Plan Estratégico Institucional del TEPJF 2010-2016* -...

Plan Estratégico Institucional del TEPJF 2010-2016*

* Tomado de la Dirección General de Planeación y Evaluación

Mapa del Proceso de Planeación Estratégica Institucional*

Marco Estratégico de

Referencia

Diagnóstico Interno y Externo

Estrategia Institucional

Estrategia Operativa

Sistema de Seguimiento y Valoración de

Resultados

Misión

Visión

Objetivos Estratégicos

Conductas Esperadas

Fortalezas y Debilidades

Oportunidades y Amenazas

Iniciativas Estratégicas

Proyectos Institucionales

Indicadores de Desempeño Estratégico,

Táctico y Operativo


Objetivos Estratégicos

1. Fortalecer la función jurisdiccional electoral

2. Consolidar la confianza ciudadana

3. Asegurar la calidad de los procesos sustantivosy de apoyo


Conductas Esperadas

Transparencia1

2

3

Creatividad eInnovación

Trabajo en Equipo

Ponerse en evidencia ante sí mismo y ante los demáscon los propios actos y no excusándose en la posiciónque ocupe para eludir responsabilidades.Se refiere a la visibilidad de las acciones yconocimiento público de la toma de decisiones y usode los recursos públicos ante los ciudadanos y lasfuerzas sociales y políticas

Innovación e ingenio permanente para convertir lasdificultades en oportunidades, ofreciendo solucionesproactivas a la organización.Mantener una actitud constructiva, impulsando la mejoracontinua y la libertad para expresar nuestras ideas.

Colaborar activamente con los compañeros de otrasáreas, actuar en entera alineación con las causas yresponsabilidades del Tribunal y comunicarnosrespetuosamente para alcanzar metas comunes.


Conductas Esperadas

Efectividad4

5

6

Entrega y Compromiso

Apertura al Cambio

Búsqueda constante de la excelencia para elcumplimiento de objetivos y metas en las fechasplanteadas y con el uso adecuado de los recursosdisponibles.

Mantenerse firme ante la promesa que se hace a símismo y a otros, de lograr las metas trazadas yperseverar hasta alcanzarlas utilizando toda sucapacidad y cumplir con todo aquello que se le haconfiado.

Mantener una mente abierta para escuchar, explorar yredefinir formas de pensar y actuar, con el propósito deser una Institución dinámica e innovadora.


Fortalezas y Debilidades

Factor HumanoEstructura

Organizacional y Normatividad

Planeación y Medición del Desempeño

Infraestructura Tecnológica y Física

Presupuesto y Estructura del Gasto

Áreas de Identificación de Fortalezas y Debilidades


Iniciativas Estratégicas

Difusión Efectiva del Quehacer Institucional

Generación de Condiciones Idóneas para el Óptimo Desempeñode la Función Jurisdiccional

Consolidación de lasSalas Regionales

Desarrollo del Factor Humanoy Carrera Judicial

Rediseño del Modelo Organizacional

Optimización en el Uso de los Recursos Informáticos y Materiales

1

23456


Difusión Efectiva del Quehacer Institucional

Consiste en construir y aplicar estrategias y proyectosinstitucionales que permitan facilitar una mayor y mejorcomunicación e interacción con la ciudadanía en su conjuntoy con los diversos grupos sociales.

Esta iniciativa estratégica tiene como propósito fundamentalconsolidar la confianza ciudadana en el Tribunal Electoral.

Para tal efecto, se deberá desarrollar y aplicar un modelo departicipación y comunicación que facilite el entendimiento y lacomprensión de las funciones del Tribunal Electoral, de susresoluciones y de su operación cotidiana.


Desafíos de la Ejecución

• Desarrollar de un modelo que guíe las decisiones entorno a la ejecución

• Crear una estrategia afecta su ejecución• Conducir eficazmente del cambio (Cambio cultural)• Entender que poder e influencia están directamente

relacionados al éxito de la ejecución• Desarrollar estructuras institucionales que permitan el

fomento e intercambio de información, la coordinación y larendición de cuentas

• Mejorar los controles y procedimientos deretroalimentación eficaces

• Construir una cultura de apoyo a la ejecución• Ejercer un liderazgo predispuesto a la ejecución

Coordinación de Información Documentación y Transparencia

Capital humano

• La ejecución inicia con una buena definición de laestrategia

• Las estrategias mal concebidas aseguran resultadosdeficientes

• Las estrategias exigen inversión en capacidades ocompetencias específicas y en su desarrollo.

• El éxito depende de que la comunicación delcomponente operativo sea clara, y que la evaluaciónpueda medirse.


• Si se aspira a una buena ejecución de la estrategia,tenemos que pensar en contar con buenoscolaboradores.

• Tenemos que lograr que las personas adecuadas seincorporen al viaje y las que no, se retiren.

• El cambio es inmensamente superior a mantenercontentas a las personas

• Reducir la resistencia a nuevas ideas y nuevosmétodos.

Capital humano


Ejemplo


Grandes Actividades / Proyectos Responsable Prioridad Fecha de

InicioFecha de Término Meta o Resultado Inversión /

Presupuesto

1.- Lenguaje ciudadano

Gabriela Pérez Suárez Alta ENE 2010 Permanente

Crear una cultura de comunicación, información y relación pública basada en el lenguaje ciudadano.

2.- Proceso de comunicación social

Octavio Mayén Alta En

marcha Permanente

Informar de manera oportuna y clara sobre las actividades, funciones y atribuciones del Tribunal Electoral.

3.- Fortalecimiento del proceso de comunicación

interna y trabajo en equipo

Gabriela Pérez Casas

Alta En marcha Permanente

Optimizar la comunicación entre áreas y personas del Tribunal Electoral.

4. Desarrollo de sistemas de información

Jorge Tlatelpa Alta OCT 2009 Permanente

Facilitar el acercamiento de especialistas al acervo documental en materia jurídico-electoral.

5. Desarrollo de redes sociales

Francisco Acuña Alta

OCT2009 Permanente

Acercar el TE a la ciudadanía utilizando nuevas tecnologías de comunicación y propiciar la formación de comunidades interesadas.

6. Relaciones Interinstitucionales

Roberto Duque Alta En

marcha Permanente

Incrementar y eficientar la vinculación del TE con otras instituciones clave nacionales y extranjeras para el cumplimiento de sus actividades estratégicas.

Fuente: Equipo de la Iniciativa Estratégica 1 (051009) Aprobado

Proyectos Institucionales

PROGRAMA DE CAPACITACIÓN, EQUIPAMIENTO Y DESARROLLO DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

PARA LOS CENTROS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVOS: HACIA EL FORTALECIMIENTO DE LA

TRANSPARENCIA Y LA DIVULGACIÓN DEL CONOCIMIENTO ELECTORAL

(PROCEDET)

2009


Índice

¿Cómo nace la propuesta de este proyecto?

1. Fundamentación

2. Objetivos

3. Requerimientos de Infraestructura Tecnológica

4. Modelo Conceptual del Sistema de Información Documental

4.1 El Sistema de Información Documental (SID)

4.2 Beneficios del Sistema de Información Documental (SID)

5 Modelo Conceptual del Archivo Institucional

5.1 El Sistema de Administración del Archivo Institucional (SADAI)

5.2 Beneficios del Sistema de Administración del Archivo Institucional (SADAI)

6. Etapas del Proyecto

7 Plan de Trabajo Detallado



• La Reforma Constitucional y legal en materia Electoral (2007-2008)estableció que para el ejercicio de sus atribuciones, el TEPJF funcionará enforma permanente tanto en Sala Superior como en sus cinco SalasRegionales.

• En consecuencia, fue necesario contratar la plantilla de personal responsablede la administración y servicios de los Centros de Documentación en cadaSala Regional. Para ello, la CIDT propuso los perfiles para los puestos,diseñó los mecanismos de evaluación y los aplicó a los candidatos queparticiparon en el proceso de selección.

• Al término del proceso, los Magistrados Regionales eligieron al personal queestimaron idóneo para los puestos y que ahora integra las coordinacionesregionales de enlace e información, documentación y transparencia(CREIDT)

• A un año del ingreso de este personal, se ha detectado que es necesariocapacitarlos para que estén en condiciones efectivas de realizar lasfunciones que tienen asignadas y, en un segundo paso, mejorar sushabilidades y competencias para incidir favorablemente en la calidad de losservicios que se ofrecen a través de las unidades de información: Centro deDocumentación, Archivo y Unidad de Enlace.



• Existencia de un proyecto institucional pendiente desde el 2007 para lareubicación del Centro de Documentación de la Sala Superior, a fin de dotarlode mayor espacio para la consulta y acervo, y equiparlo de mobiliario ytecnología de información que favorezcan una dinámica laboral más eficiente ymoderna, en beneficio de la comunidad institucional y de la ciudadanía engeneral.

• Situación actual de los Centros de Documentación en cada Sala Regional:espacios reducidos e inapropiados que no permiten la gestión adecuada de lascolecciones y la prestación de sus servicios.

• Falta de instalaciones adecuadas para el resguardo y administración del ArchivoJurisdiccional.

• Proyecto paralelo de la CAOP para la reubicación y reacondicionamiento dediversas áreas en las Salas Regionales, que abarca a los Centros deDocumentación y al Archivo Jurisdiccional.


1. FundamentaciónEn la actualidad el sistema documental del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación estáintegrado por seis Centros de Documentación y seis Archivos Jurisdiccionales, distribuidos en susdiversas circunscripciones, los cuales se encuentran en proceso de reubicación en nuevasinstalaciones.

Por lo que hace al fondo documental, está conformado por 75 mil volúmenes distribuidos de la siguientemanera: Centro de Documentación de la Sala Superior posee aproximadamente 25,000 ejemplares,mientras que el acervo de cada Centro Documental en las Salas Regionales es de 11 mil ejemplarescada uno. Se estima que este volumen alcanzará los 135 mil ejemplares en un periodo de 20 años,como resultado del desarrollo de las colecciones.

En el marco del proyecto de reubicación y modernización de las instalaciones de estas Unidades deInformación, se estima necesario dotarlas de tecnologías de información y de comunicación devanguardia, acordes con el desarrollo actual, creando una infraestructura que permita configurar una redde Centros de Documentación y fortalecer las funciones del Archivo Institucional, que facilite larecopilación, organización, sistematización y obtención de la información para apoyar al desarrollo delas actividades institucionales y que impulse el diseño de nuevos servicios documentales y formas deacceso a los contenidos por parte de los usuarios.

Asimismo, y con la finalidad de estar a la vanguardia en materia documental y archivística, y responderde manera eficaz a las demandas de la actual sociedad de la información caracterizada por su continuocambio y diversidad desde el punto de vista tecnológico y organizacional, se considera imprescindibledesarrollar las competencias del personal de estas Unidades, toda vez que el tratamiento de lainformación es uno de los elementos claves para favorecer el desarrollo y la innovación de nuevosservicios bibliotecarios y archivísticos.


2. Objetivos

a) Dotar de instalaciones e infraestructura tecnológica (hardware) necesariapara el mejoramiento de los servicios documentales y de información enred.

b) Incorporar tecnologías de la información (software y aplicaciones) quefaciliten el tratamiento documental y la generación de nuevos servicios deinformación.

c) Generar repositorios de información (RIMEL) en materia electoral deacceso abierto, con el fin de difundir sus contenidos entre la comunidad ypermitir la vinculación entre los actores del quehacer político - electoral.

d) Desarrollar las competencias profesionales del personal de los Centros deDocumentación y de Archivo, en modalidad a distancia, para contribuir a sueducación y formación continua, como base para mejorar los serviciosorientados a los usuarios.


3. Requerimientos de Infraestructura Tecnológica

• Modernizar las instalaciones de los Centros de Documentación, con mobiliarioadecuado, seguro y funcional y el equipamiento con estantería móvilautomatizada deslizable que permita el aprovechamiento de los espacios,facilitar el tratamiento documental y contar con áreas dedicadas a la extensiónbibliotecaria (actividades para niños y jóvenes, multimedia, salas deexposiciones o eventos, entre otros) para dar a conocer y difundir los servicios ycolecciones.

• Asimismo, es necesario contar con sistemas de identificación y control delacervo documental a través del sistema de radiofrecuencia, sistema de antihurtode materiales documentales (arco de seguridad) y un servicio de autopréstamo.

• En lo referente a las áreas de Archivo en Salas Regionales, se requiere contarcon instalaciones y mobiliario acorde a las necesidades de capacidad dealmacenamiento, que permita el adecuado manejo documental, así como labúsqueda, localización y consulta eficiente de los expedientes jurisdiccionales.


ESTUDIOS EINVESTIGACION

ESTADÍSTICAJUDICIAL

SCGISISTEMA DE CONTROL

DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

3. ¿Qué representa el tratamiento información y documentación en el TE?

SIGA

Sistemas FuenteSistemas Fuente

Usuarios / Usuarios / BeneficiariosBeneficiarios

SAITE

CiudadanoCiudadano

PonenciasPonencias

Proveedores de InformaciónProveedores de InformaciónS I D

RIMEL, JANIUM,LexisNexis

T E

S A

U R

O

Minería de datosMinería de datosHerramientas deHerramientas de

consulta y publicaciónconsulta y publicación(Portal Internet)(Portal Internet)

Reportes Reportes AnálisisAnálisis

INFOMEX

SADAI

INTE

R O

PER

ABIL

IDAD

Necesidades Necesidades Necesidades Necesidades

Depósito Depósito donde se donde se integra, integra,

estructura y estructura y armoniza elarmoniza elconocimientconocimient

oo

Características de documentos y responsabilidades del funcionario

RED DE CENTROS DE RED DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN

4. Modelo Conceptual del Sistema de Información Documental

Desarrollo de habilidades del

personal Para ofrecer

Repositorio de Información Documental en materia electoral

(RIMEL)

Disponibilidad permanente

Agilizar el intercambio de

inf ormación

Infraestructura Infraestructura tecnológicatecnológica

Se requiere

May or acceso

Nuev as f ormas de

acceso

BeneficiosBeneficios

SR XALSR XALSR DFSR DF SR GDLSR GDL

SSSSSR MTYSR MTY SR TOLSR TOL

Redes Sociales


Los Centros de Documentación utilizan información procedente de distintosservicios y proveedores, por lo que la red de Centros de Documentación delTribunal Electoral debe considerar un sistema de información con una plataformatecnológica que facilite la gestión y el acceso a cualquier documento en losdiferentes soportes y no sólo a los registros bibliográficos, así como laconsolidación de la cooperación como principio básico de trabajo.

Asimismo, con el propósito de adaptarse a las funcionalidades innovadoras (websocial, Biblioteca 2.0 y otras aplicaciones), se requiere que el sistema cuente condistintos módulos orientados al desarrollo de nuevos servicios para usuariospresenciales y virtuales, basados en estándares abiertos que le permitan ser unaherramienta útil para otras organizaciones públicas y privadas.



RED DE

CENDOC

SR XAL

SR TOL

SR GDL

SR DF

SSCatalogación

Circulación

Publicaciones seriadas

Estadísticas e informes

Adquisiciones

Biblioteca Digital

Catálogo de autoridades

Catalogación

Circulación

Publicaciones seriadas


Adquisiciones

Biblioteca Digital

Catálogo de autoridades

Gestión Documental

Sistema de Gestión de Bibliotecas

Subsistemas

Acceso del usuario

OPAC /Web

Orientado a servicios

SR MTY

- ASPECTOS FUNCIONALES



Contar con un catálogo en línea, web intuitivo y fácil de usar, orientado al usuario final que le permitapersonalizar su forma de ver el Catálogo, organizar sus registros en carpetas y asignarles etiquetas,configurar las búsquedas que le interese realizar periódicamente, y conocer automáticamente lasúltimas novedades de su interés.

Contar con una interfaz de búsqueda adaptada a los requerimientos de acceso y usabilidad pararesponder de manera eficaz a las necesidades de los usuarios de la Red, que en una sola pantallaofrezca las alternativas de explorar más recursos disponibles en la biblioteca y unidades deinformación al mostrar un conjunto de palabras, enriquecidas por traducciones, sinónimos, términosde tesauro, etc.

Ofrecer servicios bibliotecarios en el momento y en el lugar en que lo requieran los usuarios, que losservicios se encuentren disponibles en una sección que les permita revisar los materiales prestados,diseñar su perfil, realizar reservas y renovar materiales en línea, ya sea en el Centro deDocumentación o en forma remota desde cualquier parte del mundo.

Proporcionar funciones de autoservicio para el préstamo, solic itud de sugerencia de compra demateriales, publicación de consultas en línea, servicios de Difusión Selectiva de la información (DSI),acceso a otros sitios web y enlaces virtuales.



Diseñar un portal para la red de los Centros que permita integrar lainformación y servicios a efecto de socializar el uso de las Tecnologías de laInformación y la Comunicación y el acceso a recursos impresos y digitales.

Crear contenidos para que los usuarios dispongan de la información necesariapara mantenerse al día con temas pertinentes.

Recomendar al usuario otras obras que podrían ser de su interés, a partir delas estadísticas de préstamo.

Diseñar un microblog que involucre a los usuarios, formando comunidades deinterés y proporcionando recursos e información que les permitan compartirideas, opiniones y contenidos.



5. Modelo Conceptual del Archivo InstitucionalCoordinación de Información Documentación y Transparencia

Los avances tecnológicos coadyuvan en la correcta administración de los archivos,permitiendo una localización pronta y expedita de los documentos que los conforman, por lotanto, el Tribunal Electoral adquirió un Sistema de Administración de Archivos Institucional(SADAI).

Con el inicio formal de las actividades del Archivo Institucional se hace necesario establecerlos procedimientos y las interfases de comunicación entre el SADAI y los Sistemas deControl Documental para el Seguimiento de Asuntos Jurisdiccionales y Administrativos, quepermitan de manera integral, la recepción, así como implementar la normatividad queautentifique y brinde la validez legal a los documentos digitales, en sus diferentes etapas.

Por último, para la generación de criterios, lineamientos o normas respecto al manejo, yautentificación de los archivos digitales y su preservación, será necesario establecer relaciónde colaboración con el Proyecto Internacional de Investigación para la Preservación deArchivos Electrónicos con valor Permanente InterPARES1.

5.1 El Sistema de Administración del Archivo Institucional (SADAI)

1 El Proyecto InterPARES es reconocido internacionalmente por las aportaciones que sus investigadores han hecho a la preservación de archivos digitales tales como, requisitos para autenticidad y de emisión decopias auténticas, lineamientos para la creación y preservación de archivos digitales, esquema de principios para la elaboración de políticas, normas o lineamientos, por mencionar algunos. Se integra por 15TEAM’s. ElTEAM México tiene su sede en el Instituto de Investigaciones Bibliotecológicas de la Universidad Nacional Autónoma de México y su director es el Dr. Juan Voutssás Márquez Investigador yAcadémicodel citado Instituto.


-5.1 El Sistema de Administración del Archivo Institucional (SADAI)

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN / HISTÓRICO

Sistema de control

Jurisdiccional

ARCHIVO DE TRÁMITE

UNIDADES DE SALA SUPERIOR Y SALAS REGIONALES

W EB

Registro

Clasificación

Apertura de expedientes

Transferenciaprimaria

Control de Estantería Automatizada


Adquisiciones

Valoración

SADAI

Subsistema

Consulta

Préstamo

Libro de Control de

Documentos en Trámite


Transferenciasecundaria

Reportes (CGCA, CDD)

Sistema de Control

de Gestión

ASPECTOS FUNCIONALES

SADAIPara la

Rendición de Cuentas

y el Derecho

de Acceso a la

Información


Facilita el flujo de documentos en los archivos de trámite, concentración e histórico,ofreciendo el seguimiento y control de las transferencias primarias, secundarias yemitiendo alertas de los vencimientos de los plazos de guarda, con base al principiode procedencia y al ciclo vital del documento.

Complementa al sistema de estantería móvil deslizable automatizada, y facilita elacceso a la información, toda vez que ofrece la localización exacta de losexpedientes, registro de usuarios, control de préstamos, búsquedas booleanas enuno o más campos y niveles de descripción.

El sistema de administración del archivo institucional es congruente con las normas yestándares internacionales.

Proporciona la ubicación física exacta de los expedientes (Módulo, batería, estante,entrepaño, y caja), además cuenta con control de entradas y salidas de expedientesy documentos.

5.2 Beneficios del SADAI


Permite la generación de diversos reportes: Inventario general por expedientes; guíasimple de archivos; inventario de transferencia primaria; inventario de transferenciasecundaria; inventario de baja documental; para su manipulación en formato Word,Excel o PDF. De igual manera, genera estadísticas de: préstamos, devoluciones,documentos consultados, transferencias, documentos reservados, confidenciales yen general todo tipo de reportes necesarios para la operación archivística.

Contar con los mecanismos para la organización y consulta de los fondosarchivísticos institucionales, como fuente de consulta primordial y confiable para laatención de las solicitudes de transparencia y acceso a la información, coadyuvandocon ello al cumplimiento de lo establecido en el artículo 6° Constitucional, en la LeyFederal de Transparencia y Acceso a la Información Pública y al Acuerdo Generalde Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales delTribunal Electoral del Poder Judicial de La Federación.

5.2 Beneficios del SADAI


Verif icación de resultados, reforzamiento

Duración: 3 meses

Desarrollo de competencias, generación de criterios

Duración: 7 meses

• Periodo del proyecto: Julio 2009 – Diciembre 2010 (18 meses).

• Financiamiento:

6. Etapas del Proyecto

Detección de Necesidades, planif icación

Duración: 4 meses

Reubicación de Centros de Documentación y Archivos Jurisdiccionales, Adquisición de nuevo mobiliario y estanteríaDuración: 18 meses

ETAPA 1. DESARROLLO DE COMPETENCIAS / GENERACIÓN DE CRITERIOS DE DOCUMENTOS DIGITALES

ETAPA 3. INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA

ETAPA 2. SISTEMA DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL / CREACIÓN DE BANCOS DE INFORMACIÓN / INTERFASES COMUNICACIÓN DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL

Mantenimiento y EvaluaciónDuración: 3 meses

Desarrollo e Integración del SID, BI e ICDuración: 10 meses

Análisis y Diseño del SID, BI e ICDuración: 5 meses


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