICAÇÃO E AÇÃO Descrever não só as atividades de verificação, mas também as ações subseqüentes para cada condição

Descreva o que fazer após a verificação

IMPREVISTOS E AÇÕES Descreva os procedimentos e as ações a serem tomadas quando ocorrerem interrupções ou imprevistos durante a execução .

Exemplo: “pare o processo e relate o ocorrido ao encarregado”.

Utilizar o método 5W e 1 H para verificar se todas as operações necessárias à execução da atividade estão previstas na it, se são consistentes e não provocam efeitos adversos em outras atividades.

Aplicar o teste de consistência 5W E 1 H

TESTE DE CONSISTÊNCIA


Análise de Consistência – Método 5W e 1H

CONDIÇÃO

5W 1 H PLANEJADO ATUAL IDEAL ALTERNATIVA CUIDADO PRODUTIVIDADE

1 2 63 54

QUEM(WHO)

QUEM O QUE ONDE QUANDO COMO POR QUE

Fará ? faz ou tem Seria bom para Também poderia Não deve Está fazendo feito ? fazer ? fazer ? fazer ? errado ?

Será feito ? Se faz ou tem Seria bom Também se Não se deve É desperdício / sido feito ? fazer ? poderia fazer? fazer ? inadequado

Será feito ? Se faz ou tem Seria bom Também poderia Não se deve É desperdício / sido feito ? fazer ? se fazer ? fazer ? inadequado

Será feito ? Se faz ou tem Seria bom Também poderia Não se deve É desperdício / sido feito ? fazer ? se fazer ? fazer ? inadequado

Será feito ? Se faz ou tem Seria bom Poderia/deveria Não se deve Causará sido feito ? fazer ? (outros métodos) fazer ? desperdício ?

Essa pessoa Isso deve ser Deve ser feito Deve ser feito Deve ser feito Existem motivos irá fazer ? feito ? nesse lugar ? nessa hora? dessa forma ? para se fazer ?

O QUE (WHAT)

ONDE (WHERE)

QUANDO(WHEN)

COMO (HOW)

PORQUE (WHY)


Instrução de Trabalho – Fluxograma linear

ÉSUCATA

?

ENVIA MATERIAL

QUARENTENA

RECEBE MATERIAL

ANALIS INICIAL

N

S

TRANSFORMA EM SUCATA

DEFINE DISPOSIÇÃO

O QUE QUEM COMO REGISTRO

Inspetor da Entrega o material na aérea de quarentena com a documenta- Nota de Sucata Qualidade ção gerada na rejeição do item

Responsável pela Alimenta a planilha Controle de Itens Segregados, informando Planilha de Controle Quarentena o número do documento, data de entrada, número do Inspetor e acondiciona o item na prateleira.

Responsável pela Analisa a documentação verificando o correto preenchimento Nota de Sucata Quarentena dos documentos recebidos.

Responsável pela Providencia a destruição do item conforme IT 30002 Planilha de Controle Quarentena

Comissão de Revisão de Material

Analisa a discrepância e define a disposição• Sucatar• Usar no estado• Retrabalhar• devolverNota: A CRM pode solicitar emissão de uma OFC com instru-ções de retrabalho.

• Nota de Sucata

• Comunicado de Discrepância


Estudos de CasosOrganização & Sistemas


AULA SEMANA 3


PROCESSOS

Leitura Prévia dos Artigos


HIERARQUIA DOS PROCESSOS

Processos Empresariais

Processos

SubProcessos

Tarefas

Atividades

ORGANIZAÇÃO


CLIENTES

FORNECEDORES

PROCESSOS CENTRAIS1- Confecção do Produto2- Geração de Pedidos3- Execução de Pedidos4- Atendimento ao ClientePROCESSOS SUPORTE5- Finanças 6- Informação7- Pessoas 8- Planejamento 9- Qualidade 10-Compras11-Logística 12- Marketing 13-Jurídico 14 - Gerais

VISÃO DE SISTÊMICA DE UMA ORGANIZAÇÃO


Figura: Qualquer Negócio é Formado Por Pequenos e Grandes Processos com Múltiplos Clientes e Fornecedores

Processo A Processo B Processo C

Entradas Saídas

PROCESSO MESTRE

Fonte: Will Kaydos, 1998

Termos Macro e Micro para Organização


Figura: O Trabalho é realizado por Processo que atravessam Departamentos

Departamento A

ENTRADAS


B4

Atividade -A1

B1 C1

A2 B2 C2

A3 B3 C3

Departamento B Departamento C

SAÍDAS

Processo 1

Processo 3

Processo 2

Perspectiva do Processo versus Perspectiva do Departamento.Necessidade de Gerentes de Processo.Objetivo melhorar o Processo como um todo.Medição deve incluir além das Saídas, as Entradas e Processamento.Não negligenciar a medição da Qualidade do Processo


Relacionamento entre Medidas: Perspectiva da Empresa

EMPRESA

Fornecedores

Competidores

Regulamentações Governamentais

Pedidos, Trocas

Taxas, Acordo com Leis,Suporte comunitário

Salários, Benefícios, Seguro,Oportunidade

Lucro, Dividendos, Crescimento

Bens e Serviços

Retornos, Perdas (material, trabalho, capital)

Forças Econômicas

Clima, Política

Capital, Pessoas, Energia, Materiais

GOVERNO

EMPREGADOS

ACIONISTAS

CLIENTES

Figura: A Empresa com um Processo Produtivo



Figura: Medindo um Processo Produtivo

Qualidade do Procedimento de Entrada

Qualidade do Trabalho de Entrada

Processo Produtivo

- Atividades que Adicionam Valor

Fator Meio Ambiente

Entrada de Trabalho

Produtividade

Saída Qualidade dos Procedimentos

Saída Qualidade do Produto

Saída do Produto

Perdas

Recursos


Entradas e Saídas devem ser medidas para entender o PORQUE o

desempenho está neste nível.


Relacionamento entre Medidas: Perspectiva do Departamento

Figura: Medindo Desempenho do Departamento


• O desempenho de cada departamento (A,B,C) é determinado por quão bem seu é desempenho em cada atividade em diferentes sub-processos para diferentes clientes

A1 A2B1

A3B2

C1 C2 A4B3

C3

A B C

Sub-processo 1 Sub-processo 2 Sub-processo 3

• O desempenho do Departamento deve ser medido por sua eficiência e eficácia para cada um de seus clientes.

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