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Disciplina: Gestão de Processos e Qualidade

Prof.: Gerisval Alves Pessoa

MBA em Gestão de Projetos Caderno de Atividades

São Luís - 2016

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ATIVIDADE PRÉ-AULA 1 – GESTÃO DE PROCESSOS

Leitura e debate do artigo “As empresas são grandes coleções de processos” José Ernesto Lima Gonçalves (RAE, Jan/Mar 2000) http://www.scielo.br/pdf/rae/v40n1/v40n1a02.pdf

ATIVIDADE PRÉ-AULA 2 – VISÃO SISTÊMICA

Assistir ao vídeo disponível em: https://www.youtube.com/watch?v=PfWRdePF9pk&list=RDPfWRdePF9pk

ATIVIDADE PRÉ-AULA 3 – CONCEITO DE PROCESSOS

Assistir ao vídeo disponível em: https://www.youtube.com/watch?v=ErdcQI2Mjis

EXERCÍCIO 1 – DEFININDO CLIENTES E FORNECEDORES INTERNOS

Em Equipe, identifique um processo de uma Organização (a critério da equipe), defina seu (s) principal (ais) fornecedor (es) e cliente (s) interno (s).

Represente em forma de diagrama

EXERCÍCIO 2 – DESCREVER O OBJETIVO DOS PROCESSOS

Cada equipe deverá escolher um dos processos da Organização e descrever o seu objetivo

EXERCÍCIO 3 – FLUXOGRAMA DO PROCESSO

Cada equipe deverá escolher um dos processos da organização e discutir a interação dos processos e apresentar o fluxograma geral

Apresentar e analisar as conclusões. Observação: Para os exercícios 1 a 3 usar o seguinte roteiro:

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1. Concebendo um processo Escolha um processo de uma organização (a critério da equipe). Preencha as informações abaixo:

Nome do Processo:

Objetivo (propósito) do Processo:

Principais insumos: Principais fornecedores

__

Principais produtos/serviços: Principais clientes

Principais Reguladores:

Principais Recursos de suporte:

Principais Indicadores de desempenho:

Principais passos do processo:

2. Desenhe o fluxo do processo escolhido

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ATIVIDADE PRÉ-AULA 4 – MAPEAMENTO DE PROCESSOS

Assistir aos vídeos disponíveis em: https://www.youtube.com/watch?v=CeY-V3D5__w https://www.youtube.com/watch?v=GtDY2MosKRU

ATIVIDADE PÓS-AULA 1 – MAPEAMENTO DE PROCESSOS

Leitura do artigo Mapeamento de processos: teoria e caso ilustrativo. Disponível em:

http://www.puc-rio.br/pibic/relatorio_resumo2013/relatorios_pdf/ctc/IND/IND-AnaLuisaAlvesTeixeira.pdf

ATIVIDADE PRÉ-AULA 5 – PADRONIZAÇÃO Assistir aos vídeos disponíveis em: https://www.youtube.com/watch?v=Vm15O8FHJcQ https://www.youtube.com/watch?v=wWcpr-zXryY

ATIVIDADE PÓS-AULA 2 – TREINAMENTO Assistir ao vídeo disponível em:

https://www.youtube.com/watch?v=pY1_HrhwaXU

EXERCÍCIO 4 – PADRÃO

Cada equipe receberá duas folhas A4 e seguirá as instruções do instrutor.

ATIVIDADE PÓS-AULA 3 – MAPEAMENTO DE PROCESSOS

Leitura do e-book Gestão por processos-FNQ. Disponível em:

http://www.fnq.org.br/informe-se/publicacoes/e-books

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ATIVIDADE PRÉ-AULA 6 – MODELAGEM DE PROCESSOS Assistir ao vídeo disponível em: https://www.youtube.com/watch?v=EpcwaVZ9Km0

ATIVIDADE PÓS-AULA 4 – MAPEAMENTO E MODELAGEM DE PROCESSOS Assistir aos vídeos disponíveis em: https://www.youtube.com/watch?v=ih6HBcq8xg4 https://www.youtube.com/watch?v=8IUmHh3Csew https://www.youtube.com/watch?v=tCaW7_Zklfk https://www.youtube.com/watch?v=2yntzN6Hxy4 https://www.youtube.com/watch?v=urH_K9u8Yi8

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EXERCÍCIO 5 – DEFININDO INDICADORES DE DESEMPENHO

Cada equipe deverá:

Definir os indicadores de desempenho para um processo da Organizações Definir diretrizes para a obtenção dos dados e o cálculo dos indicadores Apresentar os resultados no modelo da tabela entregue.

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DINÂMICA 1– PONTO CEGO MENTAL Você pode responder quantos rostos existem na figura abaixo?

ATIVIDADE PRÉ-AULA 7 – 5S COM ATITUDE Assistir ao vídeo disponível em: https://www.youtube.com/watch?v=Sn4z7Xwgq14

ATIVIDADE PRÉ-AULA 8 – QUALIDADE EM PROJETOS Ouvir o podcast disponível em:

http://www.ricardo-vargas.com/pt/podcasts/

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ATIVIDADE PRÉ-AULA 9 – REQUISITOS Ouvir os podcasts disponíveis em:

http://www.ricardo-vargas.com/pt/podcasts/

DINÂMICA 2– PROCESSOS DE GESTÃO ASSOCIADOS Em equipe, associe cada figura a um processo de gestão

ATIVIDADE PRÉ-AULA 10 – 5S COM ATITUDE Assistir aos vídeos disponíveis em: https://www.youtube.com/watch?v=FLg8AxY-Ls4 https://www.youtube.com/watch?v=io0LMoKfsmA https://www.youtube.com/watch?v=wbu6hZMhw3Q

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EXERCÍCIO 6 – OUVINDO A VOZ DO CLIENTE OBJETIVO: Vivenciar o trabalho de levantamento das necessidades dos clientes em transformação de requisitos de projeto MÉTODO: Levantar as necessidades dos clientes, identificar e priorizar os requisitos do projeto utilizando o QFD.

Tema sugerido:

- O Consumidor deseja um cafezinho A - Defina os principais requisitos dos clientes (O que):

1. _____________________________________________________________________

2. _____________________________________________________________________

3. _____________________________________________________________________

4. _____________________________________________________________________

B - Defina o grau de importância (1 a 5) para os principais requisitos dos clientes:

1. _____________________________________________________________________

2. _____________________________________________________________________

3. _____________________________________________________________________

4. _____________________________________________________________________

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C - Defina os requisitos de projeto (como) para atender as necessidades dos clientes:

1. _____________________________________________________________________

2. _____________________________________________________________________

3. _____________________________________________________________________

4. _____________________________________________________________________

5. _____________________________________________________________________

6. _____________________________________________________________________

D – Avalie a correlação (dos que): entre as necessidades dos clientes

E – Avalie a correlação (dos como): entre os requisitos do projeto

F – Defina o benchmark externo

1. _____________________________________________________________________

2. _____________________________________________________________________

G – Defina o benchmark interno

1. _____________________________________________________________________

2. _____________________________________________________________________

3. _____________________________________________________________________

4. _____________________________________________________________________

5. _____________________________________________________________________

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H – Defina as metas / especificações

1. _____________________________________________________________________

2. _____________________________________________________________________

3. _____________________________________________________________________

4. _____________________________________________________________________

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EXERCÍCIO 7 - VIVENCIAR O BRAINSTORMING / BRAINWRITING / MÉTODO DELPHI OBJETIVO: Vivenciar o trabalho de levantamento de ideias MÉTODO: De posse de um tema, cada grupo deverá levantar o máximo de ideias. Temas sugeridos:

- Quais são os principais problemas gerados durante todas as fases de um projeto? - Quais são os itens do projeto que podem gerar maior número de reclamações dos

clientes? Lembrar que: 1- Neste momento, o importante é a quantidade e não a qualidade; 2- No grupo, todos devem opinar; 3- Não são permitidas críticas às ideias apresentadas.

1. _____________________________________________________________________

2. _____________________________________________________________________

3. _____________________________________________________________________

4. _____________________________________________________________________

5. _____________________________________________________________________

6. _____________________________________________________________________

7. _____________________________________________________________________

8. _____________________________________________________________________

9. _____________________________________________________________________

10. _____________________________________________________________________

ATIVIDADE PRÉ-AULA 11 – MÉTODO DELPHI Ouvir o podcast disponível em:

http://www.ricardo-vargas.com/pt/podcasts/

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EXERCÍCIO 8 - VIVENCIAR A ESTRATIFICAÇÃO OBJETIVO: Vivenciar o trabalho de estratificação de um problema MÉTODO: Descrever o tipo de estratificação que pode ser utilizado para estudar motivos de atraso me uma obra

1. _____________________________________________________________________

2. _____________________________________________________________________

3. _____________________________________________________________________

4. _____________________________________________________________________

5. _____________________________________________________________________

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EXERCÍCIO 9 - VIVENCIAR A FOLHA DE VERIFICAÇÃO OBJETIVO: Mostrar a simplicidade e importância da coleta de dados, de forma planejada. MÉTODO: De posse da estratificação do exercício anterior, elabore uma folha de verificação para coletar os dados do problema para responder as questões no caso apresentado.

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EXERCÍCIO 10 - VIVENCIAR O DIAGRAMA DE PARETO OBJETIVO: Mostrar a importância do Diagrama de Pareto na priorização de problemas. MÉTODO: Utilizando os dados abaixo, faça uma análise de Pareto para identificar quais serão os projetos de melhoria que serão priorizados em função das ocorrências de atrasos na obra do Cliente (in) Satisfeito. Dados: • Nº de ocorrências de atraso = 1.100

Ocorrência por defeito

Mão de obra Erro de projeto Falta de material Outros

350 160 450 50

Ocorrência por loja

Loja A Loja B Loja C

50 300 100

Ocorrência por produto loja B

Cimento Tinta Cerâmica

40 10 250

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EXERCÍCIO 11 - VIVENCIAR O DIAGRAMA DE CAUSA E EFEITO OBJETIVO: Mostrar a relação dos fatores causas de um determinado problema. MÉTODO: De acordo com o(s) item(ns) priorizado(s) no exercício 5, fazer um brainstorming / diagrama de afinidades para identificar as causas e construir um diagrama de causa e efeito.

1. _____________________________________________________________________

2. _____________________________________________________________________

3. _____________________________________________________________________

4. _____________________________________________________________________

5. _____________________________________________________________________

6. _____________________________________________________________________

7. _____________________________________________________________________

8. _____________________________________________________________________

9. _____________________________________________________________________

10. _____________________________________________________________________

Característica

ou Problema

(Efeito) Fatores (Causas)

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EXERCÍCIO 12 - VIVENCIAR O HISTOGRAMA OBJETIVO: Visualizar a distribuição de um conjunto de dados. MÉTODO: Construir um histograma das dimensões de cumprimento abaixo de blocos de concreto, obtidas de 50 lotes de uma certa obra. A norma NBR 6136 / 2007 especifica as características dos blocos de concreto para alvenaria estrutural, sendo que o tipo M-20 com função estrutural comercializado atualmente apresenta as seguintes dimensões em mm: (Altura = 19,00, Largura = 19,00 e Comprimento = 39,00) A tolerância para a dimensão de cumprimento é de +/- 2,00mm

39,00 40,00 37,00 41,00 41,00 37,00 37,50 40,00 39,00 39,00

38,00 38,50 38,00 39,00 39,50 40,00 41,00 36,50 41,50 42,00

38,00 37,50 38,00 38,55 38,60 39,55 39,50 39,60 38,00 40,00

41,00 40,00 39,00 39,00 38,50 38,00 40,00 39,00 39,50 38,50

40,00 39,00 39,00 38,50 39,50 38,00 38,50 39,60 39,00 37,80

Determine:

- Tamanho da amostra: ___________________ - Valores máximo e mínimo: _______________ - Amplitude total: ________________________ - Número de classes: ____________________ - Amplitude de cada classe: _______________

Limites de Classe Contagem

Total

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EXERCÍCIO 13 - VIVENCIAR O DIAGRAMA DE DISPERSÃO

OBJETIVO: Avaliar a relação causa e efeito entre duas variáveis MÉTODO: Construir um diagrama de dispersão para os valores abaixo e verificar se existe correlação entre temperatura ambiente e rendimento da aplicação de um papel de parede. Qual o percentual da variação do rendimento que pode ser explicada pela variação da temperatura?

Temperatura Rendimento

17 0,2

19 0,25

19 0,3

20 0,35

22 0,4

22 0,6

23 0,5

23 0,6

25 0,55

25 0,65

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EXERCÍCIO 14 - VIVENCIAR O FLUXOGRAMA

OBJETIVO: Vivenciar o trabalho de desenho e avaliação de processo. MÉTODO: Leia o texto abaixo e elabore um fluxograma fazendo uso dos símbolos básicos: “A XPTO Engenharia não tinha um controle de estoque informatizado e os pedidos à área de estocagem ocorriam da seguinte forma: o estoquista ao receber uma solicitação de uma peça, verifica na listagem de estoque a disponibilidade da mesma”. Caso esteja disponível, a peça é entregue ao solicitante e em seguida, é efetuada a baixa no estoque. Caso a peça não esteja disponível, verifica-se com os fornecedores de peças, o tempo de entrega. Informa-se o tempo necessário ao solicitante. Caso este (solicitante) ainda deseje a peça, o pedido ao fornecedor é efetuado imediatamente. Aguarda-se a chegada da peça e a sua entrada no estoque. Em seguida ela é entregue ao solicitante e é efetuada a baixa no estoque. ”

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EXERCÍCIO 15 - VIVENCIAR A MATRIZ DE PRIORIZAÇÃO

OBJETIVO: Mostrar a simplicidade e importância da ordenação para a tomada de decisão. MÉTODO: a) De posse da lista das causas potenciais do brainstorming anterior, cada grupo deverá elaborar uma matriz de priorização; b) Cada grupo deverá eleger os 3 fatores da Matriz c) Priorize as 3 principais causas utilizando a matriz criada pelo grupo. Formulário – Matriz de Priorização

Fatores

Lista de Problemas

Pontuação

Prioridade

Fatores / Nota: 1 3 5

1 –

2 –

3

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ATIVIDADE PRÉ-AULA 12 – ESTRUTURAS OGRANIZACIONAIS Ouvir o podcast disponível em:

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EXERCÍCIO 16 – DESENHO DE ORGANOGRAMA

Em equipe, com base nas unidades a seguir, elabore o organograma da Organização Alfa:

ORGANIZAÇÃO ALFA 1. Diretor 2. Seção de Gráfica 3. Seção de Recrutamento e Seleção 4. Seção de Portaria e Zeladoria 5. Assessoria de Informação e Gestão Organizacional 6. Conselho Consultivo 7. Gabinete (com autoridade hierárquica sobre várias unidades) 8. Seção de Marcenaria 9. Divisão de Serviços e Material 10. Seção de Treinamento 11. Divisão de Finanças 12. Seção de Despesa 13. Seção de Orçamento e Custos 14. Seção de Planejamento Estratégico 15. Seção de Material 16. Divisão de Recursos Humanos 17. Seção de Manutenção de Imóveis e Instalações 18. Grupo de Estudos Administrativos (unidade provisória que tem o diretor como coordenador) 19. Assessoria Financeira (com autoridade funcional sobre a Divisão de Finanças) 20. Almoxarife (cargo) 21. Assessoria de Comunicação Social (criada, mas não implantada) 22. Setor de Treinamento Feminino 23. Setor de Treinamento Masculino

Em equipe, com base nas unidades a seguir, elabore o organograma da Organização Alfa: ORGANIZAÇÃO BETA 1. Presidente 2. Seção de Gráfica 3. Seção de Recrutamento e Seleção 4. Seção de Portaria e Zeladoria 5. Assessoria de Informação e Gestão Organizacional 6. Conselho Consultivo 7. Gerência Administrativa (com autoridade sobre algumas unidades) 8. Seção de Marcenaria 9. Divisão de Serviços e Material 10. Seção de Treinamento 11. Divisão de Finanças 12. Seção de Despesa 13. Divisão de Vendas 14. Seção de Orçamento e Custos

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15. Seção de Planejamento de Vendas 16. Assessoria de Estudos Econômicos e Administrativos 17. Seção de Material 18. Divisão de Recursos Humanos 19. Seção de Publicidade e Pesquisa 20. Seção de Manutenção de Imóveis e Instalações 21. Grupo de Estudos Administrativos (unidade provisória que tem o presidente como coordenador) 22. Assessoria Financeira (com autoridade funcional sobre a Divisão de Finanças) 23. Almoxarife (cargo) 24. Assessoria de Comunicação Social (criada, mas não implantada) 25. Seção de Planejamento de Vendas-Interior 26. Setor de Treinamento Feminino 27. Setor de Treinamento Masculino

ATIVIDADE PÓS-AULA 05 – ESTRUTURAS OGRANIZACIONAIS Assistir aos vídeos disponíveis em: https://www.youtube.com/watch?v=UrYIRk7ZCA8 https://www.youtube.com/watch?v=qHdJaSHyvFA

ATIVIDADE PÓS-AULA 06 – ESTRUTURAS TRDICIONAIS X ESTRUTURAS VIRTUAIS

Leia o estudo de caso abaixo e se prepare para debate em sala seguindo orientações dos pontos para discussão de 1 a 3, no final do estudo de caso:

ESTUDO DE CASO

Escritório sem Fronteiras

Antigamente existiam os modelos tradicionais de escritórios; depois, vieram os projetos de espaços abertos, com estações de trabalho. O próximo passo será o desenvolvimento dos escritórios não-territoriais. A necessidade de otimização dos espaços, aliada ao fato de os executivos passarem cada vez menos tempo na própria corporação, criou uma nova tendência nas empresas: os escritórios não-territoriais. Ao invés de utilizar uma sala ampla e pessoal, o profissional tem de se acostumar a trabalhar em locais diferentes e ao lado de outros colegas. No conceito de escritório não-territorial, a estação de trabalho fixa é substituída pela flexibilidade, permitindo ao funcionário maior mobilidade. Com relação ao suporte tecnológico, o espaço é pensado para a conexão de laptop, em vez de computadores desktop. Ambientes que mudam constantemente estimulam a criatividade. Porém, o nosso instinto de criar ninhos, a caneca de café, fotos da família, pesos de papel, cria um conforto que reduz a ansiedade. O Instituto Fraunhofer, na Alemanha, é um fórum que funciona dentro do conceito não-territorial, que estimula a colaboração, a comunicação, a mobilidade e a economia. Liberar os funcionários

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tem, efetivamente, benefícios práticos e psicológicos: reduz-se o desperdício de espaço, que pode ser configurado em torno de equipes de projeto. Corporação Virtual Para o observador externo, parecerá quase sempre sem contornos, com a interface entre empresa, fornecedores e clientes, permeável e mudando continuamente. Do lado de dentro da empresa a visão não será menos amorfa, com os tradicionais escritórios, departamentos e divisões operacionais sendo constantemente reformados de acordo com as necessidades. As responsabilidades dos cargos mudarão regularmente, bem como a linha de autoridade, até mesmo a própria definição de funcionário irá mudar, à medida que alguns clientes e fornecedores começarem a passar mais tempo na empresa do que alguns de seus próprios empregados” A crescente utilização de escritórios não-territoriais, além da educação e cursos à distância, deve-se a questões importantes, e que estão inseridas nos processos de mudança acelerada atualmente na sociedade. Dentre essas questões destacam-se: Benefícios Empresariais • Redução de: custos; encargos fixos • Introdução de novas tecnologias (de informação e telecomunicação) • Menores índices: De rotatividade; licenças, entre outros. • Maximização: de resultados versus resultados em função de horários • Redução da necessidade de espaço físico: Locação, ou compra de edifícios; vagas de estacionamento; salas, etc. • Tecnológica: Introdução de novas tecnologias; gerar mobilidade para o funcionário; não utilizar computadores desktops e nem de telefonia fixa. • Coletividade: Melhor distribuição geográfica e social do trabalho. Funcionários • Redução: Do tempo e inconveniências de deslocamento. • Acréscimo: de produtividade e realização profissional (autonomia). • Gestão personalizada: das formas de atingir objetivos/projetos de trabalho. • Vantagens: em ganhos financeiros. • Conforto e utilização do tempo flexível: O funcionário pode trabalhar em casa; melhor qualidade de vida; passar maior tempo com a família; biorritmo pessoal. • Aumento da motivação e da produtividade: Tarefas, e muitas vezes processos inteiros, têm sido transferidos para a residência do profissional, uma tendência mundial. Sociais • Redução nos impactos ambientais: Poluição, recursos como energia e ordenamento do transporte público. • Possibilidade de redução do desemprego: através da recolocação de postos de trabalho. • Colocação de: pessoas com deficiências no mercado. • Emergência de novos trabalhos: pela utilização de novas tecnologias. • Aumento da qualidade de vida: Introdução de novas facilidades; “tele ensino”, “telemedicina”; etc. • Preocupação com o meio ambiente: Redução da poluição; e “zerar” a emissão de carbono, através do replantio de árvores. • Diminuição no tráfego: Nos horários de pico.

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Cautela e possíveis conflitos empresariais • Enfraquecimento do espírito de grupo/cultura empresarial. • Dificuldades de gestão. • Acréscimo de custos de comunicação, formação e ações para manutenção do sentido de “equipe”, sistemas de segurança. • Permanente dependência dos sistemas e recursos de telecomunicações. • Questões legais e oposição sindical. Empregados • Possibilidades de isolamento social (perda do sentimento de pertença) • Defasagem profissional. • Impacto familiar negativo se não houver disciplina e condições adequadas de trabalho. • Impactos negativos na carreira e qualificação. • Sensação de disponibilidade permanente e incerteza. • Tendência à obesidade. • Conflitos com trabalhadores “não-teleworkers”. Objetivo do caso: O caso tem como objetivo analisar a mudança das configurações tradicionais de escritórios para ambientes “virtuais” e de que forma essas mudanças vão impactar nos resultados financeiros, motivacionais e organizacionais. Pontos para discussão: 1. Pesquise em bibliotecas, jornais, revistas especializadas ou na Internet, exemplos de empresas que já estão realizando essas mudanças para ambientes virtuais. 2. Como você imagina como será a forma de trabalho nas organizações? Existirá uma sede, ou todos os funcionários trabalharão em suas casas? Visite o site www.sobratt.org.br e complemente o caso com a sua visão do material lá disponível. 3. Em grupos, escolha uma empresa e imagine quais de suas funções poderiam ser executadas em escritórios virtuais. Liste também os benefícios e riscos dessa mudança. Finalmente, aponte ações para mitigar os riscos descritos.

ATIVIDADE FINAL: VIVENCIAR O PLANO DE GERENCIAMENTO DA QUALIDADE

OBJETIVO: Mostrar como é possível delimitar uma organização e desenvolver um plano de gerenciamento da qualidade no âmbito de projetos MÉTODO: Cada equipe deve desenvolver um plano de gerenciamento da qualidade para um projeto da organização da equipe de acordo com o template apresentado em aula.