Man Mód03-Acerto Caixa Auto Servico

1

Módulo 03

Acerto de Caixa - Varejo.

MANUAL DO USUÁRIO

NÍVEL BÁSICO

ERP

Concretize Sistemas

Simples assim.

Checkouts

Venda com Velocidade e

Eficiência.

Manual do Usuário ERP 02. - Acerto de Caixa e Cadastros de Operadores de Caixa.

Concretize Informática 2007 Todos os direitos reservados 2

INDICE

Introdução

INICIANDO CADASTROS PARA OPERADOR DE CAIXA (CHECKOUT). ............................................... 4

ACESSANDO SISTEMA CONCRETIZE. (MENU) ................................................................................................................................................................................................ 4

CADASTRAR VENDEDOR (OPERADOR DE CAIXA). .................................................................................. 6

INCLUSÃO DE OPERADOR DE CAIXA. (ROTINA 0163).................................................................................................................................................................................... 6

CADASTRAR PDV.................................................................................................................................................. 7

CADASTRANDO NOVO PDV. (ROTINA 11)...................................................................................................................................................................................................... 7

CADASTRAMENTO DE CAIXA PARA ACERTO DE VENDAS CHECKOUTS. ....................................... 8

CADASTRO DE CAIXAS PARA TRANSFERÊNCIAS DE NUMERÁRIOS VENDAS PDV. (ROTINA 13) ................................................................................................................. 8

USO DE SUPRIMENTO E SANGRIA PARA VENDAS PDV. ........................................................................ 9

CADASTRO DE CAIXAS PARA TRANSFERÊNCIAS DE NUMERÁRIOS VENDAS PDV. (ROTINA 23) ................................................................................................................. 9

FECHAMENTO DE CAIXA (CHECKOUTS). ................................................................................................... 10

ACERTO DE CAIXA. (ROTINA 45)................................................................................................................................................................................................................... 10

CONSULTA ANALÍTICA DE VENDAS (CHECKOUTS). .............................................................................. 12

RESUMO DE VENDA DIÁRIA. (ROTINA 20)..................................................................................................................................................................................................... 12

CONCILIAÇÃO CAIXA/BANCO. ....................................................................................................................... 16

CONCILIAÇÃO CAIXA/BANCO. (ROTINA 223)................................................................................................................................................................................................ 16

EXTRATO DE CAIXA/BANCO. .......................................................................................................................... 17

EXTRATO MOVIMENTAÇÃO CAIXA/BANCO. (ROTINA 24) ............................................................................................................................................................................. 17

TRANSFERÊNCIA DE NUMERÁRIOS. ........................................................................................................... 18

TRANSFERÊNCIA ENTRE CAIXA/BANCO. (ROTINA 23) ................................................................................................................................................................................. 18

DESDOBRAMENTO DE TÍTULOS / RECEBIMENTO PARCIAL. .............................................................. 20

PAGAMENTOS PARCIAIS E DESDOBRAMENTOS DE TÍTULOS EM ABERTO. (ROTINA 78) ............................................................................................................................ 20



INTRODUÇÃO

O módulo ERP - 01 tem por objetivo preparar sua Empresa para integrarem-se as outras áreas funcionais do Programa Concretize e fornecer suporte a todas as fases de gestão de sua Empresa seja ele pequena média ou grande porte, esse módulo irá apresentar como Iniciar os Cadastros de Operadores de Caixa(Checkouts) bem como Gerenciar e Controlar o Fluxo de Caixa relacionado as Vendas efetuadas através dos Checkouts.

Neste manual veremos detalhadamente como preparar o Sistema Concretize para efetuar Vendas de forma simples e rápida através da Rotina 0004 / 0163 / 0011 / 0013 / 0023 / 0024 / 0045 / 0020 / 0314 / 0078 / 0223 .



INICIANDO CADASTROS PARA OPERADOR DE CAIXA (CHECKOUT).

Acessando Sistema Concretize. (Menu)

Para se conectar ao Sistema Concretize , clique no atalho do Programa localizado na área de trabalho em seu computador.

Após clicar no atalho você deverá Logar no programa utilizando do seu nome como usuário e senha;

Após ter efetuado o seu Login acesse a Rotina 0004 para Cadastrar um novo usuário.



Cadastre o novo Operador de Caixa com todos os Dados que o fazer necessário, não esqueça de Informa no Campo SETOR

o código 2 Vendedores, isso se faz necessário para que o Operador de Caixa possa ser Localizado ao Acessar a Rotina de Frente de Caixa SUPVENDAS

;

Informe um nome de usuário para esse Operador de Caixa e defina também uma senha e depois clique em Salvar

.



CADASTRAR VENDEDOR (OPERADOR DE CAIXA).

Inclusão de Operador de Caixa. (Rotina 0163)

Para inclusão de um novo operador de caixa siga a instruções abaixo:

Informe um Código para o Operador de Caixa e defina também um Supervisor para esse Operador e clique em Gravar.

Após pressionar

(F9)

É Obrigatório o preenchimento do Campo Cód. c/ Vendedor na rotina 0004 usando o código criado na rotina 0163 como apresentado na figura, para que o Sistema depois possa localizar o caixa para fazer o acerto das Vendas do dia na Rotina 0045.

Rotina 0004.



CADASTRAR PDV.

Cadastrando Novo PDV. (Rotina 11)

Para cadastramento de PDV use a Rotina 0011 seguindo as instruções abaixo.

Clique no Botão inserir para iniciar o cadastro de PDV.

Clique no botão inserir e logo após preencha os campos que achar necessário.



CADASTRAMENTO DE CAIXA PARA ACERTO DE VENDAS CHECKOUTS.

Cadastro de Caixas para transferências de numerários Vendas PDV. (Rotina 13)

Para Cadastrar um Caixa para Fechamento de Caixa use a Rotina 0013 seguindo as instruções.

Clique no botão Inserir e preencha os campos necessários baseando-se no exemplo da figura ao lado.



USO DE SUPRIMENTO E SANGRIA PARA VENDAS PDV.

Cadastro de Caixas para transferências de numerários Vendas PDV. (Rotina 23)

Para informar Suprimento de Caixa ao Iniciar o dia , use a Rotina 0023 seguindo as instruções.

Clique no botão Inserir e informe de qual Caixa sairá o Suprimento de Caixa para inicio do Dia ,preencha os campos necessários baseando-se no exemplo da figura ao lado.

Crédito

Disponível de Compra Anterior que pode ser usada para abatimento em Compras

Futuras.

Informe de qual Caixa deverá sair do Dinheiro a ser separado para servir de Fundo de Caixa para inicio das vendas pelo Caixa1, use a cobrança D - Dinheiro como padrão.

Informe para qual Caixa deverá sair do Dinheiro a ser separado para servir de Fundo de Caixa para inicio das vendas pelo Caixa1, use a cobrança D - Dinheiro como padrão.



FECHAMENTO DE CAIXA (CHECKOUTS).

Acerto de Caixa. (Rotina 45)

Para informar Suprimento de Caixa ao Iniciar o dia , use a Rotina 0023 seguindo as instruções.

Informe o número do Checkout a ser acertado no campo Num.CX conforme o exemplo abaixo.

Selecione o Operador de Caixa pesquisando no campo Operador de Caixa .

Clique em Localizar e verifique que irão aparecer os totais vendidos por Cobrança.

Estas informações com respeito ao resumo de vendas serão usadas para que o funcionário responsável pelo acerto dos caixas possa conferir tudo que foi vendido do caixa especificado, resumindo por Cobrança para facilitar a conferência.



Cobranças vendidas.

Valor de Vendas por Cobrança.

Fundo de Caixa.

Retiradas de Dinheiro deste Caixa durante o

período de Venda

Nestes campos deverão ser digitados os valores Físicos referentes a movimentação

financeira do caixa,o Caixa deverá repassar fisicamente as quantias

apresentadas por Cobrança,o responsável pelo acerto após ter conferido os valores

repassados , deverá digitar os valores recebidos de Caixa em cada Cobrança correspondente , caso haja diferença do valor informado pelo sistema com o valor

entregue fisicamente pelo Caixa, recorrer a Rotina 20 para efetuar uma consulta

Analítica para encontrar essa Diferença.

O sistema verificou uma Diferença entre o Valor Vendido e o Valor físico

acertado pelo Caixa, nesse caso o caixa ao

vender, poder ter finalizado a venda incorreta, pode ter

trocado as Cobranças.



CONSULTA ANALÍTICA DE VENDAS (CHECKOUTS).

Resumo de Venda diária. (Rotina 20)

Para consultar todas as vendas efetuadas pelos Checkout durante o dia de Venda siga as instruções.

Abra a Rotina 20 Informando o período a ser consultado por exemplo : 26/03/2007 à 27/03/2007.

Informe o Caixa a ser consultado através do campo Cx. .

Clique em Localizar e verifique que irão aparecer os totais vendidos por Cobrança.

Informe se desejar , uma Cobrança para pesquisa.

Usando o exemplo da diferença citada acima ,o problema surgiu porque ao conferir a movimentação física com a movimentação de venda no sistema,notou-se que a Cobrança CAR fisicamente apresentada pelo Caixa foi de R$39,91 mais no sistema o valor apresentado é de R$30,12 , portanto havendo uma diferença de R$9,79 Após terem consultado a Rotina 20 e feito algumas conferências,verificou-se que o problema está no valor recebido de na Cobrança CHP , visto que em mãos o caixa tem os comprovante de pagamentos em cartão num total de R$39,91.

Para solucionar o problema identifique o título na qual está o problema e modifique sua cobrança de modo de fique correto o resumo de venda do sistema com o valor físico apresentado pelo caixa ao acertar com o responsável pela conferência, para tal, use a Rotina 314 para fazer a modificação seguindo o exemplo abaixo.



O problema com o resumo de venda apresentado na rotina 45 ocorreu porque o caixa ao finalizar a venda ao invés de fechar a venda usando a cobrança Cartão de Credito CAR usou a cobrança CHP pressionando F2 ao invés de F3 para vendas finalizar o processo.

Diante da identificação da diferença

do caixa, clique no título a ser alterado e modifique sua cobrança conforme figura apresentada abaixo, ao fazer a alteração entre novamente na rotina 45 e mande localizar para ver que os valores apresentados estarão de forma correta.,no caso em questão,o valor de venda na cobrança CAR deverá ser de R$ 39,91 e o valor da cobrança CHP deverá desaparecer visto que não existe esse cheque fisicamente.

Localize o título desejado usando o período das vendas ou a cobrança identificada como errada e clique em Alterar Doc. , modifique a cobrança de CHP para CAR para ajustar o problema e clique em

salvar.



- Após ter feito a modificação na rotina 314, Localize o título desejado usando o período das vendas ou a cobrança identificada como errada e clique em Alterar Doc. , modifique a cobrança de CHP para CAR para ajustar o problema

e clique em salvar.



- Informe o nº. do Caixa na qual deseja fazer o acerto e informe o Valor Total vendido em todas as cobranças para esse Caixa.

- Informe o usuário que efetuou as vendas usando o Checkout de nº. 1, lembrando que para que o nome do operador apareça nesse campo, deve-se cadastrá-lo como funcionário na rotina 04 e também cadastrá-lo na rotina 163 como Vendedor, conforme apresentado nas Págs. 5 e 6 desse mesmo manual.

- Informe qual Checkout deverá ser acertado as vendas do dia e clique no botão Salvar, após ter feito o acerto e conferido todas as cobranças e seus respectivos valores, transfira essa movimentação via rotina 23 para o caixa banco da empresa onde é armazenada a movimentação em Dinheiro, exemplo: TESOURARIA.

- Sempre antes de fazer o acerto do caixa, confira se o valor do campo Vl.Acerto informado pelo sistema e o valor apresentado no campo Vl.Diferença conferem , visto que se o valor do campo Vl.Diferença estiver zerado irá significar que todas as cobranças já estão devidamente acertadas.



CONCILIAÇÃO CAIXA/BANCO.

Conciliação Caixa/Banco. (Rotina 223)

- Informe o período do acerto de caixa efetuado pela rotina 45.

- Informe em qual CAIXA/BANCO

e a Moeda foi efetuado o acerto na rotina 45. Obs.: Geralmente tudo que for fechado na cobrança na D ou em cobranças que estejam marcadas para baixa automática na rotina 14, irá cair na rotina 223 para conciliação, veja conforme a figura abaixo apresentada.

- Após ter conferido o valor acertado em dinheiro, dê duplo clique na transação em questão e o valor será conciliado e irá atualizar o saldo do caixa e estará disponível na rotina 24 para conferência de extrato.



EXTRATO DE CAIXA/BANCO.

Extrato movimentação Caixa/Banco. (Rotina 24)

- Escolha o Caixa/Banco

e a Moeda

para

conferir a movimentação financeira desse caixa.

- Confira no extrato cada conciliação feita na rotina 223 e imprima para comprovação da movimentação do dia para o Caixa em questão.



TRANSFERÊNCIA DE NUMERÁRIOS.

Transferência entre Caixa/Banco. (Rotina 23)

- Após ter conciliado o acerto das vendas do Checkout 1, faça a transferência do quer for Dinheiro para armazenar num determinado Caixa/Banco da empresa, informando qual o caixa origem do acerto, isso fará com que o valor em dinheiro seja enviado para outro Caixa na empresa: TESOURARIA. - Após ter efetuado essa operação não esqueça de conciliar os dois Caixa/Banco na rotina 223,isso é necessário para que o movimento dessa transferência seja documentado no Extrato da rotina 24.

- Impressão do comprovante de transferência de Numerários.



- Após ter conciliado a transferência de Numerários através da rotina 223, observe essa movimentação e comprovação da operação no Caixa/Banco através do Extrato na rotina 24, na figura ao lado verifique que há um débito no Caixa CHECKOUT1 , significando que foi transferido

dinheiro desse caixa para outro no sistema.

- Após ter conciliado a transferência de Numerários através da rotina 223, observe essa movimentação, ela comprova a operação no Caixa/Banco através do Extrato na rotina 24, na figura ao lado verifique que há um Crédito no Caixa TESOURARIA , significando que foi transferido dinheiro para esse Caixa através da rotina 223.



DESDOBRAMENTO DE TÍTULOS / RECEBIMENTO PARCIAL.

Pagamentos Parciais e desdobramentos de Títulos em Aberto. (Rotina 78)

- A rotina apresentada ao lado tem a função de fazer recebimentos parciais ou desdobramentos de lançamentos incorretos, para usá-la basta informar o período das vendas desejado, a Moeda

usada na venda, e clique em .

- Após ter identificado o título em questão, clique sob o título e depois clique em Desdobrar Títulos , informe a cobrança D

para receber o pagamento parcial e clique no botão

,depois clique no botão

para informar qual será o destino da diferença gerada na operação, exemplo: CHP , após informar o valor para o cheque em questão, clique no botão

e repare que o valor do campo Valor Total deverá ZERAR.



- Concilie a operação na rotina 223 para que possa ser

visualizado no extrato da rotina 24.

- O valor zerado nesse campo significa que o desdobramento está finalizado, agora clique no

botão

e na tela que se apresenta na seqüência, informe qual o destino deverá ter o valor recebido em DINHEIRO .



- Após Conciliar a operação feita na rotina 78, repare que agora o título inicialmente estava com o valor de R$ 201,36, após ter sido recebido parcialmente o valor de R$ 100,00,o título ficou com restante em Cheque Pré-datado no valor de R$ 101,36 conforme figura ao lado.



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