GESTÃO DE PROCESSOS NA ANÁLISE DA EXECUÇÃO · PDF file...

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  • Grupo Temático 4: FERREIRA, A. A.; SANTANA, D. M.; Gerenciamento de Organizações Públicas PRESSER, N. H.

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    GESTÃO DE PROCESSOS NA ANÁLISE DA

    EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA DA UNIVERSIDADE

    FEDERAL DE PERNAMBUCO

    Alexandre A. Ferreira1 David M. Santana1

    Nadi H. Presser1

    RESUMO

    Este estudo aplica o princípio da Gestão de Processos, para monitorar o desempenho da execução orçamentária, especialmente nos procedimentos que requerem ações entre unidades departamentais. Assim, o objetivo geral foi analisar a gestão da execução orçamentária da Universidade Federal de Pernambuco (UFPE) e propor melhorias ao processo. Especificamente, o estudo identificou, descreveu e representou graficamente o processo de execução orçamentária da UFPE; analisou e apontou seus cenários atual e desejável em relação às suas etapas, ao tempo utilizado no desenvolvimento das tarefas e aos recursos humanos envolvidos; e apresentou uma proposição de indicadores de desempenho do processo na expectativa de que sirvam de recursos para monitorar a execução orçamentária das unidades gestoras de orçamento e da UFPE em geral. A coleta de dados combinou diferentes fontes de evidências: pesquisa documental, observação e questionários semiestruturados. A pesquisa apontou que o processo de execução orçamentária da UFPE tem potencial para se tornar mais ágil, eficiente e focado no usuário. Os indicadores propostos poderão monitorar a gestão orçamentária. Palavras-chave: Gestão de processos. Execução orçamentária. Modelagem e desenho de processos. Indicadores de monitoramento.

    1 Universidade Federal de Pernambuco (UFPE).

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    1 INTRODUÇÃO

    Proporcionar bem-estar à população é uma das principais missões de um

    governo. Para tanto, é necessário no seu planejamento se desenvolver ações que

    são fomentadas por recursos que lastreiam as despesas que compõem um

    instrumento maior, chamado Orçamento Público. Sendo assim, nos órgãos públicos,

    como é o caso das universidades federais, é elaborado o orçamento anual, o qual

    estabelece os créditos destinados para que esses órgãos possam, então,

    desenvolver suas atividades.

    Nesse sentido, o processo de execução orçamentária assume papel

    fundamental na consecução dos objetivos de instituições públicas, conquanto que

    ele seja desempenhado de modo sério, econômico e eficiente, seguindo os

    princípios norteadores da administração pública.

    Assim, é nesse horizonte que este estudo aplica o princípio da Gestão de

    Processos, como ferramenta de gestão, capaz de restabelecer o princípio

    constitucional da eficiência na administração pública, monitorando-os com o uso dos

    indicadores de desempenho.

    2 PROCESSOS E SUA GESTÃO

    Para Villarroel Dávalos (2010, p. 65), “processo é uma atividade ou conjunto

    de atividades que parte a utilização de um insumo ou input, o transforma através de

    uma adição de valores e fornece uma saída de um produto diferente (output).”

    Segundo Gonçalves (2000), não é possível que uma empresa ofereça um

    produto ou um serviço sem que o mesmo faça parte de um processo empresarial, da

    mesma forma que não faz sentido existir um processo empresarial que não ofereça

    um produto ou um serviço. Este modo de pensar sublinha a grande importância que

    os processos representam para as organizações e é dessa importância que surge a

    Gestão de Processos como ferramenta de gestão para aumentar sua eficiência.

    A Gestão de Processos tem como função identificar, documentar e desenhar,

    modelar e gerenciar processos de negócio, automatizados ou não, para alcançar os

    resultados pretendidos consistentes e alinhados com as metas estratégicas de uma

    organização (ABPMP, 2013).

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    Ainda segundo a ABPMP (2013), a Gestão de Processos pode ser

    desenvolvida, em uma organização, através da implantação de quatro passos

    básicos mostrados a seguir.

    A Identificação do Processo e das Necessidades de Informação consiste

    no levantamento de dados sobre o processo estudado, visando reunir a maior

    quantidade de informação possível para que o pesquisador tenha certeza de como o

    processo funciona, dentro da organização estudada, e quais as dificuldades que

    este encontra.

    Documentação e Desenho do Processo Atual acontece quando há a

    condensação das informações obtidas na fase anterior acima comentada, tornando

    possível a confecção do desenho do processo, que nada mais é que um fluxo

    descritivo de como o processo é desenvolvido dentro da organização estudada.

    A Modelagem do Processo pode ser considerada como o grande coração da

    metodologia da Gestão de Processos, onde é construída a representação gráfica do

    desenrolar do processo por entre os diversos setores da organização. O mapa de

    processo, conforme defende Harrington (1996), contribui com a melhoria na

    execução dos mesmos através do exame dos relacionamentos de entrada e saída.

    Hronec (1994) afirma que o mapeamento do processo é a principal

    ferramenta para entender corretamente o desenrolar dos processos, por tratar-se de

    uma representação visual das diversas atividades da organização, necessárias para

    produzir um bem ou serviço.

    Por fim, o Gerenciamento e Desempenho do Processo busca fazer uso dos

    indicadores para medir o desempenho do processo. Logo, os gestores poderão

    monitorar o processo ao longo do tempo, auxiliando em possíveis mudanças

    necessárias a sua melhoria.

    3 METODOLOGIA DA PESQUISA

    A pesquisa se desenvolveu acerca do processo de execução orçamentária da

    Universidade Federal de Pernambuco (UFPE), campus Recife-PE, no ano de 2015.

    A base de dados é formada pelo conjunto dos nove centros acadêmicos (CA) do

    campus, 18 departamentos (sendo dois sorteados de cada CA) e a Diretoria de

    Orçamento e Finanças (DOF), a Seção de Controle Orçamentário e Financeiro

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    (SCOF) e a Tesouraria da Diretoria de Contabilidade e Finanças (TDCF). Os três

    últimos setores estão alocados na reitoria da UFPE e são de fundamental

    importância para o desenvolvimento do processo estudado no campus Recife-PE.

    O quadro 01 apresenta os CA’s e departamentos participantes da pesquisa,

    bem como a situação dos últimos quanto à autonomia, que ainda será comentada.

    Foram aplicados, 38 questionários semiestruturados distribuídos entre os

    funcionários que atuavam na execução orçamentária da UFPE e foram sorteados

    para análise 36 processos de compras, sendo dois para cada departamento

    sorteado previamente.

    Há também de se registrar a observação e os dados coletados dos sistemas

    [email protected] (Sistema de Informação e Gestão Acadêmica, da UFPE) e SIAFI (Sistema

    Integrado de Administração Financeira, do Governo Federal).

    Quadro 01 - Centros e os departamentos sorteados para pesquisa

    Centros Departamentos Autonomia

    Centro de Educação - CE

    Psicologia e Orientação Educacional

    Sim

    Fundamentos Sócio-Filosóficos da Educação

    Sim

    Centro de Ciências Sociais Aplicadas - CCSA

    Economia Não

    Serviço Social Não

    Centro de Tecnologia e Geociências - CTG

    Eletrônica e Sistemas Não

    Engenharia de Minas Não

    Centro de Ciências da Saúde - CCS

    Medicina Social Sim

    Neuropsiquiatria Sim

    Centro de Artes e Comunicação - CAC

    Letras Não

    Teoria da Arte e Expressão Artística

    Não

    Centro de Ciências Biológicas - CCB

    Biofísica e Radiobiologia Sim

    Micologia Não

    Centro de Ciências Exatas e da Natureza - CCEN

    Matemática Sim

    Química Fundamental Sim

    Centro de Filosofia e Ciências Humanas - CFCH

    Arqueologia Não

    Ciência Política Não

    Centro de Informática - CIN Ciência da Computação Não

    Engenharia da Computação Não Fonte: Elaborado pelo autor.

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    3.1 Análise do processo

    Para a análise do processo de execução orçamentária da UFPE foi utilizada a

    metodologia do Business Process Management (BPM), ou Gerenciamento de

    Processo de Negócios, da ABPMP (2013).

    Os dados levantados através dos questionários semiestruturados e da

    observação foram fundamentais para a construção da fase de Identificação do

    Processo e das Necessidades de Informação, enquanto que os dados coletados

    nos sistemas [email protected] e SIAFI fora