ORGANIZAÇÕES, SISTEMAS E MÉTODOS

Julio Morais - CESFManaus – AM / 2003

MANUAIS ADMINISTRATIVOS

Conceito

“É todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções, políticas,

objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos executivos e funcionários da

empresa, bem como a forma como estes devem ser executados, quer seja

individualmente, quer seja em conjunto.”

Djalma de Oliveira

Conceito

“São documentos elaborados dentro de um empresa com a finalidade de uniformizar procedimentos que

devem ser observados nas diversas áreas de atividade.”

Antônio Cury

Requisitos Básicos

Necessidade real da empresa; Redação simples, clara e eficiente; Ter índice e sumário; Ter instruções suficientes; Ser distribuído a todos que dele

necessitam; Flexibilidade; Processo contínuo de revisão,

atualização e distribuição

Vantagens do Uso de ManuaisImportante fonte de informação;

Facilita a efetivação das normas e procedimentos institucionais;

Fixa critérios e padrões, uniformiza terminologia;

Evita discussões e equívocos formais;

Possibilita o treinamento aos novos e antigos funcionários;

Instrumento efetivo de consulta;

Restringe a improvisação;

Revisão e avaliação objetivas das práticas e dos processos existentes.

Desvantagens dos Manuais

Não é solução para todos os problemas organizacionais;

Quando mal elaborado traz inconvenientes para o funcionamento normal da empresa;

O custo pode ser elevado (custo x benefício); Pouco flexível; Só incluem aspectos formais da empresa; Um freio para a iniciativa e criatividade; Uma linguagem prolixa pode tornar seu uso

prejudicado e difícil.

TIPOS DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS

De organização; Normas e Procedimentos; Políticas e Diretrizes; Instruções especializadas; Do empregado; Finalidade Múltipla

Manual de Organização

Estabelecer as unidades administrativas; Identificar como a empresa está

organizada; Estabelecer os níveis de autoridade e

responsabilidade; Base para avaliação do plano

organizacional

Conteúdo do MDO

Objetivos Gerais e setoriais; Organograma Geral; Relação das principais funções; Relação de linha e assessoria; Grau de autoridade.

MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS

Veicular instruções corretas aos executores;

Proporcionar a execução uniforme dos serviços;

Facilitar a coordenação das atividades das diversas unidades

Facilitar o treinamento

CONTEÚDO DO MNP

Normas Procedimentos Formulários Fluxogramas Anexos (tabelas, figuras e

reproduções)

MANUAL DE POLITICAS

Criar condições para um adequado nível de delegação;

Facilitar a concentração de esforços, visando os objetivos gerais;

Melhor avaliação do plano organizacional;

CONTEÚDO DO MP

Políticas de Tecnologia; Políticas de Marketing Políticas de Logística; Políticas de Recursos Humanos Políticas de Produção Políticas de Finanças

M. INSTRUÇÃO ESPECIALIZADA

Facilitar treinamento a um determinado grupo de profissional;

Guia de consulta para um grupo de profissional.

CONTEÚDO DO MIE

Objetivos básicos; Informações sobre o cargo; Relação das tarefas básicas; Instruções básicas para execução das

tarefas; Instruções básicas para avaliação das

tarefas; Instruções de conduta de comportamento

para o cargo.

MANUAL DO EMPREGADO

Propiciar rápido entendimento referente a empresa;

Propiciar bom clima; Explicitar direitos e deveres; Facilitar o treinamento do novo

empregado

CONTEÚDO DO ME

Atividades da empresa; Histórico da empresa; Objetivos gerais da empresa; Regime de incentivo; Direitos e obrigações do empregado; Normas de comportamento básicos; Serviços que a empresa presta aos

empregados

MANUAL DE FINALIDADE MULTIPLA

Informar os empregados sobre variados assuntos da empresa;

Servir para o treinamento e de avaliação do plano organizacional.

CONTEÚDO DO MFM

Título; Índice; Prefácio; Histórico da empresa; Políticas gerais; Aspectos básicos da organização; Unidades organizacionais da empresa; Regulamento Interno; Observações Gerais sobre direitos e deveres

ESTRUTURA DO MANUAL

Índice Numérico; Apresentação; Instrução para uso; Conteúdo básico Apêndice; Glossário; Índice temático; Bibliografia.

FASES DE ELABORAÇÃO

Definição do objetivo; Escolha dos responsáveis; Análise preliminar; Planejamento; Levantamento da empresa; Elaboração propriamente dita; Distribuição;instrução aos usuários; Acompanhamento do uso.

PROCESSO DE ATUALIZAÇÃO

REVISÃO – é uma nova impressão das folhas corrigidas. As folhas revistas substituem as de números correspondentes.

REEMISSÃO – é uma nova edição completa do corpo, que substitui a publicação original e inclui todas as revisões. Ocorre sempre que as revisões afetarem 2/3 da publicação anterior.

CANCELAMENTO – Ocorre com a publicação da folha de cancelamento.

AVALIAÇÃO DOS MANUAIS

Lista de controle, contendo as seguintes questões:

Qual a opinião dos usuários? O título do Manual é adequado? É de fácil leitura? Encadernação adequada? Em que casos é consultado? Contém índice temático? Está bem

ordenado? Facilita a localização? O sistema de codificação é adequado?

AVALIAÇÃO DOS MANUAIS

Está sempre atualizado? A diagramação é adequada? Existe glossário, ele é suficiente? Existe numero suficiente de exemplares? Suas dimensões permitem fácil manuseio? O que é feito com as normas substituídas? Foram previstos espaços em branco para

inclusão de novos parágrafos?

TÉCNICAS DE REDAÇÃO

Ao citar unidades, cargos instrumentos de comunicação, iniciar com letra maiúscula;

Após a denominação das unidades e formulários utilizar sigla ou abreviatura;

Codificar os anexos em algarismo romanos, na seqüência que aparecer no texto;

Apresentar as informações na seqüência lógica; Facilitar as revisões e atualizações; Linguagem acessível a quem realmente necessita; Atender aos questionamentos: - O QUE / QUANDO / ONDE / QUEM / COMO / POR QUE ?

ISO 9000

MANUAL DA QUALIDADE

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

INSTRUÇÕES OPERACIONAIS

REGISTROS DA QUALIDADE