AVANTE LISARBPor:
Te@m 6
Implantação do PMO em Lisarb
AVANTE LISARBGerenciamento de Projetos
Turma GPROJ 20 – São Luis-MAGerenciamento de Portfólio e PMO
Prof. Marco Antônio Coghi
Outubro/2014
Equipe Te@m 6
A equipe Te@m 6 é composta por 6 profissionais oriundos de diferentes ramos do mercado, possuindo assim a multidisciplinaridade necessária para o planejamento e a implantação eficientes de um escritório de projetos, abrangendo todas as áreas do conhecimento envolvidas no processo.
O TIME:
Mayara Fialho - Engª de Produção
Ernesto Vergolino - Engº Mecânico
Deyna Lopes - Engª Eletricista
Tomás Almeida - Engº Eletrecista
Augusto Ayres - Engº Eletricista
Erlon Kleyton
AVANTE LISARB
Objetivo
Implantar em Lisarb um Escritório de Gerenciamento de Projetos – PMO, que irá conferir à organização melhores resultados na implantação dos projetos de seu plano estratégico de negócios, aumentando assim a sua competitividade e maximizando os benefícios conquistados com o portfólio selecionado.
AVANTE LISARB
Objetivos estratégicos
AVANTE LISARB
1. Aliança por um LISARB mais justo
2. Política cidadã baseada em princípios e valores
3. Educação para a sociedade do conhecimento
4. Economia para uma sociedade sustentável
5. Proteção social
6. Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos
7. Cultura e fortalecimento da diversidade
8. Política externa para o século 21
9. Combate à corrupção
O que a proposta oferece
AVANTE LISARB
A proposta oferece um conjunto de ferramentas para conduzir de forma mais eficiente e assertiva a seleção, o planejamento, a implantação e a operação dos projetos que irão compor o portfólio de Lisarb dentro de um cenário de curto e médio prazos.
Identificação dos projetos
AVANTE LISARB
DIVERSIDADE POLÍTICA JÁ
EDUCAÇÃO PARA O FUTURO
IDOSO CIDADÃO
LISARB COLORIDO
ENERGIA VERDE
LISARB SUSTENTÁVEL JUSTIÇA JÁ NÃO AO
MENSALÃOTODOS NA
ESCOLAINCLUSÃO
TOTAL
PLANTE UMA ÁRVORE
TOLERÂNCIA ZERO
LISARB MAIS SEGURO
QUEREMOS PAZ
SEM FRONTEIRAS
MAIS ESPORTE
MOBILIDADE PARA O POVO
LISARB MAIS HUMANO
TODOS NO PODER
LISARB MAIS ECONOMIA
APRENDER A LER
PRESERVE O PLANETA
GERAÇÃO FUTURO
POR UM LISARB JUSTO
LISARB CIDADÃO
Categorização dos projetos
AVANTE LISARB
1. EDUCAÇÃO
• EDUCAÇÃO PARA O FUTURO
• TODOS NA ESCOLA
• APRENDER A LER• GERAÇÃO JOVEM
2. CIDADANIA
• IDOSO CIDADÃO• LISARB COLORIDO• INCLUSÃO TOTAL• LISARB MAIS
HUMANO
3. SUSTENTABILDIADE
• ENERGIA VERDE• LISARB SUSTENTÁVEL• PLANTE UMA ÁRVORE• PRESEVE O PLANETA
Categorização dos projetos
AVANTE LISARB
4. JUSTIÇA
• JUSTIÇA JÁ• TOLERÂNCIA ZERO• NÃO AO
MENSALÃO• POR UM LISARB
JUSTO
5. POLÍTICA
• DIVERSIDADE POLÍTICA JÁ
• TODOS NO PODER• LISARB MAIS
ECONOMIA• SEM FRONTEIRAS
6. QUALIDADE DE VIDA
• LISARB MAIS SEGURO
• QUEREMOS PAZ• LISARB MAIS
ESPORTES• MOBILIDADE
PARA O POVO
Avaliação dos projetos
AVANTE LISARB
Os critérios de avaliação foram identificados com o objetivo de abranger as principais características de um projeto, tanto qualitativamente quanto quantitativamente. O critério de avaliação dos projetos serão os que obtiverem nota final maior que 8,00.
CRITÉRIOS PESOS JUSTIFICATIVASNOTAS
0 5 10
Importância Estratégica 25% Alinhamento com a estratégia da
LISARBMenor que
30%Entre 30% e
70% Maior que 70%
Custo 10% Dentro do orçamento planejado Maior que R$50 MM
Entre R$20 MM e R$50
MMMenor que R$20 MM
Tempo 10% Dentro do cronograma planejado Maior que 4 anos
Entre 2 e 4 anos
Menor que 2 anos
Impacto social 35%Análise dos stakeholders; alto risco
de impacto na execução / finalização do projeto.
Maior que 70%
Entre 70% e 20%
Menor que 20%
Impacto ambiental 20% Sustentabilidade global Maior que
70%Entre 70% e
20%Menor que
20%
Avaliação dos projetos
AVANTE LISARB
CRITÉRIOS PESOS
EDUCAÇÃO PARA O FUTURO TODOS NA ESCOLA APRENDER A LER GERAÇÃO JOVEM
NOTA MEDIA NOTA MEDIA NOTA MEDIA NOTA MEDIA
Importância Estratégica 25% 10 2,50 5 1,25 5 1,25 5 1,25
Custo 10% 5 0,50 0 0 10 1,00 5 0,50
Tempo 10% 5 0,50 5 0,50 10 1,00 10 1,00
Impacto social 35% 10 3,50 10 3,50 10 3,50 5 1,75
Impacto ambiental 20% 10 2,00 10 2,00 10 2,00 10 2,00
NOTA FINAL => 9,00 7,25 8,25 6,50
Abaixo, são definidas as notas às categorias de projetos, de acordo com os critérios estabelecidos:
Avaliação dos projetos
AVANTE LISARB
CRITÉRIOS PESOS
IDOSO CIDADÃO
LISARB COLORIDO
INCLUSÃO TOTAL
LISARB MAIS HUMANO LISARB CIDADÃO
NOTA MEDIA NOTA MEDIA NOTA MEDIA NOTA MEDIA NOTA MEDIA
Importância Estratégica 25% 0 0 5 1,25 10 2,50 10 2,50 10 2,50
Custo 10% 10 1,00 5 0,50 0 0 0 0 5 0,50
Tempo 10% 10 1,00 5 0,50 0 0 0 0 5 0,50
Impacto social 35% 10 3,50 10 3,50 10 3,50 10 3,50 10 3,50
Impacto ambiental 20% 10 2,00 10 2,00 10 2,00 10 2,00 10 2,00
NOTA FINAL => 7,50 7,75 8,00 8,00 9,00
Abaixo, são definidas as notas às categorias de projetos, de acordo com os critérios estabelecidos:
Avaliação dos projetos
AVANTE LISARB
CRITÉRIOS PESOSENERGIA VERDE LISARB
SUSTENTÁVELPLANTE UMA
ÁRVOREPRESERVE O
PLANETA
NOTA MEDIA NOTA MEDIA NOTA MEDIA NOTA MEDIA
Importância Estratégica 25% 5 1,25 5 1,25 5 1,25 5 1,25
Custo 10% 0 0,00 5 0,50 10 1,00 0 0,00
Tempo 10% 0 0,00 5 0,50 10 1,00 0 0,00
Impacto social 35% 5 1,75 5 1,75 10 3,50 10 3,50
Impacto ambiental 20% 10 2,00 10 2,00 10 2,00 10 2,00
NOTA FINAL => 5,00 6,00 8,75 6,25
Abaixo, são definidas as notas às categorias de projetos, de acordo com os critérios estabelecidos:
Avaliação dos projetos
AVANTE LISARB
CRITÉRIOS PESOSJUSTIÇA JÁ TOLERÂNCIA ZERO NÃO AO
MENSALÃOPOR UM LISARB
JUSTO
NOTA MEDIA NOTA MEDIA NOTA MEDIA NOTA MEDIA
Importância Estratégica 25% 10 2,50 10 2,50 10 2,50 10 2,50
Custo 10% 5 0,50 5 0,50 5 0,50 5 0,50
Tempo 10% 5 0,50 5 0,50 5 0,50 5 0,50
Impacto social 35% 10 3,50 5 1,75 5 1,75 10 3,50
Impacto ambiental 20% 10 2,00 10 2,00 10 2,00 10 2,00
NOTA FINAL => 9,00 6,75 6,75 9,00
Abaixo, são definidas as notas às categorias de projetos, de acordo com os critérios estabelecidos:
Avaliação dos projetos
AVANTE LISARB
CRITÉRIOS PESOS
DIVERSIDADE POLÍTICA JÁ TODOS NO PODER LISARB MAIS
ECONOMIA SEM FRONTEIRAS
NOTA MEDIA NOTA MEDIA NOTA MEDIA NOTA MEDIA
Importância Estratégica 25% 5 1,25 10 2,50 10 2,50 10 2,50
Custo 10% 10 1,00 10 1,00 0 0 0 0
Tempo 10% 10 1,00 10 1,00 0 0 5 0,50
Impacto social 35% 5 1,75 5 1,75 10 3,50 5 1,75
Impacto ambiental 20% 10 2,00 10 2,00 10 2,00 10 2,00
NOTA FINAL => 7,00 8,25 8,00 6,75
Abaixo, são definidas as notas às categorias de projetos, de acordo com os critérios estabelecidos:
Avaliação dos projetos
AVANTE LISARB
CRITÉRIOS PESOS
LISARB MAIS SEGURO QUEREMOS PAZ LISARB MAIS
ESPORTESMOBILIDADE PARA
O POVO
NOTA MEDIA NOTA MEDIA NOTA MEDIA NOTA MEDIA
Importância Estratégica 25% 10 2,50 10 2,50 10 2,50 10 2,50
Custo 10% 0 0 0 0 10 1,00 5 0,50
Tempo 10% 5 0,50 5 0,50 10 1,00 5 0,50
Impacto social 35% 0 0 0 0 0 0 10 3,50
Impacto ambiental 20% 10 2,00 10 2,00 10 2,00 10 2,00
NOTA FINAL => 5,00 5,00 6,50 9,00
Abaixo, são definidas as notas às categorias de projetos, de acordo com os critérios estabelecidos:
Seleção e priorizaçãodos projetos
AVANTE LISARB
PRIORIZAÇÃO CATEGORIA PROJETO NOTA FINAL
1º EDUCAÇÃO EDUCAÇÃO PARA O FUTURO 9,00
2º CIDADANIA LISARB CIDADÃO 9,00
3º JUSTIÇA POR UM LISARB JUSTO 9,00
4º JUSTIÇA JUSTIÇA JÁ 9,00
5º QUALIDADE DE VIDA MOBILIDADE PARA O POVO 9,00
6º SUSTENTABILIDADE PLANTE UMA ÁRVORE 8,75
7º EDUCAÇÃO APRENDER A LER 8,25
8º POLÍTICA TODOS NO PODER 8,25
9º CIDADANIA INCLUSÃO TOTAL 8,00
10º CIDADANIA LISARB MAIS HUMANO 8,00
11º POLÍTICA LISARB MAIS ECONOMIA 8,00
De acordo com o critério de avaliação definido (projetos com notas finais acima de 8,00), foram classificados e priorizados os projetos abaixo:
Balanceamento do Portfólio
AVANTE LISARB
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1 2 3 4 5 6
OB
JETI
VO
S ES
TRA
TÉG
ICO
S
CATEGORIAS
TAMANHO: CUSTO
MENOR QUE R$20MM
ENTRE R$20MM E R$50MM
MAIOR QUE R$50MM
COR: TEMPO
VERMELHA CURTO PRAZO
VERDE MÉDIO PRAZO
AZUL LONGO PRAZO
Iteração com demais processos
AVANTE LISARB
• Os fatores considerados para realizar o Balanceamento do Portfólio foram os de custo (tamanho das bolhas) e prazo (cor das bolhas).
• Os projetos selecionados atendem aos objetivos estratégicos de LISARB e garantem frequente visibilidade dos projetos, além da possível satisfação da população de LISARB num curto prazo.
• De acordo com o gráfico de Balanceamento, os projetos da Categoria 2 – Cidadania são os de menor custo e prazo, o que confirmam a afirmativa anterior.
Nível de maturidade
AVANTE LISARB
• Foi escolhido o modelo de maturidade MMGP e após aplicação de questionário apropriado e extensa análise chegou-se a conclusão de que LISARB está na maturidade nível 2, ou seja:
• Estão sendo investimentos em treinamentos e softwares de gerenciamento de projetos;
• Existem alguns poucos procedimentos já padronizados;
• Existe grande anseio da organização para a padronização de mais processos;
• Não obstante o investimento já feito em projetos, LISARB ainda tem muitos fracasssos em projetos.
Benefícios da implantação do PMO
AVANTE LISARB
• Selecionar os projetos prioritários do portfólio de LISARB;• Desenvolver e ministrar treinamentos em gestão de projetos;• Manter o repositório de dados e arquivos de projetos;• Elaborar e desenvolver o marketing e a comunicação dos projetos;• Prestar consultorias e esclarecimentos necessários aos projetos;• Rastrear e gerar informações sobre o progresso dos projetos;• Desenvolver e manter uma central executiva de controle dos portfólios de projetos;• Criar, manter e difundir uma metodologia de gestão de projetos;
Tudo isso, irá gerar: diminuição do desperdício de dinheiro público e melhoria do bem-estar social. O que vai ser convertido em aumento do nível de popularidade do governo em relação à opinião pública.
Nível hierárquico
• O nível hierárquico a ser adotado para a implantação do primeiro PMO em LISARB será a Hierarquia 3.
• Foi escolhida esta hierarquia pois entendemos que todas as ações de LISARB devem ser focadas, desde o princípio, em seu planejamento estratégico e seu plano de negócios, pois é através da estratégia da empresa que teremos o direcionamento de como serão desenvolvidos os projetos pelo PMO.
PMOHierarquia 3
AVANTE LISARB
Função adotada• A função a ser adotada no primeiro PMO da LISARB será a de “Integração com o
Negócio”, pois, além de estar diretamente voltada ao plano de negócios (nível estratégico) da organização, através desta função é possível termos uma visão comum dos projetos, maior facilidade na tomada de decisões, maior probabilidade de atingir os objetivos estratégicos/corporativos, maior facilidade no acesso às informações necessárias ao projeto, melhor gerência de conflitos, entre outros benefícios.
AVANTE LISARB
Modelo do PMO
AVANTE LISARB
Torre de Controle• Este modelo estabelece basicamente 4 funções básicas que são:
• Fornecer padrões;• Suportar os segmentos dos padrões;• Reforçar constantemente estes padrões definidos;• Garantir uma melhoria contínua.
• Para garantir a eficácia a torre funciona como auditoria interna.• Modelo adotado de média complexidade e que deve ser usado juntamente
com as funções do modelo Estação Meteorológica.
Métricas de sucesso do PMO
AVANTE LISARB
• Analisamos o sucesso do PMO ao avaliar seu impacto positivo nas diversas áreas de conhecimento como:– Escopo
• Diminuição do percentual de alterações em relação a quantidade de projetos.– Tempo
• Percentagem de projetos que encerraram no prazo.– Custo
• Percentual de projetos que encerraram dentro dos custos orçados.– Qualidade
• Quantidade percentual de itens dentro da qualidade em relação ao total.– Recursos Humanos
• Índice de satisfação e comprometimentos do colaboradores mobilizados para os projetos.– Comunicação
• Redução de problemas oriundos da falta ou ruídos na comunicação.
• Acima estão relacionados algumas métricas específicas analisadas que demonstram o sucesso de um PMO.
Métricas utilizadas para implantação do PMO
Ao serem definidas as métricas, foi adotado o critério do grau de importância para o projeto e a representatividade dos mesmos, de forma que os indicadores fossem capazes de quantificar e qualificar a realidade do projeto.
INDICADORES SELECIONADOS: Quantidade de projetos trabalhados pelo PMO (por mês); Índice de Satisfação do atendimento do PMO; Índice de entregáveis em atraso; Índice de cumprimento de prazos; Duração média dos projetos; Índice de projetos finalizados dentro do orçamento previsto; Índice de conformidades nos critérios de qualidade; % de efetivo previsto em relação ao realmente alocado; Quantidade de problemas decorrentes de ruídos ou falta de comunicação.
AVANTE LISARB
Etapas de implementação
Identificar Expectativa dos Stakeholderes
Identificar Sponsor
Planejamento do Escopo - WBS
Plano de Orçamento
Obter recursos (financiamentos e pessoas)
Avaliar maturidade em GP
Desenvolver modelo PMO
Ajustar Modelo Através das Métricas
Executar Modelo
Aprovar Modelo
Preparar Cronograma
Criar Plano de Comunicação
Definir Estratégias
Avaliação de Viabilidade
Finalizando Etapa Política
Etapa técnica
AVANTE LISARB