Procedimento de Rotinas Administrativas FCP - Rev 28 A...PROCEDIMENTO DE ROTINAS ADMINISTRATIVAS...

ATENÇÃO: As cópias impressas deste documento não têm sua versão controlada.

Página 1 de 19

Sistema de Gestão da Qualidade do Programa Vapt Vupt SUPERINTENDÊNCIA DE GESTÃO DO VAPT VUPT

PROCEDIMENTO DE ROTINAS ADMINISTRATIVAS Responsável: Rosana Caetano Ramos Brenner

Cópia Controlada - Revisão 28-A de 12/04/2019

Contatos: Coordenadores Regionais: Márcio Gláucio Maia: (62) 98328-0324 - [email protected] Maria Gorete da Silva:(62) 98328-0554 - [email protected] Rosana Caetano Ramos Brenner: (62) 98261-9031 - [email protected] Gerência de Padrão e Controle: [email protected] Siglas: Gerência de Gestão de Pessoas - GGP Gerência de Manutenção Logística e Suprimentos - GEMLS Gerência de Operação da Rede Própria – GEORP Gerência de Padrão e Controle – GEPC Planilha de Avaliação de Desempenho - PAD Relatório de Análise de Desempenho - RAD Sistema de Gestão da Qualidade– SGQ

Superintendência de Gestão do Vapt Vupt – SGVV

SUMÁRIO

1. Recebimento de Documentos das Unidades ..................................................................................... 3

2. Recepção do Novo Servidor e Servidor Substituto nas Unidades .................................................. 3

2.1. Suspensão do Login de Atendimento ............................................................................................. 4

3. Atividades Administrativas ................................................................................................................ 5

Relatório Diário ................................................................................................................................ 5

Ficha Funcional ................................................................................................................................ 5

Dossiê ................................................................................................................................................. 6

Documentos Obrigatórios no Dossiê ..................................................................................... 6

Dossiê de Servidor Transferido entre Unidades ................................................................... 7

Documentos de Servidores Substitutos ................................................................................. 7

Dossiê de Servidor Desligado do Programa Vapt Vupt ........................................................ 7

Dossiê de Servidor Retornando ao Programa Vapt Vupt .................................................... 8

Check List de Dossiê ............................................................................................................... 8

Aplicação de Penalidades ................................................................................................................. 8

Relatório de Análise de Desempenho - RAD .................................................................................. 9

Acordo de Troca ............................................................................................................................. 10

Extensão de Carga Horária ........................................................................................................... 10


Página 2 de 19

Concessão de Folgas por Participação em Eventos ..................................................................... 10

Previsão da Escala de Férias Anual .............................................................................................. 11

Requerimento de Férias ................................................................................................................. 11

Escala de Trabalho ......................................................................................................................... 12

Diárias ............................................................................................................................................. 12

4. Guia de Serviços ............................................................................................................................... 12

5. Dados e Informações das Unidades................................................................................................. 13

6. Instruções de Trabalho ..................................................................................................................... 13

6.1. Folhetos Informativos ............................................................................................................. 14

7. Reunião de Sensibilização ................................................................................................................ 14

8. Curso de Capacitação de Excelência no Atendimento .................................................................. 14

9. Curso de Libras – Língua Brasileira de Sinais .............................................................................. 14

10. Pesquisa de Clima Organizacional ............................................................................................... 15

11. Emissão de Declarações ao Cidadão ............................................................................................. 15

12. Relação de Unidades e Condomínios Vapt Vupt e Coordenadores Regionais .......................... 15

13. Registros da Qualidade .................................................................................................................. 17

14. Anexos .............................................................................................................................................. 18


Página 3 de 19

1. Recebimento de Documentos das Unidades As Unidades, ao encaminhar os documentos no malote para a SGVV, devem mencionar

a área destino. Os apoios operacionais da GEORP separam os documentos e fazem o encaminhamento para as áreas correspondentes da SGVV por meio do caderno de protocolo, até o 1° dia útil seguinte do recebimento. 2. Recepção do Novo Servidor e Servidor Substituto nas Unidades

Ao receber um novo servidor (incluindo atendentes @TENDE+ em período de treinamento) ou substituto, a equipe da administração da Unidade deve, de acordo com cada função:

QUEM O QUE FAZER?

COORDENADOR E

SUPERVISOR

� Recepcionar o servidor e, se for atendente, verificar se recebeu treinamento no órgão; � Para qualquer função deve haver autorização de início de atividades enviada pela área de

Controle de Pessoal. Para atendentes @TENDE+ o documento de abertura do dossiê é a autorização de treinamento.

� Registrar em Relatório Diário o nome do novo servidor, sua função, condômino de atendimento, turno de trabalho e quem o recepcionou. � Explicar passo a passo o acesso aos documentos do SGQ, disponíveis na Intranet ou link de

acesso das Unidades Padrão e ao site do Vapt Vupt Virtual. � Solicitar cópia do comprovante de escolaridade e notificá-lo por meio do formulário

“Notificação de Solicitação de Documento” caso este não tenha sido encaminhado pela área de Controle de Pessoal ou não tiver sido apresentado pelo servidor; � Caso seja apresentada declaração de conclusão de escolaridade, esta tem efeito temporário

de 60 dias; � Se a expedição do documento definitivo (Diploma, Histórico Escolar ou Carteira

Profissional com nº de registro no órgão competente) ultrapassar o prazo de 60 dias de validade da Declaração, o servidor deve apresentar comprovante da solicitação do documento definitivo junto à Instituição de Ensino competente; � Documentos solicitados pela administração devem ser apresentados em no máximo 30 dias

após emissão do formulário “Notificação de Solicitação de Documento”, exceto para a declaração de conclusão de escolaridade; � Assim que o servidor apresentar o documento solicitado, deve-se registrar no formulário

“Notificação de Solicitação de Documento” o nome do documento apresentado, a data e solicitar a assinatura do servidor e coordenador, permanecendo a notificação anexada no dossiê; � Caso o servidor não apresente o documento solicitado no prazo 30 dias, o coordenador ou

supervisor deve aplicar a penalidade de pontuação direta, prevista nas Normas do Padrão de Atendimento Vapt Vupt e prorrogar o prazo por mais 30 dias. Se o servidor não regularizar a situação no prazo prorrogado, o coordenador deve comunicar ao coordenador regional responsável, via e-mail, para que este oriente sobre as providências a serem tomadas.

� Apresentar o novo servidor à equipe.

� Explicar a metodologia da suspensão de atendimento, informando o tempo permitido para cada situação e solicitando o bom senso no uso desta funcionalidade, de forma que o atendimento não seja prejudicado. � Explicar a metodologia da Pesquisa de Satisfação, ressaltando sua importância no processo

de gestão de atendimento ao cliente cidadão, mencionando ainda as avaliações tanto do atendente quanto do pré-atendimento.

APOIO ADMINISTRATIVO

OU TÉCNICO

� Efetuar o cadastro no Sistema de Gerenciamento de Informações – SGI ou na Ficha Funcional em Excel, seguindo as regras previstas para cada um dos sistemas de controle. Não se aplica aos servidores em treinamento, exceto @TENDE+, que deve ser cadastrado pela Unidade de treinamento independente da lotação definitiva ser em outra unidade.


Página 4 de 19

� Apenas em caso de servidor municipal à disposição do Estado, primeiramente deve-se solicitar o cadastro no SICORP por meio do e-mail [email protected], enviando cópia de RG e CPF. Quaisquer dúvidas entrar com contato com Daniel no telefone (62) 3269-4134; � Entrar em contato com GGP – SEAD, por meio do telefone 3201-6504 e nos e-mails

patrí[email protected] e frequê[email protected] para efetuar o cadastro do servidor no sistema eletrônico do ponto – SFR. Informar nome completo, CPF, órgão de origem e lotação e horário de trabalho do servidor. � Criar dossiê físico para novo servidor, observando-se o prazo previsto no item Dossiê; � Criar dossiê para servidor @TENDE+, incluindo os que estiverem em treinamento para ser

lotados em outra Unidade no 1º dia de ingresso do servidor.

� Numerar as páginas dos documentos apresentados inicialmente, registrar no SGI ou na Ficha Funcional em Excel e arquivá-los no dossiê.

� Verificar se o servidor efetuou substituições em outra Unidade, caso afirmativo, solicitar e aguardar o envio da ficha funcional. Se for a primeira Unidade de substituição, seguir as orientações para novo servidor, exceto a abertura do dossiê.

APOIO DE INFORMÁTICA OU

TÉCNICO

� Abrir chamado no SAC - Sistema de Atendimento a Chamados solicitando criação de credenciais de domínio Vapt Vupt e email corporativo para o servidor, anexando o respectivo formulário assinado e cópia de seus documentos pessoais. � Abrir chamado no SAC - Sistema de Atendimento a Chamados solicitando o cadastro do

servidor para utilização do SAVV (Sistema de Atendimento Vapt Vupt), quando houver. Informar nome completo, CPF, função a ser desempenhada e fonte pagadora do servidor. Acompanhar o servidor nos primeiros atendimentos, orientando-o quanto à correta utilização do sistema eletrônico.

� Dar suporte ao coordenador e supervisor no monitoramento do fluxo de atendimento, realizando se necessário a suspensão dos serviços no sistema SAVV.

� Confirmar se o login criado pelo órgão foi direcionado para Unidade de lotação, para evitar que a emissão dos documentos ocorra em outro local.

2.1. Suspensão do Login de Atendimento

Em algumas situações é permitido realizar suspensão do login (pausa) entre os atendimentos. O tempo de suspensão para cada situação corresponde ao máximo de:

� Água: 03 minutos � Almoço: 60 ou120 minutos � Autorização da Coordenação: 23 minutos � Banheiro: 10 minutos � Encaixe: 15 minutos � Manutenção de Informática: 120 minutos � Retorno/Pendência: 20 minutos � Reunião: 60 minutos � Serviço Interno: 30 minutos � Sistema inoperante: 40 minutos

As suspensões devem ser realizadas no sistema de gerenciamento do atendimento e os atrasos relativos a estas suspensões serão contabilizados na planilha de Controle de Atrasos. Sendo detectada má utilização desta permissão, o coordenador/supervisor deve tomar as providências cabíveis.


Página 5 de 19

3. Atividades Administrativas

ATIVIDADE DESCRIÇÃO

Relatório Diário

As ocorrências devem ser descritas de forma clara e objetiva, relatando os fatos que possam interferir na vida profissional do servidor, bem como no pleno funcionamento da Unidade.

a) Sobre os servidores deve ser registrado qualquer fato ocorrido, dentre eles: � Data do início e fim de suas atividades na Unidade, bem como sua origem; � Atrasos não justificados e justificados por atestados; � Atrasos gerados pelo esquecimento de registro de ponto; � Atrasos de login e/ou por observação a serem lançados na Planilha de Controle de Atrasos; � Saídas antecipadas; � Documentos recebidos; � Falta de servidor deve ser registrada tanto no dia da ausência quanto no dia de retorno de suas

atividades, registrando nesse último, se foi apresentado atestado médico. � Início e retorno do período das férias e o tipo de documento de concessão, se apresentado; � Escalas de trabalho e de férias; � Data de compensação de acordo de troca ou compensação de data; � Ocorrências de conscientização, orientação verbal, advertência por escrito e pontuação com a

indicação do respectivo capítulo, seção, artigo, inciso ou alínea e número da Portaria das Normas do Padrão de Atendimento Vapt Vupt com a descrição do fato; � Repasse de informações; � Manifestação do cliente cidadão, com o respectivo número do protocolo de registro e o

tratamento dado; � Outras ocorrências de maior relevância.

b) Registros gerais: � Desvio de documentos; � Suspensão de senha (registrar o horário, quantidade de clientes cidadão na área de espera,

número de atendentes, órgão e motivo da suspensão e se houve o retorno da emissão das senhas naquele dia e o horário); � Falhas nos sistemas de órgãos ou de gerenciamento de senha; � Eventos realizados na Unidade; � Problemas na estrutura da Unidade.

c) A nomenclatura dos condôminos está definida no documento “Dados e Informações das

Unidades Vapt Vupt”, a qual deve ser seguida; d) As ocorrências devem ser registradas pelo supervisor ou coordenador e seus respectivos

substitutos em atuação, no formulário Relatório Diário do Excel ou diretamente no SGI; e) O apoio administrativo/técnico é o responsável por fazer a classificação das ocorrências,

depois que estas forem registradas e lançar na ficha funcional e no dossiê, quando for o caso; f) O apoio administrativo/técnico deve corrigir o texto, primando pela coesão e coerência

das informações; g) O coordenador e supervisores que se ausentarem da Unidade, independentemente do

motivo e período, devem se informar sobre os fatos ocorridos na sua ausência, por meio do Relatório Diário.

Ficha Funcional

� Todo servidor possui uma ficha funcional, onde são registradas todas as ocorrências relacionadas à sua vida profissional. Excetua-se terceirizados da área de segurança e serviços gerais e correspondente bancário. � Deve ser criada no 1º dia de atividades do servidor, mesmo que em período de avaliação de

habilidades e/ou treinamento do @TENDE+. Excetuam-se servidores candidatos a vagas administrativas que durante o período de treinamento não deve ser criada ficha funcional; � Ficha Funcional é utilizada no SGI ou, nas Unidades sem o sistema, em Excel; � Estes registros são originados a partir das ocorrências lançadas no Relatório Diário; � Informações sobre um mesmo assunto não devem ser lançadas na ficha funcional para não

haver duplicidade de informações; � Excetuam-se do lançamento em ficha funcional as ocorrências relacionadas a acordos de


Página 6 de 19

troca/compensação; � O lançamento das ocorrências nas fichas funcionais é realizado pelo apoio

administrativo/técnico, após serem classificados conforme orientações da tabela “Classificação do Tipo na Ficha Funcional”; � Servidor em substituição deve ter sua ficha funcional e esta deve ser encaminhada pelo apoio

administrativo/técnico para a Unidade em que irá fazer a próxima substituição, no máximo até o dia seguinte de sua saída da Unidade; � Nas transferências temporárias a Ficha Funcional deve ser movimentada à Unidade de

substituição; � Nas transferências entre Unidade Fixa e Padrão, a Unidade Fixa deve encaminhar arquivo PDF

gerado no SGI das Informações Completas, no ícone impressora e encaminhado à Unidade Padrão que deve salvá-la na pasta Ficha Funcional, devendo criar ficha funcional do Excel para dar continuidade das informações geradas do respectivo servidor, tendo como primeira informação a transferência e a existência da ficha funcional em PDF. Para a análise de desempenho do servidor devem ser analisados os dois arquivos. Transferência de servidor da Unidade Padrão para Unidade Fixa deve-se seguir as orientações contidas no Manual do SGI. O apoio administrativo/técnico deve realizar averiguação sobre o histórico de movimentação do servidor, com o intuito de evitar a criação de novos arquivos ou fichas funcionais; � O servidor tem direito ao acesso às informações registradas em sua respectiva ficha funcional

e quando solicitada, deve ser impressa pelo apoio administrativo/técnico com a anuência do coordenador. Se o servidor verificar alguma incoerência registrada na ficha funcional, deve recorrer ao coordenador para verificar e fazer as correções se for o caso; � Em caso de desligamento, seja qual for o motivo, esta informação deve ser registrada no

Relatório Diário pelo supervisor ou coordenador e depois lançada pelo apoio administrativo/técnico na ficha funcional, como último registro, efetuando a movimentação do arquivo para o banco de servidores inativos; � Se o servidor retornar para o Programa Vapt Vupt em até 06 meses da data do seu

desligamento, sua Ficha Funcional deve ser movida do banco de servidores inativos para voltar a ser utilizada. Caso retorne após este prazo, a Ficha deve ser resgatada para consulta, porém não é empregada na análise de ocorrências para aplicação de penalidades.

Dossiê

� Deve ser criado dossiê para todos os servidores do Programa, exceto para atendentes em substituição e terceirizados da área de segurança, serviços gerais e correspondente bancário. � Os dossiês dos servidores são administrados, controlados e atualizados pela equipe de apoio

administrativo/técnico de cada Unidade; � Não devem ser arquivados documentos emitidos ou enviados através de aparelhos de fax; � Os documentos devem ser registrados pelo supervisor ou coordenador e seus respectivos

substitutos em atuação, no Relatório Diário; � O dossiê de novo servidor deve ser aberto no prazo máximo de 07 dias úteis após o ingresso

na Unidade, exceto o de servidor @TENDE+, incluindo os que estiverem em treinamento para ser lotados em outra Unidade, que deve ter seu dossiê criado no dia de ingresso na Unidade; � Os documentos devem ser numerados antes de lançar no SGI ou Ficha Funcional do Excel,

exceto Relatório de Check List; � A ordem para arquivamento no dossiê obedece à ordem cronológica de data de recebimento

dos documentos na Unidade. Todas as páginas devem ser numeradas sequencialmente. Caso o verso da folha possua informações escritas, não precisa ser numerado; � Se necessário corrigir o número de uma página, deve ser assinalado um “X” no número

errado, em seguida o coordenador carimba, assina e numera novamente; � Documentos recebidos que contenham informações sobre um mesmo assunto não devem ser

arquivados novamente no dossiê para não haver duplicidade de informações, sendo arquivados em pasta genérica de documentos recebidos; � Os documentos de justificativa de falta não são arquivados nos dossiês.

Documentos Obrigatórios no

Dossiê

� Documento de autorização de início de atividades: • Documento do órgão ou Prefeitura com o autorizo da SGVV para atendentes; • E-mail ou memorando com autorização de início de atividades do servidor, emitidos pela SGVV • Para atendentes @TENDE+: Documento de autorização de treinamento e após


Página 7 de 19

conclusão do treinamento incluir também o e-mail com autorização para início de atividades. Obrigatória para servidores que iniciaram a partir de 23/03/2016;

� Cópia do decreto de disposição da Prefeitura com o número do processo de disposição protocolado no Gabinete Civil; � Documento de solicitação e autorização de mudança de função; � Documento de autorização de transferência de Unidade; � Formulário de Notificação de Solicitação de Documento se for necessário; � Cópia do comprovante de escolaridade; � Cópias de certificados de cursos e treinamentos complementares; � Declaração de frequência para servidor que esteja cursando graduação/pós

graduação/mestrado/doutorado, a partir de maio de 2014, que deve ser renovada a cada semestre, exceto para os cursos oferecidos pela Escola de Governo, os quais só são necessários apresentar cópia do Termo de Liberação assinado pelo titular da pasta; � Laudo médico em caso de necessidade de fracionamento de intervalo; � Formulários Avaliação de Habilidades e Feedback para atendentes, exceto os lotados no

condômino @TENDE+. Obrigatório para servidores que iniciaram atividades a partir de novembro de 2007; � Formulário Declaração de Senha – SG Consig para atendentes do condômino Multifuncional; � Documentos originados ao longo do exercício do servidor na Unidade, como: requerimento de

férias autorizadas pelo RH ou espelho de férias (se houver), advertências, pontuações e outros considerados imprescindíveis à administração das Unidades; � Cópia do Atestado de Saúde Ocupacional - Exame Médico Periódico.

Dossiê de Servidor Transferido entre

Unidades

Após receber o documento de transferência: � A Unidade de origem deve encaminhar o dossiê por meio de memorando para Unidade de

destino, no malote da GEMLS, no último dia de permanência do servidor na Unidade; � A Unidade Padrão deve encaminhar o dossiê diretamente à Unidade destino; � A GEORP recebe o dossiê e o encaminha diretamente à Unidade de destino; � A Unidade de destino, ao receber o dossiê, deve proceder conforme item Check list de dossiê

para verificar se constam os documentos obrigatórios e os demais informados no último check list do dossiê.

Documentos de Servidores Substitutos

� Não deve ser criado dossiê para os servidores em substituição; � Os documentos originados durante a substituição devem ser arquivados na pasta

“Substituição”; � O comprovante de escolaridade deve ser solicitado no início da substituição por meio da

Notificação de Solicitação de Documentos; � No caso de servidor lotado em Unidade que for realizar substituição em outra, a

documentação gerada durante este período deve ser encaminhada para a Unidade de sua lotação, por meio de memorando e esta arquivar os documentos recebidos no dossiê do respectivo servidor.

Dossiê de Servidor Desligado do

Programa Vapt Vupt

Desligamento por exoneração, solicitação de retorno ao órgão pelo próprio servidor ou pelo órgão, o apoio administrativo/técnico deve: � Fazer a movimentação do dossiê do servidor no SGI; � Imprimir a ficha funcional e anexá-la ao dossiê. Este dossiê deve ser mantido na Unidade pelo

prazo de 06 meses; � Após este período, a Unidade deve enviar o dossiê:

• Dos servidores SEAD: por memorando à GEORP e esta encaminha para GGP; • Dos servidores de outros órgãos: pelo malote do órgão; • De terceirizado: deve ser entregue via Boletim de Documentos no próprio condômino

para ser encaminhado via malote para a empresa prestadora de serviços; • Dos servidores municipais: enviar diretamente à Prefeitura, por meio de ofício; • Dos servidores de Unidade Padrão: deve encaminhar o dossiê, no mesmo período,

diretamente ao R.H. do órgão. Desligamento por meio de RAD, o apoio administrativo/técnico deve: � Fazer a movimentação do dossiê do servidor no SGI; � Imprimir a ficha funcional e anexá-la ao dossiê;


Página 8 de 19

� Encaminhar o dossiê à GEORP, via malote, assim que ocorrer o desligamento. A GEORP faz o encaminhamento do dossiê para o RH do órgão respectivo via malote, solicitando substituto caso necessário.

Dossiê de Servidor Retornando ao Programa Vapt

Vupt

� Se o servidor retornar para o Programa Vapt Vupt em até 06 meses da data do seu desligamento, seu dossiê deve ser retirado do arquivo para voltar a ser utilizado; � Se o servidor desligado retornar ao Programa, porém para outra Unidade, o apoio

administrativo/técnico deve certificar qual a última Unidade que o servidor prestou serviço e requisitar o envio do dossiê, se estiver dentro do prazo; � Se o retorno for após o prazo de 06 meses, deve ser criado novo dossiê, conforme orientações

no item “Dossiê do novo servidor”.

Check List de Dossiê

� É uma atividade realizada pelo apoio administrativo/técnico, no mês de maio, para verificar a presença dos documentos obrigatórios, permanência e integridade da documentação; � Deve ser emitido relatório por servidor, com a relação dos documentos cadastrados e

numerados, conforme Manual do SGI, ou preenchido em meio eletrônico o formulário Check List de Dossiê - Unidades sem SGI; � Deve ser verificado se todos os documentos estão registrados e anexados ao dossiê e se

constam todos os documentos obrigatórios; � Não localizado algum documento obrigatório no dossiê, deve-se informar imediatamente ao

coordenador para que este tome as providências necessárias para localizar o documento ou solicitá-lo ao servidor ou ao setor competente; � Sendo detectada a inexistência de preenchimento de algum campo e/ou assinatura em

documentos e que não seja possível correção,deve ser relacionada no formulário Evidências do Check List de Dossiê, registrada em Ficha Funcional, e o formulário paginado e anexado ao dossiê no final do check list; � O formulário Evidências do Check List de Dossiê deve ser preenchido apenas se houver

inconsistências detectadas e não possíveis de serem corrigidas; � Em caso de extravio de documento que já esteve no dossiê e não sendo possível sua

recuperação, o coordenador deve registrar a informação no Relatório Diário, na Ficha Funcional do servidor e no formulário Evidências do Check List de Dossiê, informando o extravio do documento e a sequência numérica faltante referente ao respectivo documento; � Medidas devem ser tomadas pelo coordenador e apoios administrativo/técnico para evitar

desvios futuros de documentos e as ações registradas no Relatório Diário; � O apoio administrativo/técnico deve obrigatoriamente manter atualizado os dados pessoais e

funcionais dos servidores; � Finalizada a verificação, atualizada a relação dos documentos e dados dos servidores, deve ser

emitido um novo relatório do check list com a lista dos documentos atualizados, e arquivá-lo no dossiê dos respectivos servidores, substituindo o check list anterior, devendo o novo formulário ser assinado pelo apoio administrativo/técnico responsável pela verificação e pelo coordenador da Unidade.

Aplicação de Penalidades

� É uma atividade de responsabilidade dos gestores da SGVV, coordenadores e supervisores; � Para aplicação de penalidade, a ocorrência deve ser analisada, apuradas as evidências e

avaliada a ficha funcional do servidor envolvido; � Solicitar a presença do servidor na Coordenação ou na SGVV (caso esta solicite) para que

possa apresentar suas considerações acerca do ocorrido; � Verificada a veracidade dos fatos, aplicar a penalidade, conforme sequência dos registros

(conscientização, orientação verbal, advertência por escrito ou pontuação) da ficha funcional, desde a sua lotação no Programa. Excetua a aplicação de penalidade sequencial, quando tratar de penalidade com pontuação direta ou situações em que requeiram elaboração de RAD à SGVV, conforme indicação prevista na Portaria das Normas do Padrão de Atendimento Vapt Vupt; � Informar ao servidor a penalidade a ser aplicada e caso gerou documento (formulário de

penalidade ou RAD), solicitar que assine. Caso o servidor se recuse a assinar, constar no formulário que o servidor está ciente da aplicação da penalidade; � O formulário para a aplicação de penalidade deve ter seus campos devidamente preenchidos,

descrevendo a ocorrência de forma sucinta e clara no campo “Motivo”; � Para colaboradores que não recebem GDVV deve-se aplicar a Notificação Disciplinar para


Página 9 de 19

cada ocorrência, exceto terceirizados da área de segurança e serviços gerais, para os quais deve ser preenchido o Relatório de Registro de Ocorrência (anexo do Procedimento de Gestão de Contratos e Convênios); � Servidor em substituição em outra Unidade pode ser penalizado pela Coordenação da

Unidade que está prestando serviço, devendo o coordenador entrar em contato com a Unidade de origem para verificar as ocorrências existentes para definir a penalidade a ser aplicada, certificando ainda o último número constante no dossiê. Cópia da penalidade de advertência por escrito ou pontuação, depois de numerada pelo apoio administrativo/técnico deve ser digitalizada e enviada, via e-mail à Unidade de origem para que esta inclua no dossiê físico do respectivo servidor. O documento original deve ser encaminhado posteriormente, por meio de memorando e substituído quando recebido pela Unidade de origem; � Penalidades cumulativas: deve-se analisar se o fato está dentro do mesmo artigo, alínea e

inciso e se esta ocorreu novamente em um período inferior a 06 meses. Em caso afirmativo aplica-se as próximas penalidades somando-se os pontos que o servidor já possuía mais o valor da pontuação prevista naquele artigo, alínea ou inciso. Por exemplo: Se a penalidade for de 03 pontos, na reincidência será somada à pontuação já existente os 03 pontos da nova pontuação, portanto será pontuado com 06 pontos. Se houver nova reincidência soma-se mais 03 pontos, totalizando 09 pontos e assim por diante. Esta regra também deve ser aplicada nos casos de reincidência de pontuação direta. � Excepcionalmente no caso de penalidades de registro de ponto a análise para cumulatividade

é feita a cada mês, devendo zerar a contagem de pontos cumulativos no início de cada mês subsequente. � O lançamento na PAD das penalidades cumulativas ocorridas dentro do mesmo mês deve ser

feito somando-se o total de pontos de cada formulário preenchido.

Relatório de Análise de Desempenho -

RAD

É uma atividade de responsabilidade do coordenador e dos supervisores, nas Unidades e dos coordenadores regionais e titular da GEORP, na SGVV. � Ao elaborar o RAD o coordenador deve informar ao servidor da elaboração do relatório sobre

sua conduta para análise da SGVV: � Preencher o formulário Relatório de Análise de Desempenho – Via da Unidade; � O RAD deve ser assinado pelo servidor envolvido e pelo coordenador; � Depois de assinado, deve ser escaneado e enviado juntamente com a ficha funcional (em

PDF) para o coordenador regional correspondente. Arquivar RAD e via de resposta em dossiê; � Depois de analisar os documentos, o coordenador regional delibera com o titular da GEORP

para definição do parecer final com o titular da SGVV, observando o prazo de 10 dias úteis para resposta à Unidade; � O parecer da SGVV deve ser emitido no formulário Relatório de Análise de Desempenho –

Via de Resposta e, depois de preenchido e assinado pelo titular da GEORP deve ser escaneado e enviado à Unidade, por e-mail. Quando se tratar de desligamento de servidor é necessário colher a assinatura do titular da Superintendência e encaminhar cópia do parecer à área de Controle de Pessoal para informar o desligamento à GGP.

O coordenador, ao receber o parecer, deve: � Informar ao servidor a decisão e colher assinatura no campo designado do formulário de

resposta; � Se a decisão for aplicação de penalidade, preencher o formulário e colher as assinaturas

devidas. O servidor estando ausente deve-se aguardar o seu retorno, colher a assinatura e lançar a pontuação na Planilha de Avaliação de Desempenho subsequente; � Se tratar de desligamento, orientar o servidor a comparecer imediatamente ao RH de seu

órgão; � Em caso de desligamento por motivo de licença médica, o RAD deve ser elaborado no ato da

concessão da licença que causar ou contribuir para o desligamento. Abrir a vaga no Quadro Funcional e comunicar ao servidor sobre o desligamento, informando que ao final da licença ele deve comparecer à Unidade para assinatura de ciência do desligamento no campo específico do RAD e somente então comparecer ao RH de seu respectivo órgão. Registrar o parecer no Relatório Diário, ficha funcional e anexar a via da Unidade e a via de Resposta ao dossiê. O RAD originado na SGVV deve ser preenchido no formulário Relatório de Análise de


Página 10 de 19

Desempenho - via da SGVV o qual é encaminhado para a Unidade. O original deve ficar arquivado em pasta própria até que o formulário encaminhado retorne da Unidade devidamente assinado e seja substituído. O coordenador deve informar ao servidor o parecer, colher as devidas assinaturas e tomar as

providências para o cumprimento da decisão. O formulário preenchido deve ser anexado ao dossiê do servidor e a cópia escaneada e encaminhada para a GEORP para arquivamento e encaminhamento às áreas de Controle de Pessoal e Avaliação de Desempenho para controle e providências pertinentes.

Acordo de Troca

� Acordo de troca envolve 02 (dois) servidores e refere-se a: � Para qualquer servidor: Trocas de horários de início de expediente ou dias de escalas; � Apenas para servidores que realizam jornada de 06 horas diárias em Unidades com 12

horas, de funcionamento: 01 servidor trabalha nos 02 turnos e usufrui da contrapartida em data acordada, quando o outro servidor cumprirá a jornada de 12 horas; � O acordo deve ser registrado no Sistema de Gerenciamento de Informações – SGI ou sistema

equivalente e homologado com a assinatura dos componentes envolvidos no mínimo 01 dia antes da data do cumprimento do acordo; � Quando necessário realizar acordo de forma inesperada e os servidores envolvidos não

estejam na Unidade, a Coordenação pode autorizar o acordo, devendo assinar o documento, homologando-o; � Devem ser solicitados pelos servidores interessados e registrados pelo apoio

administrativo/técnico; � Quando se tratar de servidores integrantes do Condômino @TENDE+ o acordo somente será

autorizado se os interessados realizarem os mesmos serviços de atendimento de forma que não prejudique o bom andamento das atividades prestadas na Unidade. O apoio deve verificar se o servidor tem direito ao acordo naquele mês e se não existe acordo firmado na mesma data; � Tendo direito ao acordo, lança os dados no SGI ou no arquivo do Excel, imprime e

disponibiliza para assinatura dos servidores interessados, na sala da administração; � O supervisor ou coordenador também devem assinar o documento e devolver ao apoio para

arquivar em pasta própria.

Extensão de Carga Horária

� Extensão de Carga Horária refere-se àquela situação em que o servidor trabalha além de sua carga horária, podendo a chegar à jornada total de funcionamento da Unidade, a partir de necessidade da coordenação e envolve apenas 01 (um) servidor; � Não deve ser realizado para atender interesses pessoais; � Extensão de Carga Horária deve ser registrado em Ficha Funcional como Autorização da

Coordenação, informando o dia em que será realizado e o dia da contrapartida; � Deve ser lançado em Relatório Diário no dia em que for realizado com a informação sobre

sua necessidade e também no dia da contrapartida.

Concessão de Folgas por Participação em

Eventos

� Conforme Manual do Sistema SFR, a prestação de serviços realizada aos finais de semana, feriados, após as 22 horas e pontos facultativos terá o acréscimo de 50% nos créditos do banco de horas; � A data para deslocamento do servidor entre a Capital e a cidade onde será realizada a jornada

de atendimento e seu retorno, assim como para data empregada na preparação do evento sob convocação da SGVV são considerados como dias trabalhados, Quando a jornada de atendimento for realizada na própria capital, o período de deslocamento é computado na jornada de trabalho, desde que o traslado seja em transporte oficial. � Os servidores convocados, independente da carga horária cumprida na Unidade de origem,

devem cumprir a carga horária estabelecida para o evento, não havendo o direito a geração de banco de horas nesta situação; � O lançamento no sistema SFR deverá ser realizado pelo Coordenador ou Apoio Administrativo da Unidade na opção Cadastro - Escala de Horário. Após, seguir para Calendário, onde há a opção Folga; � As folgas deverão ser acordadas previamente com os Gestores responsáveis pela Unidade e o

usufruto deve ocorrer preferencialmente dentro do mês do evento, ou no máximo até o final do mês seguinte, sob pena de o servidor não ser mais convocado para futuros eventos; � A folga lançada no calendário poderá ser referente ao dia todo ou apenas para parte do dia trabalhado;


Página 11 de 19

� A totalização das horas trabalhadas deve ser encaminhada pelo responsável pelo evento ao gestor da Unidade; � Os servidores escalados para eventos que aconteçam em final de semana e que estejam

também convocados para a escala de sábado ou de feriado da Unidade, devem obrigatoriamente providenciar troca a fim de não causar prejuízo para o bom andamento das atividades da Unidade, bem como para os próximos eventos a serem realizados.

Previsão da Escala de Férias Anual

� A escala de férias deve ser elaborada com a previsão dos períodos de afastamento legal dos servidores até o final do mês de outubro do ano anterior à sua previsão. � Cada líder de equipe deve elaborar sua escala de acordo com o modelo disponível na Intranet.

Concluída, deve colher as assinaturas dos servidores, tirar uma cópia para arquivamento no condômino e entregar uma via ao supervisor para análise. Em caso de ausência no dia da assinatura do formulário, os servidores ausentes devem buscar a informação sobre a escala e a assinarem no dia em que retornarem à Unidade. � A escala de férias da equipe administrativa é elaborada pelo supervisor; � As escalas de férias são controladas pelo supervisor e validadas pelo coordenador; � O apoio administrativo/técnico deve cadastrá-las no SGI ou no arquivo Escala Anual de

Férias; � Ao receber a aprovação da escala de férias, o líder de equipe envia cópia da escala ao

responsável no órgão para conhecimento e providências de substituição, quando necessário. � No decorrer do ano podem ocorrer alterações na programação das férias aprovadas. Se tais

alterações forem aprovadas pelos gestores da Unidade, o apoio administrativo/técnico deve incluir a informação de alteração tanto na Ficha Funcional do servidor no SGI quanto no arquivo Escala Anual de Férias.

Requerimento de Férias

� Para os servidores da SEAD, exceto coordenador e supervisor, o documento utilizado para solicitação e autorização de férias é o Requerimento de Férias, disponibilizado na Intranet. Os requerimentos devem ser enviados à GEORP, assinados pelo coordenador no campo Chefia Imediata, respeitando uma antecedência mínima de 30 dias do início do período solicitado. Os coordenadores regionais serão responsáveis pela deliberação e encaminhamento dos Requerimentos deferidos à GGP. � Para coordenadores e supervisores, o documento utilizado para solicitação e autorização de

férias é o Requerimento de Férias específico para essas funções disponibilizado na Intranet, com campo para indicação do substituto. Deve ser assinado no campo Chefia Imediata pelo gerente da GEORP e deve ser enviado em 01 via. Após conferência e assinatura do gerente, o formulário é encaminhado à GGP respeitando uma antecedência mínima de 30 dias do início do período solicitado em caso de o substituto ser servidor efetivo ou comissionado ou 60 dias do início do período solicitado em caso de o substituto ser servidor celetista; � Para os servidores efetivos, comissionados e celetistas de outros órgãos, após a aprovação da

escala de férias, cada componente das equipes deve solicitar ao seu órgão de origem autorização para seu afastamento legal para gozo de férias, com antecedência e conforme prazos determinados pelo respectivo órgão e apresentar o documento autorizado ao coordenador. � Os servidores celetistas da SEAD devem encaminhar o Requerimento de Férias (em

formulário específico para Celetistas) com antecedência mínima de 60 dias para a GEORP. Devem verificar na GGP a possibilidade de parcelamento das férias de acordo com a idade. A Coordenação deve comunicar ao servidor que antes do gozo das férias deve encaminhar-se à GGP portando sua Carteira de Trabalho para serem efetuados os devidos registros legais; � Em caso de substituição de férias de coordenador e supervisor, o substituto sendo servidor

estadual efetivo, celetista ou comissionado tem direito a receber o valor do cargo proporcionalmente ao tempo de substituição e a respectiva GDVV. Caso se tratar de servidor municipal à disposição do Estado, este terá direito somente à GDVV, também proporcionalmente ao tempo de substituição; � Para os servidores de Prefeitura à disposição do Estado, além do requerimento de férias da

SEAD em 01 via, devidamente carimbado e assinado pela Coordenação, é necessário o aviso de férias da Prefeitura que comprove que o servidor faz jus ao período de férias pelo órgão de origem, devendo ambos os documentos constarem o mesmo período de gozo. As férias podem ser requeridas mesmo que o servidor ainda não tenha trabalhado 01 ano no Programa Vapt Vupt, porém já faça jus às férias na Prefeitura;


Página 12 de 19

� � Nas Unidades Fixas e Condomínios Vapt Vupt, o coordenador deve solicitar à GEORP

substituto para o período de férias do atendente de cada órgão, caso haja necessidade, em tempo hábil para que este tome as providências necessárias, a fim de evitar prejuízos no atendimento ao cidadão. Na Unidade Padrão, a solicitação deve ser encaminhada ao responsável do seu respectivo órgão.

Escala de Trabalho

� Cada líder de equipe deve elaborar suas escalas de trabalho de acordo com o modelo disponível na Intranet e entregar ao supervisor; � A escala de trabalho da equipe administrativa é elaborada pelo supervisor; � O formulário de escala deve ser assinado pelos servidores envolvidos. Em caso de ausência

no dia da assinatura do formulário, os servidores ausentes devem buscar a informação sobre a escala e a assinarem no dia em que retornarem à Unidade. � As escalas de trabalho de todas as equipes são controladas pelo supervisor e validadas pelo

coordenador; � No período em que o servidor estiver em gozo de férias e/ou licença não deve ter seu nome

incluído na escala de trabalho; � O servidor em gozo de férias ou licença, cujo retorno seja sexta-feira ou sábado, não deve ser

incluído na escala de trabalho daquela semana se já houver sido escalado ao menos 01 vez naquele mês ou que esteja previsto ao menos 01 escala em outra data dentro do mês de retorno. � Não deve ser incluído na escala de trabalho do sábado aquele servidor que também não foi

incluído na escala de ponto facultativo ou feriado municipal que ocorra na sexta ou segunda-feira, para não prejudicar o benefício do servidor; � Quando houver necessidade de “subir” escala, deve-se seguir o critério da ordem alfabética

sequencial para suprir o déficit. � Após aprovadas as escalas, o apoio administrativo/técnico deve cadastrar as escalas no SGI ou

no arquivo Escala de Trabalho do Excel e entregar uma via impressa ao supervisor, quando for o caso ao coordenador, para que realize a conferência no dia de cada escala.

Diárias

� As diárias são concedidas a servidores deslocados de sua sede (cidade em que trabalha habitualmente) temporariamente a serviço, com base nos Decretos nº 7.141, de 06 de Agosto de 2012, nº 7.147, de 02 de Setembro de 2010, nº 7.707 de 30 de Agosto de 2012, nº 8.063, de 26 de Dezembro de 2013 e nº 8.320, de 12 de Fevereiro de 2015; � A Unidade deve entrar em contato com a área responsável na GEORP para prévia orientação e

autorização de preenchimento no sistema; � As diárias devem ser feitas pelo Sistema de Solicitação de Diárias (SSD), disponível no Portal

IntraGoias. Neste mesmo portal está disponível o Manual para preenchimento on-line do Sistema de Solicitação de Diárias. � Em caso de dúvidas ou maiores esclarecimentos acerca de solicitação de diárias e prestação de

contas, entrar em contato com a Gerência de Operação da Rede Própria, principalmente quando as convocações forem para treinamentos, cursos, transferências temporárias e eventos como Governo Junto de Você e Ação Cidadã.

4. Guia de Serviços

Nas Unidades Fixas e Condomínios o coordenador deve disponibilizar na recepção da Unidade, no mínimo, uma cópia impressa do Guia de Serviços, disponível no site Vapt Vupt Virtualpara auxiliar na triagem dos requisitos necessários para que o cidadão usufrua dos serviços.

Para gerar o Guia de Serviços, deve-se acessar o site www.vaptvupt.go.gov.br, clicar em “atendente”, fazer o login, clicar em Relatório, Relatório de Serviços e Locais de Atendimento, escolher em “Tipo de Serviços” a opção “Informativo” e escolher o nome da Unidade na opção “Local”, Consultar. Em caso de alteração em Instrução de Trabalho de órgão que esteja na Unidade, imprimir somente as alterações, se possível. Para visualizar somente os serviços de algum órgão específico, deve-se selecionar o também o órgão desejado.

Havendo computador disponível na recepção, o orientador pode acessar o Guia de


Página 13 de 19

Serviços na página inicial do site Vapt Vupt Virtual, clicando em “Guia de Serviços” e realizando a busca pelo serviço desejado.

O coordenador deve solicitar a criação de usuário para acesso ao site à GEPC, via e-

mail, informando nome completo e CPF e solicitar alteração do cadastro em caso de mudança de Unidade. Nas Unidades em que não haja coordenador titular, o acesso será permitido a quem estiver desempenhando a função, somente durante o período de substituição. 5. Dados e Informações das Unidades

O arquivo Dados e Informações das Unidades deve ter suas informações atualizadas pelo coordenador, que deve informar imediatamente à GEPC pelo email [email protected] quaisquer alterações nas informações do arquivo (nomes e horários de servidores da administração, telefones e endereço da Unidade, telefone dos órgãos, inclusão ou exclusão de órgão, suspensão de atendimento causada por déficit (falta de servidor por retorno ao órgão de origem, exoneração etc), férias e licenças de servidor.

Este arquivo é utilizado, dentre outras coisas, para alimentar o site VVV, que é acessado pelo cliente cidadão e pelos atendentes da Unidade Teleatendimento para checar os serviços e horários de cada Unidade e requisitos de cada serviço. Se houver omissão ou erro nas informações do arquivo, tanto o site quanto o cliente cidadão serão prejudicados. Tal conduta é passível de penalidade, conforme previsão nas Normas do Padrão de Atendimento Vapt Vupt.

6. Instruções de Trabalho

As Instruções de Trabalho devem estar em consonância com as atividades executadas pelos atendentes durante o atendimento, com serviços, requisitos, taxas e prazo de entrega dos documentos devidamente relacionados e descritos de forma clara e padronizada.

As alterações nas Instruções de Trabalho podem ser feitas pelos administradores de cada IT ou solicitadas por qualquer colaborador das Unidades que detectarem algum dado ausente ou incorreto.


Página 14 de 19

Ao ser detectada nas Unidades, a necessidade de alteração deve ser encaminhada pelo coordenador ao e-mail [email protected]. A GEPC, ao receber este e-mail, entra em contato com o responsável no órgão para analisar a solicitação. Caso a solicitação seja pertinente, a IT será alterada e todas as Unidades serão informadas.

Ao iniciar suas atividades em uma Unidade, seja por lotação inicial ou por transferência, o coordenador deve tomar conhecimento se há IT de responsabilidade da coordenação e mantê-las atualizadas. O coordenador substituto torna-se responsável por estas Instruções quando estiver atuando.

6.1. Folhetos Informativos

A equipe da GEPC disponibiliza Folhetos Informativos, elaborados de acordo com as informações contidas nas Instruções de Trabalho, que devem ser utilizados nas Unidades Vapt Vupt nos casos que a coordenação identificar a necessidade de entregar informações impressas ao cliente cidadão. Caso seja necessário algum folheto que ainda não exista, o coordenador deve enviar as informações à GEPC pelo email [email protected]

Não devem ser utilizados outros documentos ou folhetos que não sejam os revisados e disponibilizados pela GEPC. Caso os órgãos forneçam alguma informação a ser entregue ao cliente cidadão, o coordenador deve informar à GEPC para que sejam elaborados novos folhetos.

7. Reunião de Sensibilização

Quando houver alterações significativas no SGQ ou nas Normas do Padrão de Atendimento Vapt Vupt, o coordenador deve realizar palestra de sensibilização com todos os servidores.

As alterações que forem importantes apenas a um grupo de servidores, como revisão nas Instruções de Trabalho, por exemplo, devem ser informadas à equipe interessada pela coordenação individualmente ou em pequenos grupos, para que o atendimento ao cliente cidadão não seja prejudicado.

Todas as reuniões devem ser registradas pelo apoio administrativo/técnico no formulário Ata de Reunião, onde são colhidas assinaturas dos servidores participantes.

Quando ocorrer mudança de portaria referente às Normas do Padrão Vapt Vupt não é necessário entregar a Declaração de Documentos Iniciais. 8. Curso de Capacitação de Excelência no Atendimento

Todos os servidores devem realizar o curso de Capacitação de Excelência no Atendimento, de modo que sua ausência não prejudique o atendimento nas Unidades.

A SUPEG é responsável por ministrar o Curso de Excelência no Atendimento, sendo sua responsabilidade informar à GEORP a quantidade de vagas, o local, dias e horários em que o curso será ministrado.

Após receber da SUPEG a relação de vagas, data, local e horário para o curso de Capacitação de Excelência no Atendimento, a GEORP realiza a distribuição das vagas entre as Unidades e solicita aos coordenadores que indiquem os servidores que ainda não fizeram o curso, obrigatoriamente as Unidades devem indicar e certificar que os servidores fizeram as inscrições. 9. Curso de Libras – Língua Brasileira de Sinais

O Coordenador da Unidade deve providenciar para que no mínimo 04 Orientadores, em unidade da capital, e 02 Orientadores, em unidades do interior, sejam capacitados no curso


Página 15 de 19

de Libras – Língua Brasileira de Sinais, de modo que sua ausência não prejudique o atendimento nas Unidades.

O Coordenador deve ainda acompanhar e solicitar curso para outro Orientador, caso aquele que já foi capacitado saia da Unidade.

Após receber da SUPEG a relação de vagas, data, local e horário para o curso de Libras, a GEORP realiza a distribuição das vagas entre as Unidades e solicita aos coordenadores que indiquem os servidores que ainda não fizeram o curso, obrigatoriamente as Unidades devem indicar e certificar que os servidores fizeram as inscrições. 10. Pesquisa de Clima Organizacional

A GEORP, detectada a necessidade, pode encaminhar um profissional de psicologia para aplicação da pesquisa de clima em qualquer Unidade de Atendimento Vapt Vupt.

A área de Avaliação de Perfil e Treinamento define e informa à Unidade a data e o horário da aplicação da pesquisa.

11. Emissão de Declarações ao Cidadão

Caso o cliente cidadão solicite a emissão de declaração de seu comparecimento ou acompanhamento em casos específicos (idosos, portadores de necessidades especiais definitiva ou temporária, representantes legais) à Unidade, deve ser encaminhado ao Coordenador, que deve preencher a declaração conforme modelos disponibilizados na intranet:

� Declaração de Atendimento: deve ser utilizada quando o cliente cidadão teve o atendimento completo (do orientador ao atendente). � Declaração de Comparecimento: deve ser utilizada quando o cliente cidadão por algum motivo (ausência de documentação necessária, suspensão de senha, queda de sistema) não pode ter a senha para atendimento emitida porém compareceu à Unidade e foi atendido apenas na recepção. � Declaração de Emissão de Senha: deve ser utilizada quando o cliente cidadão teve a senha para atendimento emitida, porém por algum motivo (queda de energia, queda do sistema) não pode ter o atendimento finalizado pelo atendente.

Os modelos de declaração não podem ser alterados e só poderão ser emitidos nas

situações descritas acima. 12. Relação de Unidades e Condomínios Vapt Vupt e Coordenadores Regionais

Márcio Gláucio Maia da Silva Unidades Fixas Capital Unidades Fixas Interior

• Araguaia Shopping • Buena Vista • Campinas

• Águas Lindas • Cidade de Goiás • Cristalina • Formosa • Goianira • Inhumas • Itaberaí


Página 16 de 19

• Itapuranga • Luziânia • Jaraguá • Planaltina • Posse • Rubiataba • Santo Antônio do Descoberto • Valparaíso

Unidades Padrão Condomínios Vapt Vupt

• Procon • Ambiental

• Alvorada do Norte • Itauçu • Mozarlândia • São Miguel do Araguaia

Maria Gorete da Silva Unidades Fixas Capital Unidades Fixas Interior

• Cidade Jardim • Mangalô • Passeios das Águas • Portal Shopping

• Caldas Novas • Catalão • Goiatuba • Itumbiara • Jataí • Minaçu • Mineiros • Morrinhos • Piracanjuba • Pirenópolis • Pires do Rio • Porangatu • Quirinópolis • Rio Verde • Santa Helena de Goiás


• Detran • SCTI – Datacenter • SCTI – SIMA • SCTI – Teleatendimento

• Bela Vista de Goiás • Bom Jesus de Goiás • Buriti Alegre • Ipameri


Página 17 de 19

Rosana Caetano Ramos Brenner

Unidades Fixas Capital Unidades Fixas Interior

• Central do Servidor • Lozandes • Praça da Bíblia • Shopping Cerrado

• Anápolis • Anápolis Sul • Admar Otto • Aparecida Shopping • Ceres • Garavelo • Goianésia • Iporá • Palmeiras de Goiás • Trindade • Trindade – Maysa • Senador Canedo


• Delegacia Fiscal • Gespre • Goiásprev • Ipasgo • Juceg

• Alexânia • Anicuns • Nerópolis • Paraúna • Rialma

13. Registros da Qualidade

Identificação (nome do registro)

Recuperação (local de arquivo)

Armazenamento (meio de arquivo)

Tempo de Retenção

Ativo Inativo

Acordo de Troca Pasta na Unidade Físico 2 meses da emissão do

acordo Não há

Advertência Dossiê do servidor na

Unidade Físico Permanente Não há

Ata de Reunião Pasta na Unidade Físico 1 exercício Não há

Eletrônico Permanente Não há

Boletim de Documentos Pasta na Unidade Físico 1 exercício Não há

Check List de Dossiê Dossiê do servidor na

Unidade Físico

Até a realização do

próximo Check List

Não há

Cópia de e-mails

Pastas separadas na Unidade (Recebidos

Encaminhados, Repasse de

Físico 3 meses Não há


Página 18 de 19

Informações/Atualizações)

Declaração de Atendimento

Pasta na Unidade Eletrônico Permanente Não há

Declaração de Comparecimento


Declaração de Emissão de Senha


Declaração de Senha - SG Consig

Dossiê do servidor na Unidade

Físico Permanente Não há

Substituição Pasta na Unidade Físico 1 exercício Não há

Escala Anual de Férias Pasta na Unidade Físico e Eletrônico 1 exercício Não há

Escala de Trabalho – Sábados

Pasta na Unidade Físico e Eletrônico Até o final do

mês Não há

Escala de Trabalho – Feriados

Pasta na Unidade Físico e Eletrônico

Até a compensação no próximo

feriado

Não há

Evidências do Check List de Dossiê



Ficha Funcional Pasta na Unidade Eletrônico Permanente Não há

Memorandos Pasta na Unidade Físico 1 exercício

Ver Tabela de Temporalidade de

Documentos


Notificação de Solicitação de Documento



Notificação Disciplinar Dossiê do servidor na


Ofícios Recebidos Pasta na Unidade Físico 1 exercício

Ver Tabela de Temporalidade de

Documentos


Pontuação Dossiê do servidor na


Relatório de Análise de Desempenho


Pasta na Unidade/SGVV Físico e eletrônico Permanente Não há

Relatório Diário Pasta na Unidade Eletrônico Permanente Não há

OBS: Tabela de Temporalidade de Documentos: Anexo I da Instrução Normativa nº 004/2013, disponível

em http://www.sgc.goias.gov.br/upload/arquivos/2013-03/instrucao-normativa-004-2013-segplan.pdf

14. Anexos

� Acordo de Troca � Advertência � Ata de Reunião � Boletim de Documentos � Check List de Dossiê - Unidades sem SGI


Página 19 de 19

� Classificação do Tipo na Ficha Funcional � Declaração de Atendimento � Declaração de Comparecimento � Declaração de Emissão de Senha � Declaração de Senha - SG Consig � Escala Anual de Férias � Escala de Trabalho � Ficha Funcional � Manual do SGI � Notificação de Solicitação de Documento � Notificação Disciplinar � Pontuação � Relatório de Análise de Desempenho – Via de Resposta � Relatório de Análise de Desempenho – Via Unidade � Relatório de Análise de Desempenho – Via SGVV � Relatório Diário

Procedimento de Rotinas Administrativas FCP - Rev 28 A...PROCEDIMENTO DE ROTINAS ADMINISTRATIVAS...

Documents

Transcript of Procedimento de Rotinas Administrativas FCP - Rev 28 A...PROCEDIMENTO DE ROTINAS ADMINISTRATIVAS...