1. 1. ORGANIZAES, SISTEMAS E MTODOS Formulrios Sabrina Machado
2. 2. Conceitos Formulrio uma ferramenta administrativa composta por: Palavras e nmeros: dados fixos: impressos no prprio formulrio dados variveis: preenchidos posteriormente Espaos ou campos; Linhas; Coluna; Formato.
3. 3. Conceitos Documento padronizado, estruturado segundo sua finalidade especfica, possuindo caractersticas e campos apropriados, destinado a receber, preservar e transmitir informaes, cujos lanamentos so necessrios para definir a natureza ou cobrir um fluxo qualquer de trabalho, desde seu incio at sua concluso. (CURY, Antonio. Organizao e Metdos: Uma viso holstica. So Paulo: Atlas, 2006)
4. 4. Conceitos Documento que transporta dados e informaes de uma pessoa, ou unidade, para outra. a materializao do dado. (ARAUJO, Luis Csar G. Organizao, Sistemas e Mtodos. So Paulo: Atlas, 2001) Documento que possui campos delineados para coleta e registro de dados e informaes necessrios sistemas administrativos. (OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organizao & Mtodos. So Paulo: Atlas, 2002)
5. 5. Importncia dos Formulrios Exigncias legais e governamentais; Ex.: Formulrio de Petio para cumprimento de exigncia ANVISA
6. 6. Importncia dos Formulrios Importncia dos dados e informaes: armazenamento do histrico da organizao; recuperao eficiente e eficaz de dados e informaes.
7. 7. Importncia dos Formulrios Padronizar as comunicaes; Facilitar as funes de administrao: planejamento organizao controle
8. 8. Objetivo dos Formulrios Documentar e centralizar as informaes em um processo; Agilizar o fluxo das informaes; Reduzir custos operacionais; Padronizar informaes e procedimentos; Formalizar operaes de carter Legal.
9. 9. Tipos de Formulrios Os Formulrios so produzidos de acordo com os padres nacionais da ABNT (Associao Brasileira de Normas Tcnicas ou de acordo com os padres internacionais da ISO (International Organization for Standardization).
10. 10. Impressos: so produzidos em papel e obedecem aos padres internacionais estabelecidos para a utilizao em equipamentos de impresso computadorizados; Fichas: so feitas em papel de maior gramatura (carto ou cartolina), obedecem os mesmos padres mencionados e so, geralmente, destinadas ao registro de dados sintticos. Tipos de Formulrios
11. 11. Eletrnicos: tendncia atual, guardam os padres dos formulrios impressos mas em ambiente eletrnico: Mais econmicos possibilitam o acesso a informao de forma eletrnica; Facilitam o rpido acesso ao compartilhamento em tempo real; Reduzem os erros de preenchimento. Tipos de Formulrios
12. 12. Eletrnicos: tendncia atual, guardam os padres dos formulrios anteriormente apresentados em ambiente eletrnico: consomem menos papis facilitam o rpido acesso e compartilhamento em tempo real; reduzem os erros de preenchimento. Tipos de Formulrios
13. 13. Elaborando Formulrios Layout Prover espaos suficientes; Manter distncias convenientes para o preenchimento (seja manual ou automatizado); Manter uma sequencia racional/lgica de preenchimento;
14. 14. Elaborando Formulrios Layout Dispor de ttulos legveis e claros, referente ao contedo a ser preenchido; Realar os elementos principais: obrigatrios, opcionais, etc.; Manter uma aparncia clara e limpa, se atentando fonte, tamanho da fonte, cor da fonte, etc.
15. 15. Elaborando Formulrios Layout
16. 16. Elaborando Formulrios Controle Lgico Criar uma sequncia lgica: do geral para o especfico; Elaborar a partir das questes essenciais, propiciando equilbrio ao contedo do que dever ser preenchido: nem mais, nem menos; Evitar repetio de preenchimento;
17. 17. Elaborando Formulrios Controle Lgico Elaborar o formulrio de forma que possa ser identificado posteriormente: quem preencheu, quando, qual o setor responsvel, etc.; Permitir que o formulrio possa ser usado por todos os funcionrios da organizao, quando aquela determinada tarefa for desenvolvida.
18. 18. Elaborando Formulrios Etapas: Levantamento das necessidades do setor, dos funcionrios e das atividades/tarefas; Pensar em um nome para identificao; Analisar e definir os objetivos do formulrio; Observar se h a necessidade de uma sequncia de formulrios; Analisar o nvel dos funcionrios que iro utiliz-lo;
19. 19. Elaborando Formulrios Etapas: Analisar o controle e a avaliao: quem controla e quem avalia; Elaborar layout e contedo de forma lgica: - formato, tipo do papel, vias, carbonagem, arquivamento, etc.; Analisar o custo/benefcio do formulrio; Realizar um teste piloto com o formulrio, visando detectar possveis falhas no preenchimento e controle e refazer o teste at a eliminao de todos os erros;
20. 20. Elaborando Formulrios Etapas: Analisar o resultado final e aperfeioar quantas vezes forem necessrias; Revisar os tpicos: incluir o que for necessrio e excluir o que for desnecessrio; Uso de termos coerentes com a organizao, evitando siglas e abreviaes; Uso de ttulos que mostrem claramente o que se pede; Manter um padro de numerao/paginao para todos os formulrios da organizao.
21. 21. Profisso: Analista de Formulrios Um bom analista de formulrios deve possuir diversos conhecimentos que auxiliam a empresa a no ter prejuzos com a criao de seus formulrios. importante citar que ele tenha as seguintes atribuies: Planejamento eficaz do formulrio; Controle centralizado e atualizado dos formulrios da empresa e anlises dos mesmos; Servir como fonte de informao da empresa; Analisar para que haja uma boa relao custo-benefcio
22. 22. Profisso: Analista de Formulrios Determinar a quantidade inicial mxima e mnima de cada formulrio; Assegurar que no existam formulrios desnecessrios; Atualizar ou elaborar novas rotinas de formulrios que aprimorem os sistemas administrativos da empresa.
23. 23. Questionrio levantamento e anlise Identificao; Necessidade do formulrio; Preenchimento; Controle e avaliao; Consumo; Formato, tipo de papel e carbonagem; Arquivamento Custo, benefcio e possveis problemas.
24. 24. Metodologia Elaborando um formulrio: Levantar e analisar as necessidades: - consultar o usurio; - bom formulrio = layout bem desenhado; - qualidade da anlise; - resultado da anlise (apoiado por fluxogramas); - listagem dos requisitos necessrios para o novo formulrio.
25. 25. Metodologia Elaborando um formulrio: Identificar o estilo de administrao da empresa: - uniformizao dos documentos da empresa: harmoniza a imagem do documento; - no uniformizao: diferenciao rpida dos documentos.
26. 26. Metodologia Elaborando um formulrio: Identificar informaes importantes: - Dados fixos: - j impressos, sendo indicativos ou implcitos; - Dados variveis: - informaes inseridas pelo usurio; - dimensionar adequadamente; - espaos reservados em linhas ou colunas.
27. 27. Metodologia Elaborando um formulrio: Trabalhos de grfica; Treinamento e controle.
28. 28. Estudo de Caso Formulrio para obteno do Carto Cidado, emitido pela Caixa Econmica Federal
29. 29. Material e Custo: Papel Report A4 75gm c/ 500: R$10,50 Impresso P&B p/ 2.400 formulrios: R$0,05 Estimativa de formulrios distribudos em So Paulo: 150 pessoas ao dia, totalizando 3.000 pessoas ao ms. Custo para impresso de R$3.000 formulrios: R$213,00 a.m. Estudo de Caso
30. 30. Identificando pontos desnecessrios que confundem, tomam tempo do usurio e resultam em demora em alcanar o que se espera ou at em desistncia; Desvantagem do uso mltiplo do formulrio; Comparao com o atendimento via telefone, que s pede 3 documentos; Importncia do formulrio online.
31. 31. Bibliografia ARAUJO, Luis Csar G. Organizao, Sistemas e Mtodos. So Paulo: Atlas, 2001 CURY, Antonio. Organizao e Metdos: Uma viso holstica. So Paulo: Atlas, 2006 OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organizao & Mtodos. So Paulo: Atlas, 2002